Siirry sisältöön

Tapahtumien järjestäminen

Huippu-urheilun ja viihteen asialla

Tampereen stadionilla voi järjestää eri suuruisia urheilu- ja viihdetapahtumia ympäri vuoden. Kansainvälisten jalkapallostandardien mukaisen lämmitettävän nurmen ansiosta palloilukausi voi alkaa jo huhtikuussa ja kestää myöhäiseen syksyyn. Myös stadionin valaistus ja yleisurheilun suorituspaikat täyttävät kansainväliset vaatimukset. Tampereen stadionin sisäliikuntatiloja voidaan hyödyntää tapahtumanaikaisiin järjestelyihin. Osa Tampereen stadionin tiloista on liikuntapalvelujen henkilökunnan toimisto- ja asiakaspalvelukäytössä. Tampereen stadionilla on noin 16 000 istumapaikkaa, joista 4 000 sijaitsee katetussa pää-katsomossa. Kenttäalueen ollessa käytössä, esimerkiksi konserteissa, nousee yleisökapasiteetti yhteensä noin 30 000 henkilöön.

Tapahtuman järjestämisestä vastaavat henkilöt

Kun tapahtuman ajankohta on sovittu ja stadionin alustava varaus Tampereen kaupungin liikuntapalveluilta tehty, on aika aloittaa tapahtuman tarkempi suunnittelu. Tapahtumajärjestäjän tulee nimetä yksi vastuuhenkilö, joka vastaa koko tapahtuman sisällöstä ja myös mahdollisista järjestäjän käyttämistä alihankkijoista. Tampereen kaupungin liikuntapalvelut puolestaan osoittaa tapahtumajärjestäjälle oman yhteyshenkilönsä, jonka kanssa sovitaan tapahtumaan liittyvistä asioista. Stadionilla on tapahtumajärjestäjää varten neuvontapiste (urheilulaitoksen hoitajat), josta voi tarvittaessa kysyä stadionin käyttöön liittyviä tarkempia neuvoja. Tapahtumajärjestäjä hoitaa tapahtuman viranomaisluvat itsenäisesti. Tarvittavien lupien määrä riippuu tapahtuman luonteesta ja koosta. Yleisimpiä vaadittavia lupia ovat tapahtumapaikan haltijan lupa, poliisille tehtävä ilmoitus yleisötilaisuudesta, katulupa ja anniskelulupa. Ilman tarvittavia lupia tapahtumaa ei saa järjestää ja lupien puuttuessa poliisilla on oikeus keskeyttää tapahtuma.

Alkukatselmus ja tapahtumasuunnitelma

Alkukatselmus järjestetään ennen tapahtuman rakentamisen aloittamista. Tilaisuudessa käydään läpi kaikki tapahtumajärjestäjän vuokraamat tilat ja tarkastetaan niiden kunto luovutushetkellä. Tarvittaessa tilat myös valokuvataan. Alkukartoitus tehdään sekä sisä- että ulkotiloille. Tapahtumasuunnitelma on hyväksytettävä Tampereen kaupungin liikuntapalveluiden yhteyshenkilöllä. Suunnitelmassa esitetään tapahtuman rakentamisen, itse tapahtuman ja tapahtuman purkamisen vaatimat toimenpiteet. Suunnitelmasta tulee selvitä tarkasti tapahtumassa käytettävät rakenteet ja palvelut, rakentamis- ja purkujärjestys sekä rakentamiseen ja purkamiseen käytettävä kalusto. Suunnitelmassa kerrotaan tapahtuman aikataulu, organisointi ja työntekijät, yleisön saapumisreitit tapahtumaan ja sieltä pois, sekä mahdollinen pysäköinnin järjestäminen. Myös tapahtuman turvallisuussuunnitelma sisältyy esitettävään tapahtumasuunnitelmaan. Tampereen stadionin vuokrauksesta tehdään sopimus, jossa kuvataan varausaika, vuokratut tilat ja tilatut palvelut. Sopimukseen liitetään tehdyt ja hyväksytyt suunnitelmat sekä todistus vakuutuksesta, joka vuokraajan on otettava mahdollisia Tampereen stadionille aiheutuneita vahinkoja varten.

