Helppoutta, selkeyttä, sujuvuutta – Tampere hankkii uuden avustusjärjestelmän

Tampereen kaupunki myöntää vuosittain avustuksina yli 25 miljoonaa euroa. Avustuksia voivat hakea järjestöt, työryhmät ja yksityishenkilöt. Niillä tuetaan monipuolisesti esimerkiksi hyvinvointia, terveyttä, kulttuuria ja liikuntaa.

– Kun lasketaan kaikki avustusmuodot, kaupungille tulee yhteensä noin 2000 hakemusta vuosittain, kertoo suunnittelija Susanna Lundström Tampereen kaupungilta.

Vuosittaisen hakemusmäärän käsitteleminen on melkoinen urakka kaupungille. Yksittäiselle hakijalle avustuksen hakeminen voi olla hyvinkin suuri ponnistus: ensin pitää selvittää, mitä ja milloin voi hakea, sitten tehdä hakemus ja vielä aikanaan selvitys avustuksen käytöstä.

Järjestelmä säilyttää tiedot vuodesta toiseen

Tietojärjestelmät ovat nyt kehittyneet siihen pisteeseen, että tarjolla on useitakin vaihtoehtoja työkaluiksi kaupungin avustustoimintaan. Niinpä kaupunki valmistelee syksyksi 2025 julkista kilpailutusta, jolla etsitään parasta ja edullisinta uutta avustusjärjestelmää.

– Taustalla on se, että haluamme sujuvoittaa avustusten käsittelyä täällä kaupungin päässä ja tehdä hakemisen selkeämmäksi ja helpommaksi hakijoille, sanoo projektipäällikkö Outi Lehtinen Tampereen kaupungilta.

Käytännössä tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että sekä kaupunki että hakija pystyvät hyödyntämään järjestelmässä jo valmiina olevaa tietoa. Varsinkin säännöllisesti toistuvissa hauissa kysytään usein osittain samoja asioita vuodesta toiseen.

– Pyrimme mahdollistamaan sen, että hakija pystyy katsomaan, mitä on viime kerralla ilmoittanut, ja tekemään vain tarvittavat muutokset, Lehtinen kertoo.

Esimerkiksi yhdistysten perustietoja ja yhteyshenkilöitä ei uuden järjestelmän käyttöönoton jälkeen enää tarvitsisi kirjata joka vuosi uudelleen. Se vähentäisi myös virheiden todennäköisyyttä. Koko aiempien vuosien materiaali olisi uudessa järjestelmässä hakijan käytettävissä.

– Toivottavasti uudesta avustusjärjestelmästä näkee myös, missä mennään avustuksen käsittelyn kanssa; milloin päätös tehdään ja koska ensimmäinen erä maksetaan, Lehtinen sanoo.

Asiakastietokanta vaatii kirjautumisen

Jotta uuteen järjestelmään voidaan muodostaa hakijoista asiakastietokanta, hakijoiden pitää kirjautua sinne. Lehtinen ja Lundström pitävät todennäköisimpänä vaihtoehtona Suomi.fi-tunnistusta.

– Osa hakijoista on jo tottunut käyttämään sitä, mutta osalle se voi olla haastavaa. Kannattaa kuitenkin valmistautua henkisesti siihen, että uuteen järjestelmään on tulossa Suomi.fi-kirjautuminen, Lundström sanoo.

– Kun yhden yhdistyksen puolesta asioi useampi henkilö, myös Suomi.fi-valtuutukset pitää hoitaa kuntoon. Sillä tavoin kaikki yhdistyksen valtuutetut pääsevät näkemään ja hyödyntämään järjestelmään annettuja tietoja, Lehtinen sanoo.

Avustusjärjestelmän asiakastietokannasta on luonnollisesti hyötyä myös hakemusten käsittelijöille. Päätösten valmistelussa eli hakemusten lukemisessa ja vertailussa liikkuu paljon numerotietoa. Sen kokoaminen on nykyään iso työ, joka vie paljon aikaa. Tulevaisuudessa, kun tiedot kertyvät yhteen järjestelmään, niiden hakeminenkin on vaivatonta ja nopeuttaa päätösten valmistelua merkittävästi.

Kaupungin avustuskäsittely kehittyy

Uuden avustusjärjestelmän hankinta on samalla kaupungin avustuskäsittelyn kehittämistä. Ajatuksena on selkeyttää ja yhdenmukaistaa prosessia.

– Pyrimme siihen, että eri hauissa hakijat tulisivat käsitellyiksi samalla tavalla ja samoin periaattein, vaikka käsittelijöinä ovat eri ihmiset eri puolilla kaupungin organisaatiota, Lundström sanoo.

