Siirry sisältöön

Tapahtumajärjestäjän opas

Tapahtumajärjestäjän oppaasta löydät paljon tietoa tapahtuman järjestämisestä: suunnittelusta, lupa-asioista ja tapahtuman toteuttamisesta. Tässä oppaassa keskitytään erilaisten yleisölle avoimien tapahtumien järjestämiseen. Tapahtuma voi olla esimerkiksi festivaali, urheilukilpailu, messut, konferenssi, paraati, maraton, teatteriesitys tai konsertti.

Alta voit ladata Tapahtumajärjestäjän oppaan pdf-muodossa. Huomaa, että sitä ei päivitetä jatkuvasti, joten uusimmat tiedot ja linkit ovat aina näillä verkkosivuilla.

Jos olet järjestämässä tapahtumaa Tampereella, muistathan ilmoittaa tapahtumasi suunnittelukalenteriin. Suunnittelukalenteri on tapahtuma-alan toimijoille tarkoitettu järjestelmä, jolla koordinoidaan pitkällä aikavälillä tapahtumatoimintaa Tampereella. Jos tapahtumasi on suuri, se järjestetään yleisellä alueella, sillä on vaikutusta liikenteeseen, se täyttää hotelleja tai kyseessä on tapahtuma, josta muiden tapahtumajärjestäjien olisi hyvä tietää, tapahtuma pitää ilmoittaa suunnittelukalenteriin.

Ideasta tapahtumaksi

Ideasta tapahtumaksi -osiossa on paljon hyödyllistä tietoa varsinkin ensimmäistä tapahtumaa järjestäville. Osiossa käydään läpi kysymyksiä tapahtuman konseptista, ajankohdasta, tapahtumapaikan valinnasta, tapahtuman henkilökunnasta sekä taloudesta ja rahoituksesta.

Tapahtuman toteutus

Tapahtuman toteutus -osiossa käydään läpi tapahtuman käytännönjärjestelyitä liittyen tapahtuman aluesuunnitteluun, rakenteisiin ja palveluihin, turvallisuuteen ja jätehuoltoon. Lisäksi osiossa kerrotaan vinkkejä tapahtumapäivään ja tapahtuman jälkeiseen aikaan.

Luvat ja ilmoitukset

Luvat ja ilmoitukset -osiossa käydään läpi tapahtumien vaatimia lupia. Useimmiten tapahtuman järjestämiseen tarvitaan ainakin maanomistajan lupa tai tapahtumapaikan vuokrasopimus, katulupa, poliisille tehtävä ilmoitus yleisötilaisuudesta, pelastus- tai turvallisuussuunnitelma ja jätehuoltosuunnitelma.

  • Yleensä yleisötilaisuuden järjestämisestä tehdään yleisötilaisuusilmoitus poliisille.
  • Jos olet järjestämässä mielenosoitusta, vaalitilaisuutta tai muuta yleistä kokousta, poliisille tehdään ilmoitus yleisestä kokouksesta.
  • Ulkoalueilla järjestettäviä tapahtumia varten tarvitaan maankäyttölupa. Jos tapahtumassa esimerkiksi suljetaan katuja tai käytetään katutilaa tapahtuma-alueena, tarvitaan myös katulupa.
  • Useimmiten yleisötilaisuuden järjestäminen vaatii pelastus- tai turvallisuussuunnitelman tekemisen.
  • Jätehuoltosuunnitelma vaaditaan suuremmilta yleisötilaisuuksilta, etenkin jos niissä on tarjolla ruokaa tai juomaa. Myös pienemmistä tapahtumista suunnitelma on hyvä tehdä.
  • Jos tapahtumassasi soitetaan musiikkia, tutustu musiikkia ja melua koskeviin lupiin.
  • Jos tapahtumassasi myydään elintarvikkeita tai tupakkatuotteita, tai tapahtumassa on anniskelua, tutustu elintarvikkeita, anniskelua ja tupakkaa koskeviin lupiin.
  • Virallisten lupien ja ilmoitusten lisäksi tapahtuman järjestämisestä on hyvä informoida myös muita tahoja esim. lähialueen asukkaita ja paikallista joukkoliikennetoimijaa.
  • Lupia tarvitaan lisäksi mm. tilapäisten leirintäalueiden ja majoitustilojen perustamista varten, tapahtumaopasteiden sijoittaminen katujen varsille, ilotulitusten ja laserlaitteiden käyttöön, moottorikulkuneuvoilla kilpailuun, tavara-arpajaisiin ja katutilassa kuvaamiseen (esim. elokuvat).

Tapahtuman markkinointi

Tapahtumaa on markkinoitava niin kuin mitä tahansa muutakin tuotetta. Suurin osa yleisten markkinointioppaiden tiedoista on sovellettavissa suoraan tapahtumiin. Tässä osiossa käydään lyhyesti läpi tapahtumien markkinoinnissa huomioitavia osa-alueita.

Vastuulliset tapahtumat

Ympäristöasioiden huomioiminen osoittaa vastuullisuutta ja välittämistä, ja ympäristöystävällisyys on yhä merkittävämpi imagotekijä ja kilpailuvaltti myös tapahtuma-alalla. Tampereen kaupunki on sitoutunut edistämään alueellaan kestävää kehitystä ja siksi myös tapahtumajärjestäjien halutaan ottavan ympäristöasiat huomioon.

Saavutettavat tapahtumat

Tässä osiossa tutustutaan tapahtumien saavutettavuuteen ja esteettömyyteen. Esteettömyys parantaa tapahtuman laatua ja houkuttelevuutta merkittävästi. Se on välttämätön edellytys monien osallistumiselle, mutta samalla se näkyy kaikille viihtyisämpänä, sujuvampana ja turvallisempana tapahtumana.