Siirry sisältöön

Tampereen kaupunki - www.tampere.fi

Tredu palvelumuotoili rekrytointiprosessinsa

Julkaistu 5.2.2021 9.00
Tredun henkilöstöpalvelut yhteiskehitti palvelumuotoilun keinoin Tredun rekrytointiprosessia Tampereen kaupungin toisen palvelualueen sparraajien ohjauksessa.
 

Mitä tehtiin ja mitä saatiin tulokseksi?

Tredun henkilöstöpalvelut yhteiskehitti palvelumuotoilun keinoin Tredun rekrytointiprosessia Tampereen kaupungin toisen palvelualueen sparraajien ohjauksessa.

Työn tuloksena syntyivät Tredun rekrytointiprosessin laatukriteerit, jotka sisältävät tavoitellun hakijakokemuksen ja kuvauksen esimiehen toiminnasta tavoiteltuun hakijakokemukseen pääsemiseksi. Lisäksi luotiin uusi rekrytoinnin onnistumista tukeva toimintakonsepti kokeiltavaksi keväällä 2021.  Oppimisprosessin tuloksena kehitettiin myös Tiimi kokeilee -toimintamalli Tredun eri tiimien kokeilu- ja kehittämistoiminnan avuksi.

Rekrytoinnin kehittäminen tehtiin palvelumuotoilun tuplatimanttimallin mukaisesti; ongelmaa määriteltiin monesta näkökulmasta. Tutkimusvaiheessa asiasta kerätiin tietoa haastatteluissa ja työpajoissa hakijoilta, esimiehiltä, yhteistyökumppani Monetralta sekä kaupungin juristilta.

Ideointivaiheessa ja kokeilujen ja prototypointien vaiheessa sparraus auttoi pysymään fokuksessa. Tärkeintä oli kuitenkin luottaa prosessiin ja heittäytyä sen vietäväksi.

Miksi työhön ryhdyttiin?

Tredun henkilöstöpalveluilla oli mielikuva, että Tredun rekrytoinneista aiheutuu paljon oikaisuvaatimuksia ja että rekrytoinnit ovat työläitä, aikaa vieviä ja toimintakäytänteiltään sekavia kaikkien osapuolien näkökulmasta. Arveltiin, että toimintaan liittyisi paljon säätöä ja sähläämistä. Rekrytointiin osallistuneiden hakijoiden kokemuksia taas ei tiedetty. Tavoitteeksi asetettiin rekrytoinnin kehittäminen sellaiseksi, että Treduun saadaan kelpoisuusehdot täyttäviä, reteitä, reiluja ja rohkeita työntekijöitä. Haluttiin, että Tredun houkuttavuus työnantajana vahvistuu.

Mitä opittiin?

Ensin kaivettiin faktat esiin. Tredun vuonna 2020 päättyneisiin hakuihin osallistui yli 1 300 hakijaa ja rekrytointeja tehtiin puolentoista vuoden aikana yli 500, joista oli tehty (vain) 12 oikaisuvaatimusta. Rekrytointeihin liittyy valtava määrä Tredun maineeseen, imagoon ja brändiin vaikuttavaa kohtaamista. Vahvistui, että hyvään hakijakokemukseen vaikuttavat erityisesti hakuilmoitus, haastattelut ja yhteydenpito hakijoiden kanssa, erityisesti esihenkilön toiminta koko prosessin ajan.

Palvelumuotoilusta opittiin, ettei saa heti tietää asiaa valmiiksi, ei pidä ideoida eikä keksiä välittömiä ratkaisuja, vaan yhteisen tietämyksen rakentaminen ja työskentely vaativat pysähtymistä, asian perusteellista selvittelyä aina kyllästymiseen saakka. Opittiin myös hyödyntämään sparrausta ja hieman visualisoimaan ja käyttämään aikaisempaa selkeäkielisempää ilmaisua. Opittiin rakenteellisten, asenteellisten ja asiantuntijuuden rajojen ylitystä, yhdessä tekemisen ja yksintekemisen vuorottelua, uuden asian yhdessä tekemistä uudella kokoonpanolla.

Miten etenemme kohti parempaa rekrytointia?

Uuden toimintakonseptin myötä keväällä 2021 kehitetään edelleen monia toimia, jotka parantavat hakijakokemusta ja esihenkilön osaamista. Muutama esihenkilö kokeilee hakuilmoituksen tekemistä tiimin kanssa. Esihenkilöt pääsevät työpajaan, jossa suunnitellaan miten hakijoihin ollaan yhteydessä hakuprosessin ajan. Esihenkilöille järjestetään pikatyöpajoja rekrytoinnista ja hakuilmoitusten avuksi tehtiin teemarunko. Uusille työntekijöille järjestetään pikaperehdytysinfoja kuukausittain ja heille lähetetään tervetulokirje.

Rekrytoinnin palvelumuotoilun hyödyt ja vaikuttavuus

Tredun maine ja houkuttavuus hyvänä työnantajana kasvanee entisestään hyvien hakijakokemuksien myötä ja oikaisuvaatimusten määrä pysyy edelleen pienenä. Lisäksi esimiesten työn merkityksellisyydenkokemus ja työntekijäkokemus vahvistunevat. Rekrytointien aikaisempaa tietoisemmin suunnitellut hakuilmoitukset, haastattelut ja yhteydenpito hakijoiden kanssa vahvistavat hyviä kokemuksia. Rekrytoinnin merkitys työnantajakuvaan vaikuttavana tekijänä vahvistuu.

Tiimi kokeilee -toimintamalli tarjoaa useille tiimeille mahdollisuuden sparrauksen avulla oppia omassa työssä, kehittää omaa työtä. Toimintamalli mahdollistaa työhön vaikuttamismahdollisuuksien, työn imun ja ilon sekä yhdessä ohjautuvuuden kokemuksia. 

Kirjoittaja

Tiina Kauma

Kehittämispäällikkö, oppimismuotoilija, edelläpysähtyjä

Kirjoittaja Kokemuksia Tredusta -blogin kirjoittajat