Tapahtumarakenteiden pystyttäminen alueella

Tapahtuman rakentaminen toteutetaan hyväksytyn tapahtumasuunnitelman mukaisesti. Tampereen stadionilla on mahdollisuudet korkealaatuisten urheilutapahtumien järjestämiseen, mutta urheilutapahtumille tarkoitetut puitteet asettavat rajoitteita muiden tapahtumien rakentamiselle. Nurmialue ja juoksurata on tarvittaessa suojattava Tampereen kaupungin liikuntapalveluiden ohjeiden mukaisesti.

Nurmialueelle ei saa osoittaa rakenteita, eikä nurmialueen yli voi kulkea rakentamisen tai purkamisen aikana. Liikuntapalvelujen henkilökunta rajaa nurmialueen tapahtuman rakentamisen ja purkamisen ajaksi. Ainoa tapahtumarakenne, jonka nurmialueelle saa rakentaa, on konserttitilaisuuksissa käytettävä FOH-miksauskoppi. Tämän kuljettamisesta nurmialueelle sovitaan erikseen, ja kuljetuksesta huolehtii liikuntapalvelujen henkilöstö omalla kalustollaan. Stadionin henkilökunta toimittaa tapahtumajärjestäjälle nurmialueen suojalevyt, jotka järjestäjä asentaa saamiensa ohjeiden mukaisesti. Suojalevyt saavat olla asennettuna maksimissaan 72 tuntia. Tapahtumakohtaisesti voidaan harkita rakenteiden tekemistä nurmialueelle, mikäli ne voidaan toteuttaa vahingoittamatta nurmea.

Siirrettävien vessojen sijoittelu

Tapahtumasuunnitelmassa esitetään myös stadionin alueelle tuotavien vessojen sijoituspaikat. Vessoja ei saa sijoittaa nurmialueelle. Juoksuratojen päälle asennettaessa tulee vessan ja juoksuradan pinnoitteen väliin asentaa suojaus, jotta mahdollisen vahingon sattuessa vessan sisältö ei pääse juoksuradan pinnoitteelle. Vessojen pesun tulee tapahtua stadionin ulkopuolella ja imuauton käytöstä on sovittava erikseen.

Katsomon penkkien lisääminen ja poistaminen

Stadionin katsomot on lajiteltu karttaliitteen mukaisiin lohkoihin. Mikäli penkkejä halutaan lisätä tai poistaa, työn tekee liikuntapalvelujen henkilökunta ja siitä veloitetaan erikseen.

Stadionin tekniikka

Tampereen stadionilla on nykyaikaiset äänentoisto- ja tulospalvelujärjestelmät, joiden käytöstä huolehtii Tampereen kaupungin liikuntapalveluiden henkilöstö. Mikäli tapahtumajärjestäjä haluaa itse käyttää järjestelmiä, on perehdytyksestä sovittava erikseen. Kenttä- ja katsomoalueen valaistus on tarkoitettu ja mitoitettu urheilutapahtumia varten, mutta on tarvittaessa myös muiden tapahtumien käytössä. Tampereen stadionilla on useita sähköpisteitä, joiden sijainti on esitetty liitteenä olevassa kartassa. Kaikkien stadionin teknisten fasiliteettien käytöstä on sovittava erikseen, niiden käyttö on kuvattava tapahtumasuunnitelmassa, ja kustannukset on määriteltävä stadionin käyttösopimuksessa.

Loppukatselmus

Tapahtuman jälkeen stadion oheistiloineen tulee palauttaa alkukatselmuksen mukaiseen kuntoon sopimukseen kirjatussa aikataulussa. Ennen tilojen luovutusta tehdään loppukatselmus, jossa käydään läpi tapahtumajärjestäjän käytössä olleet tilat ja sovitaan mahdollisten korjaustarpeiden toteutuksesta. Tarvittaessa liikuntapalvelut teettää korjaukset tapahtumajärjestäjän puolesta ja laskuttaa kulut tapahtumajärjestäjältä.Loppukatselmuksen yhteydessä käydään yleinen palautekeskustelu tapahtumasta ja sen järjestämisestä, sekä Tampereen kaupungin liikuntapalveluiden panoksesta ta-pahtumaan. Tapahtumajärjestäjiltä saatu palaute auttaa järjestämään yhä parempia ja sujuvampia tapahtumia Suomen keskeisimmällä stadionilla Tampereen Ratinassa.