Uusi järjestelmä ohjaisi siihen, että kullakin käsittelijällä on selkeä polku, jota noudatella. Tämä varmistaisi, että hakijoiden yhdenvertaisuus toteutuisi paremmin, hakivat he sitten mitä avustusta hyvänsä. Se lisäisi myös avustustoiminnan läpinäkyvyyttä, kun käsittelyn periaatteet olisivat yleisesti tiedossa.

Lisäksi uuden avustusjärjestelmän yhteydessä pohditaan hakijoiden, varsinkin ensikertalaisten, neuvontaa ja ohjaamista. Nykyään kaupungin nettisivuilla on tarjolla runsaasti tietoa avustuksista, kunhan sitä hoksaa etsiä oikeasta paikasta.

– Mietimme kanavia, joiden kautta voisimme tarjota hakijalle yhden luukun tiedustelumahdollisuuden. Hakija voisi laittaa kysymyksiä, jotka ohjattaisiin järjestelmän avulla oikealle vastaajalle, Lehtinen sanoo.

Selkeyttä avustusten raportointiin

Kaupungin yleisavustusta hakee vuosittain nykyään noin 360 hakijaa. Joka vuosi tulee jonkin verran uusia hakijoita ja vanhoja saattaa jäädä pois. Valtaosa hakijajoukosta hakee kuitenkin vuosittain ja kertoo hakemuksensa yhteydessä, miten edeltävän vuoden yleisavustus on käytetty. Uusi avustusjärjestelmä toisi tähän muutoksen.

– Selkeyden vuoksi ja tiedonkäsittelyn sujuvoittamiseksi on mietitty, että hakeminen ja käyttöselvitysten tekeminen tapahtuisivat eri aikaan. Näin esimerkiksi lisätietojen kyseleminen käyttöselvityksestä ei hidastaisi uuden hakemuksen käsittelyä, koska se olisi siinä vaiheessa jo tehty, Lehtinen kertoo.

Jo tämän vuoden avustuksia varten on uudistettu lomakkeita siten, että erilaisille avustuskokonaisuuksille on muotoiltu mahdollisimman pitkälle yhdenmukaiset kysymykset. Tästä on se hyöty, että vastauksista saatava tieto on vertailukelpoista.

– Esimerkkinä vaikkapa harrastajan ja tapahtumakävijän erottelu: montako kertaluonteista kävijää kulttuurin ja urheilun tapahtumissa on, toisaalta kuinka monta harrastajaa on mukana toiminnassa, Lehtinen kertoo.

Vapaaehtoiset yhdistysten voimavarana

Uuden avustusjärjestelmän hankintaa on valmisteltu pari vuotta, ja tamperelaisille yhdistyksille on tarjottu mahdollisuutta osallistua siihen. Yksi aktiivisista osallistujista on Tampereella romanityötä tekevä TamRoma ry.

TamRoma on toiminut vuodesta 2008 päätavoitteinaan koulutuksen, työllistymisen, osallisuuden ja yhdenvertaisuuden tukeminen sekä syrjäytymisen ehkäisy. Yhdistyksen työ alkaa jo peruskoulun puolelta, jotta kaikki romaninuoret saisivat päättötodistuksen, pääsisivät jatkamaan opiskelua ja sitä kautta kiinni työelämään.

– Suurin osa näistä nuorista pystyy toimimaan ihan itsekseenkin, mutta on henkilöitä, jotka tarvitsevat tarvitsevat tukemista, vierellä kulkemista ja tsemppausta, kertoo TamRoma ry:n hallituksen puheenjohtaja Keijo Svart.

Tampereen kaupungin avustuksilla on suuri merkitys TamRoman toiminnalle, vaikka avustussummat ovat pieniä. Yhdistyksen tekemä työ on vapaaehtoisten varassa, mutta TamRoman tavoitteena on vakituisen työntekijän palkkaaminen.

– Toivon ihmisten ymmärtävän oikeasti, että TamRoman tekemä työ on hyvin tärkeää romanien tulevaisuudelle ja osallisuudelle. Siitä on hyötyä kaikille tamperelaisille ja koko yhteiskunnalle, Svart sanoo.

Svart kertoo, että uuden avustusjärjestelmän kehitystyössä TamRomalle tärkeitä asioita ovat muun muassa avustusten aikataulutus, hakemisen helppous ja eri kokoisten yhdistysten tasavertainen tukeminen. Kaiken kaikkiaan TamRomassa pidetään yhteistyötä todella tärkeänä.