Tapahtuman markkinointi ja viestintä

Tapahtumaa on markkinoitava niin kuin mitä tahansa muutakin tuotetta. Suurin osa yleisten markkinointioppaiden tiedoista on sovellettavissa suoraan tapahtumiin.

Markkinointisuunnitelma

Markkinoinnin tekeminen aloitetaan suunnitelman laatimisesta. Aluksi lähdetään aina oman tapahtuman ymmärtämisestä: mikä on tapahtuman konsepti, mikä on sen kohderyhmä, mitä erityistä siinä on ja miten se poikkeaa muista.

Tämän jälkeen analysoidaan markkinoinnin lähtötilanne: mikä tapahtuman tunnettuus ja maine on nyt? Sekä itse tapahtumaa että sen markkinointia voidaan tarkastella myös erilaisten valmiiden mallien, esimerkiksi SWOT-mallin avulla (vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet, uhkat).

Kun alkutilanne on tunnistettu, asetetaan markkinoinnin tavoitteet: Mitä markkinoinnilla halutaan saavuttaa? Mikä on markkinoinnin keskeinen kohderyhmä? Mihin halutaan erityisesti panostaa? Markkinointikanavat ja toteutustavat valitaan ensisijaisesti kohderyhmän perusteella. Valintoihin vaikuttaa lisäksi muun muassa budjetti ja oma osaaminen.

Tavoitteiden asettamisen jälkeen aloitetaan käytännön toteutus, jota seurataan sekä jatkuvasti että markkinoinnin päätyttyä.

    Markkinointikanavia

    [Tapahtuman/organisaation logo]

    TIEDOTE

    JULKAISUVAPAA xx.xx.20xx

    Otsikko, joka houkuttelee lukemaan tiedotteen

    Kerro ensimmäisessä kappaleessa / ingressissä tärkein asia.

    "Tiedotetta kannattaa elävöittää sitaateilla", sanoo Yritys Oy:n puheenjohtaja Maija Mallinen.

    Jos haluat kertoa tapahtumasi historiasta, rahoittajista, yhteistyökumppaneista tai organisaatiosta sen takana, säästä taustoitus vasta tiedotteen loppuun.

    Tidotteeseen kannattaa liittää kuva tai videolinkki.

    www.tapahtumannettisivu.com, instagram, twitter, facebook tai muut somekanavat.

    Lisätietoja

    Nimi, titteli, organisaatio, puhelinnumero, sähköposti

    Tiedote

    Tiedote on perinteinen mutta edelleen pääosin toimiva tapa kertoa tapahtumasta erityisesti medialle. Tiedote laaditaan artikkelin tyyliseksi, jolloin se on mahdollista julkaista sellaisenaan. Tiedotteeseen kannattaa aina liittää kuva tai linkki videoon.

    Mieti kirjoittaessasi, kenen haluat lukevan uutisesi. Media pitää saada kiinnostumaan tiedotteesta, mutta sen varsinainen kohderyhmä on median lukijat. Mieti, mikä tavoittelemaasi lukijaa eniten kiinnostaa ja miten voit kertoa asiastasi mahdollisimman yksinkertaisesti.

    Ohessa on esimerkki tiedotteen perusmallista, jonka pohjalta oman tiedotteen voi rakentaa. Pidä tiedotteen pituus aina maksumissaan yhdessä A4:ssä.

    Eri medioita varten voidaan laatia erilliset tiedotteet. Kaupunki- ja paikallislehteä tai -radiota kiinnostaa nimenomaan Tampereen tai Pirkanmaan näkökulma, kansallisia medioita laajempi näkökulma ja erikoismedioita niiden alaan liittyvä näkökulma. Jos tapahtumasta saadaan jotain kiinnostavaa, erikoista av-materiaalia, sitä voi tarjota uutisten loppukevennykseen.

    Viestintä tapahtumakävijöille

    Tapahtuman sujuvuuden ja miellyttävän asiakaskokemuksen tueksi tapahtumajärjestäjän tulee viestiä tapahtumakävijöille selkeästi tapahtuman järjestelyistä tapahtuman verkkosivuilla ja somessa ennen tapahtumaa. Tapahtumapaikan, ajan, ikärajan, lipunmyyntitietojen ja ohjelman lisäksi on hyvä kertoa mm. seuraavista asioista:

    Miten tapahtumapaikalle pääsee

    Tapahtuman nettisivuille kannattaa koota selkeät ja kattavat saapumisohjeet. Ohjeissa voi kertoa ja esittää kartalla mm.  lähimmät joukkoliikenteen pysäkit ja mitkä linjat sinne liikennöi. Lisää sivuille linkki Nyssen reittioppaaseen, jonka avulla tapahtumakävijä voi suunnitella reittinsä tapahtumapaikalle.
    Kerro myös eri kulkuvälineiden pysäköintijärjestelyistä ja pysäköintimaksuista, mukaan lukien henkilöautot, bussit, polkupyörät, sähköpotkulaudat ja muut odotettavissa olevat kulkuneuvot.

