Tapahtumajärjestäjän opas
Tapahtumajärjestäjän oppaasta löydät paljon tietoa tapahtuman järjestämisestä: suunnittelusta, lupa-asioista ja tapahtuman toteuttamisesta. Tässä oppaassa keskitytään erilaisten yleisölle avoimien tapahtumien järjestämiseen. Tapahtuma voi olla esimerkiksi festivaali, urheilukilpailu, messut, konferenssi, paraati, maraton, teatteriesitys tai konsertti.
Alta voit ladata Tapahtumajärjestäjän oppaan pdf-muodossa. Huomaa, että sitä ei päivitetä jatkuvasti, joten uusimmat tiedot ja linkit ovat aina näillä verkkosivuilla.
Jos olet järjestämässä tapahtumaa Tampereella, muistathan ilmoittaa tapahtumasi suunnittelukalenteriin. Suunnittelukalenteri on tapahtuma-alan toimijoille tarkoitettu järjestelmä, jolla koordinoidaan pitkällä aikavälillä tapahtumatoimintaa Tampereella. Jos tapahtumasi on suuri, se järjestetään yleisellä alueella, sillä on vaikutusta liikenteeseen, se täyttää hotelleja tai kyseessä on tapahtuma, josta muiden tapahtumajärjestäjien olisi hyvä tietää, tapahtuma pitää ilmoittaa suunnittelukalenteriin.
Ulkoinen linkkiSuunnittelukalenteri suunnittelukalenteri.visittampere.fi
Ideasta tapahtumaksi
Tapahtuman toteutus
Luvat ja ilmoitukset
- Yleensä yleisötilaisuuden järjestämisestä tehdään yleisötilaisuusilmoitus poliisille.
- Jos olet järjestämässä mielenosoitusta, vaalitilaisuutta tai muuta yleistä kokousta, poliisille tehdään ilmoitus yleisestä kokouksesta.
- Ulkoalueilla järjestettäviä tapahtumia varten tarvitaan maankäyttölupa. Jos tapahtumassa esimerkiksi suljetaan katuja tai käytetään katutilaa tapahtuma-alueena, tarvitaan myös katulupa.
- Useimmiten yleisötilaisuuden järjestäminen vaatii pelastus- tai turvallisuussuunnitelman tekemisen.
- Jätehuoltosuunnitelma vaaditaan suuremmilta yleisötilaisuuksilta, etenkin jos niissä on tarjolla ruokaa tai juomaa. Myös pienemmistä tapahtumista suunnitelma on hyvä tehdä.
- Jos tapahtumassasi soitetaan musiikkia, tutustu musiikkia ja melua koskeviin lupiin.
- Jos tapahtumassasi myydään elintarvikkeita tai tupakkatuotteita, tai tapahtumassa on anniskelua, tutustu elintarvikkeita, anniskelua ja tupakkaa koskeviin lupiin.
- Virallisten lupien ja ilmoitusten lisäksi tapahtuman järjestämisestä on hyvä informoida myös muita tahoja esim. lähialueen asukkaita ja paikallista joukkoliikennetoimijaa.
- Lupia tarvitaan lisäksi mm. tilapäisten leirintäalueiden ja majoitustilojen perustamista varten, tapahtumaopasteiden sijoittaminen katujen varsille, ilotulitusten ja laserlaitteiden käyttöön, moottorikulkuneuvoilla kilpailuun, tavara-arpajaisiin ja katutilassa kuvaamiseen (esim. elokuvat).