Tapahtumajärjestäjän opas

Tapahtumajärjestäjän oppaasta löydät paljon tietoa tapahtuman järjestämisestä: suunnittelusta, lupa-asioista ja tapahtuman toteuttamisesta. Tässä oppaassa keskitytään erilaisten yleisölle avoimien tapahtumien järjestämiseen. Tapahtuma voi olla esimerkiksi festivaali, urheilukilpailu, messut, konferenssi, paraati, maraton, teatteriesitys tai konsertti.

Opas on jaettu useampaan osioon, joihin pääset tutustumaan oheisesta navigaatiosta.

  1. Ideasta tapahtumaksi: Paljon hyödyllistä tietoa tapahtuman suunnittelusta varsinkin ensimmäistä tapahtumaa järjestäville.
  2. Luvat, ilmoitukset ja suunnitelmat: Tutustu tapahtuman järjestämiseen liittyviin lupiin, ilmoituksiin ja suunnitelmiin.
  3. Tapahtuman turvallisuus: Tapahtuman turvallisuussuunnittelu on keskeinen osa onnistuneen tapahtuman järjestämistä.
  4. Tapahtuman markkinointi: Tässä osiossa käydään lyhyesti läpi tapahtumien markkinoinnissa huomioitavia osa-alueita.
  5. Saavutettavuus: Esteettömyys parantaa tapahtuman laatua ja houkuttelevuutta merkittävästi.
  6. Vastuullisuus: Ympäristöystävällisyys on yhä merkittävämpi imagotekijä ja kilpailuvaltti myös tapahtuma-alalla.
  7. Siisteys ja jätehuolto: Jokaisen tapahtumajärjestäjän on tärkeää pohtia, miten tapahtuma-alue pysyy siistinä, ja miten hoidetaan jätehuolto ja käymälät.
  8. Sähköt, vedet ja rakenteet: Mistä ja miten tapahtuma-alueelle saa sähköä ja vettä?
  9. Tapahtuman aikana ja jälkeen: Vinkkejä tapahtumapäivään ja sen jälkeiseen aikaan.

Suunnittelukalenteri

Jos olet järjestämässä tapahtumaa Tampereella, muistathan ilmoittaa tapahtumasi suunnittelukalenteriin. Suunnittelukalenteri on tapahtuma-alan toimijoille tarkoitettu järjestelmä, jolla koordinoidaan pitkällä aikavälillä tapahtumatoimintaa Tampereella. Jos tapahtumasi on suuri, se järjestetään yleisellä alueella, sillä on vaikutusta liikenteeseen, se täyttää hotelleja tai kyseessä on tapahtuma, josta muiden tapahtumajärjestäjien olisi hyvä tietää, tapahtuma pitää ilmoittaa suunnittelukalenteriin.

Suunnittelukalenteri

Päivitetty 1.6.2022