Virastopalvelut pitävät kaupungin arjen pyörimässä
Tampereen kaupungin virastopalvelut huolehtivat monista kaupungin työntekijöiden arkea tukevista tehtävistä. Työ näkyy erityisesti nyt uudessa kaupungintalossa, jossa virastopalvelut vastaavat muun muassa työtilojen toimivuudesta, kokous- ja monitoimitilojen käytännöistä sekä kulkuoikeuksiin liittyvistä palveluista.
Virastopalveluiden palvelupäällikkö Lauri Erma on työskennellyt nykyisessä tehtävässään runsaat kahdeksan vuotta ja kaupungilla yhteensä 17 vuotta.
– Tällä hetkellä ratkomme paljon uuden kaupungintalon käytännön asioita. Täällä on useita kymmeniä neuvottelutiloja, isoja monitoimitiloja ja saleja, jotka tarvitsevat pysyvät toimintamallit käyttöönsä, kertoo Erma.
Myös virastomestari Paula Väyrynen on nähnyt kaupungin toimintaympäristön muutoksen pitkältä aikaväliltä – takana on yhteensä huikeat 25 työvuotta kaupungilla.
– Virastopalveluiden tehtävänä on palvella kaupungin henkilöstöä monenlaisissa käytännön asioissa, ja tällä hetkellä työt ovat pyörineet vahvasti uuden kaupungintalon käyttöönoton ympärillä, sanoo Väyrynen.
Pandemia muutti työtilojen käyttöä pysyvästi
Erman mukaan yksi merkittävimmistä virastopalveluiden käännekohdista oli koronapandemia, joka muutti työn tekemisen tapoja pysyvästi.
Ennen pandemiaa suurin osa työntekijöistä työskenteli toimistolla päivittäin, mutta etä- ja hybridityön yleistyminen on muuttanut työtapojen kautta merkittävästi myös työtilojen käyttöä.
– Kaupungintalolla ei ole enää jokaiselle työntekijälle omaa työpistettä. Ihmismäärä vaihtelee päivittäin paljon, mikä edellyttää tiloilta taas joustavuutta. Kaupungintalolla yleensä vilkkain päivä on keskiviikko, jolloin esimerkiksi johtoryhmät ja tiimit kokoontuvat, kertoo Erma.
Uudet työtilat ja työtavat ovat muuttaneet myös kaupungin työkulttuuria. Esimerkiksi työtilojen siirtyessä Frenckelliin piti virastopalveluiden mukautua jo sinänsä tuttuun kiinteistöön uudella tavalla ja huomioida uudet logistiset muutokset.
– Hyvänä esimerkkinä oli painavan kuorman siirtäminen, joka vaati ahtaammassa ja yhden hissin omaavassa Frenckellissä hiukan pohtimista, muistelee Väyrynen.
Frenckellin työtilat pitivät myös kaupungin eri työryhmät helposti erillään toisistaan, kun taas paluumuutto uuteen kaupungintaloon toi osan aiempaa työkulttuuria takaisin.
– Täällä ihmiset työskentelevät ja kahvittelevat yhteisissä tiloissa, ja nyt ihmiset kohtaavat toisiinsa enemmän. Moni on saattanut tavata vanhoja tuttuja hyvinkin pitkästä aikaa, sanoo Väyrynen.
Paperista sähköiseen
Vielä noin kymmenen vuotta sitten suuri osa virastomestareiden työajasta kului paperipostin lajitteluun, jakamiseen ja kuljettamiseen eri toimipisteisiin. Virastomestarit veivät postia kaupungin rakennuksiin ja luottamushenkilöille ympäri kaupunkia.
Hyvänä esimerkkinä on muutos esityslistojen toimittamisessa. Kaupunginvaltuuston esityslistat toimitettiin aikanaan paperisina jokaiselle valtuutetulle, ja virastomestarit lähtivät perjantai-iltapäivisin viemään niitä henkilökohtaisesti valtuutettujen koteihin ympäri Tamperetta.
– Kun valtuutettuja on yhteensä 67 henkilöä, työaikaa on pitänyt varata reippaasti, toteaa Erma.
– Posti jaettiin tähänkin taloon kolme kertaa päivässä. Kiersimme kaikki kerrokset ja veimme lähetykset henkilöstön työhuoneiden oville. Lisäksi kuljetimme postia lähikiinteistöihin ja luottamushenkilöille ja olihan se komeaa, kun paloauto rullasi pihaan hakemaan omat kirjekuorensa meiltä, sanoo Väyrynen.
– Aiemmin virastopalveluissa käytettiin paljon aikaa fyysisen postin käsittelyyn ja erilaisiin kuljetuksiin. Nyt sama aika käytetään aivan toisenlaisiin tehtäviin, kuten sähköisten palvelupyyntöjen käsittelyyn ja kaupungin henkilökortteihin sekä kulkulätkiin liittyviin asioihin, kertoo Erma.
Uudet tehtävät vaativat jatkuvaa oppimista
Nykyään virastopalvelut ovat entistä vahvemmin palvelu- ja asiantuntijatyötä. Henkilöstö käsittelee palvelupyyntöjä, ylläpitää kulkuoikeuksia ja neuvoo kaupungin työntekijöitä monikanavaisesti sähköpostitse, puhelimitse ja Teamsin kautta. Yksi keskeisistä periaatteista on palveluiden saavutettavuus.
– Kaikilla meillä on edelleen opittavaa uuden työkulttuurin ja uusien työtilojen hyödyntämisessä. Jos ei keksi keneltä kysyä, meihin voi ottaa yhteyttä, kertoo Erma.
On hyvä muistaa, että palveluiden saavutettavuus ei keskity vain kaupungintalon asioihin, sillä virastopalveluiden työssä näkyvät esimerkiksi koko kaupungin vuosittaiset rytmit. Syksyisin koulut, päiväkodit, kirjastot ja liikuntapaikat aloittavat toimintansa samaan aikaan, mikä lisää kulkuoikeuksiin, tunnuksiin ja henkilökortteihin liittyvää työtä. Muuttuva työympäristö vaatiikin ajan hermoilla olemista.
– Päivitämme osaamistamme jatkuvasti työelämän muutosten mukana. Vaikka virastopalveluiden työ on muuttunut digitaalisemmaksi, niin ihmisten avun tarve ja kysymysten määrä ei ole vähentynyt, sanovat Erma ja Väyrynen.