    Tapahtuman esteettömyys ja vastuullisuuskäytännöt

    Kerro tapahtumapaikan esteettömyydestä ja saavutettavuudesta, ja esimerkiksi kuulo- tai näkövammaisten tueksi tarjotuista palveluista. Kerro myös tapahtuman vastuullisuuskäytännöistä ja miten tapahtumakävijän tulisi ne huomioida. Kannusta pitämään tapahtuma-alue siistinä ja kunnioittamaan muita tapahtumakävijöitä.

    Tapahtuman palvelut

    Tapahtuma-alueesta kannattaa tehdä aluekartta johon on merkitty mm. sisäänkäynnit ja poistumistiet, narikka, ohjelmalavat, VIP-tilat, ensiapu, wc-tilat, vesipiste, infopiste ja löytötavarat ja muita kävijälle olennaisia kohteita. Kerro myös minne löytötavarat tapahtuman jälkeen toimitetaan. Jos tapahtumassa on ohjelmapalveluja tai näytteilleasettajia, esimerkiksi benji-hyppyä, ponitalutusta, pomppulinnoja, tuote-esittelyjä tai muuta, ilmoita niiden sijainnit, ohjeet ja mahdolliset lisämaksut.

    Tapahtuman turvallisuus

    Mikäli tapahtumassa on erityisiä turvallisuusjärjestelyjä, joista kävijän olisi hyvä olla tietoinen, kerro niistä etukäteen.

    Tampere-info

    Etenkin kansainvälistä yleisöä houkuttelevissa tapahtumissa kannattaa lisätä tapahtuman verkkosivuille tietoa Tampereesta, esim. tänne saapumisesta (miten Tampereelle pääsee, miten kuljetaan lentoasemalta keskustaan, missä rautatieasema sijaitsee tapahtumapaikkaan nähden), majoitusmahdollisuuksista, ravintola- ja kahvilapalveluista tms. Voit myös ohjata tapahtumakävijät esimerkiksi Visittampere.fi-verkkosivuille.

    Sisäinen tiedotus

    Tapahtuman yleensä ja sen markkinoinnin onnistuminen riippuu pitkälti sisäisestä tiedonkulusta. Sisäisellä tiedotuksella varmistetaan, että kaikki tietävät missä mennään, mikä tehtävä on kenenkin hoidossa, mitkä asiat ovat julkisia ja mihin toimenpiteisiin seuraavaksi ryhdytään. Kunkin tapahtumaorganisaation pitää valita itselleen sopivimmat kommunikointikanavat riippuen organisaation koosta ja kulttuurista. Sopivia kanavia ovat esimerkiksi

    • sähköposti
    • pikaviestinpalvelu (esim. WhatsApp)
    • projektinhallintatyökalu
    • kahvipöytäkeskustelu
    • ilmoitustaulu.

    Kriisi- ja erikoistapausviestintä

    Yksikään tapahtuma ei ole riskitön, joten tapahtumajärjestäjän pitää aina varautua paitsi riskeihin myös niistä viestimiseen. Kriisin hetkellä viestiminen voi joissain olosuhteissa pelastaa jopa ihmishenkiä. Vähintään se antaa tapahtumajärjestäjästä ammattimaisen ja uskottavan kuvan sekä vähentää mahdollista huonoa julkisuutta.

    Tapahtuman turvallisuuspäällikön, päävastaavan ja markkinointi-/viestintävastaavan pitää siis käydä läpi mahdolliset kriisitilanteet sekä se, mitä niistä kerrotaan ja mitä kanavia käyttäen. Mikäli kyseessä on hätätilanne, pitää keskittyä viestinnän tehokkuuteen ja nopeuteen. Jos taas kyseessä on huonoa julkisuutta aiheuttava, ei-akuutti erikoistapaus, kannattaa kertoa asiasta mahdollisimman avoimesti ja ilman syyttelyä. Mikäli jokin yksityiskohta yritetään pitää salassa ja se tulee julkisuuteen myöhemmin, imagotappio voi olla merkittävä. Ei-akuuteissa tilanteissa on yleensä parasta, että tilanteesta kertoo johtavassa asemassa oleva henkilö. Tämä antaa sen vaikutelman, että organisaatio kantaa vastuunsa asianmukaisesti. Kriisiviestinnän asiantuntija voi tarvittaessa valmistaa henkilön viestintätilannetta varten.

    Kriisi voi olla luonteeltaan myös sisäinen. Tapahtuman taloudellinen menestys voi esimerkiksi jäädä selvästi alle toivotun, mikä saattaa vaikuttaa tapahtuman parissa työskennelleiden työsuhteisiin tai järjestävän organisaation muuhun talouteen. Myös näissä tapauksissa ylimmän johdon on kerrottava tilanteesta ja haettava ratkaisumalleja. Asianmukaisesti hoidetut vakuutukset varmistavat yleensä sen, että palkat ja merkittävät taloudelliset vastuut saadaan hoidetuksi.

    Kriisit ja erikoistapaukset, joista viestimiseen pitää valmistautua:

    • turvallisuusuhka (esim. ulkoinen uhka, tulipalo, rakenteiden epävakaus, väen pakkautuminen)
    • tapahtuman ajan tai paikan pikainen muuttuminen
    • esityksen/ohjelmanumeron peruuntuminen
    • koko tapahtuman peruuntuminen
    • taloudellinen tappiosairas-/kuolemantapaus
    Päivitetty 2.1.2023