Tapahtuman markkinointi ja viestintä

Tapahtumaa on markkinoitava niin kuin mitä tahansa muutakin tuotetta. Suurin osa yleisten markkinointioppaiden tiedoista on sovellettavissa suoraan tapahtumiin.

Markkinointisuunnitelma

Markkinoinnin tekeminen aloitetaan suunnitelman laatimisesta. Aluksi lähdetään aina oman tapahtuman ymmärtämisestä: mikä on tapahtuman konsepti, mikä on sen kohderyhmä, mitä erityistä siinä on ja miten se poikkeaa muista.

Tämän jälkeen analysoidaan markkinoinnin lähtötilanne: mikä tapahtuman tunnettuus ja maine on nyt? Sekä itse tapahtumaa että sen markkinointia voidaan tarkastella myös erilaisten valmiiden mallien, esimerkiksi SWOT-mallin avulla (vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet, uhkat).

Kun alkutilanne on tunnistettu, asetetaan markkinoinnin tavoitteet: Mitä markkinoinnilla halutaan saavuttaa? Mikä on markkinoinnin keskeinen kohderyhmä? Mihin halutaan erityisesti panostaa? Markkinointikanavat ja toteutustavat valitaan ensisijaisesti kohderyhmän perusteella. Valintoihin vaikuttaa lisäksi muun muassa budjetti ja oma osaaminen.

Tavoitteiden asettamisen jälkeen aloitetaan käytännön toteutus, jota seurataan sekä jatkuvasti että markkinoinnin päätyttyä.

Markkinointikanavia

[Tapahtuman/organisaation logo]

TIEDOTE

JULKAISUVAPAA xx.xx.20xx

Otsikko, joka houkuttelee lukemaan tiedotteen

Kerro ensimmäisessä kappaleessa / ingressissä tärkein asia.

"Tiedotetta kannattaa elävöittää sitaateilla", sanoo Yritys Oy:n puheenjohtaja Maija Mallinen.

Jos haluat kertoa tapahtumasi historiasta, rahoittajista, yhteistyökumppaneista tai organisaatiosta sen takana, säästä taustoitus vasta tiedotteen loppuun.

Tidotteeseen kannattaa liittää kuva tai videolinkki.

www.tapahtumannettisivu.com, instagram, twitter, facebook tai muut somekanavat.

Lisätietoja

Nimi, titteli, organisaatio, puhelinnumero, sähköposti

Tiedote

Tiedote on perinteinen mutta edelleen pääosin toimiva tapa kertoa tapahtumasta erityisesti medialle. Tiedote laaditaan artikkelin tyyliseksi, jolloin se on mahdollista julkaista sellaisenaan. Tiedotteeseen kannattaa aina liittää kuva tai linkki videoon.

Mieti kirjoittaessasi, kenen haluat lukevan uutisesi. Media pitää saada kiinnostumaan tiedotteesta, mutta sen varsinainen kohderyhmä on median lukijat. Mieti, mikä tavoittelemaasi lukijaa eniten kiinnostaa ja miten voit kertoa asiastasi mahdollisimman yksinkertaisesti.

Ohessa on esimerkki tiedotteen perusmallista, jonka pohjalta oman tiedotteen voi rakentaa. Pidä tiedotteen pituus aina maksumissaan yhdessä A4:ssä.

Eri medioita varten voidaan laatia erilliset tiedotteet. Kaupunki- ja paikallislehteä tai -radiota kiinnostaa nimenomaan Tampereen tai Pirkanmaan näkökulma, kansallisia medioita laajempi näkökulma ja erikoismedioita niiden alaan liittyvä näkökulma. Jos tapahtumasta saadaan jotain kiinnostavaa, erikoista av-materiaalia, sitä voi tarjota uutisten loppukevennykseen.

Sisäinen tiedotus

Tapahtuman yleensä ja sen markkinoinnin onnistuminen riippuu pitkälti sisäisestä tiedonkulusta. Sisäisellä tiedotuksella varmistetaan, että kaikki tietävät missä mennään, mikä tehtävä on kenenkin hoidossa, mitkä asiat ovat julkisia ja mihin toimenpiteisiin seuraavaksi ryhdytään. Kunkin tapahtumaorganisaation pitää valita itselleen sopivimmat kommunikointikanavat riippuen organisaation koosta ja kulttuurista. Sopivia kanavia ovat esimerkiksi

  • sähköposti
  • pikaviestinpalvelu (esim. WhatsApp)
  • projektinhallintatyökalu
  • kahvipöytäkeskustelu
  • ilmoitustaulu.

Kriisi- ja erikoistapausviestintä

Yksikään tapahtuma ei ole riskitön, joten tapahtumajärjestäjän pitää aina varautua paitsi riskeihin myös niistä viestimiseen. Kriisin hetkellä viestiminen voi joissain olosuhteissa pelastaa jopa ihmishenkiä. Vähintään se antaa tapahtumajärjestäjästä ammattimaisen ja uskottavan kuvan sekä vähentää mahdollista huonoa julkisuutta.

Tapahtuman turvallisuuspäällikön, päävastaavan ja markkinointi-/viestintävastaavan pitää siis käydä läpi mahdolliset kriisitilanteet sekä se, mitä niistä kerrotaan ja mitä kanavia käyttäen. Mikäli kyseessä on hätätilanne, pitää keskittyä viestinnän tehokkuuteen ja nopeuteen. Jos taas kyseessä on huonoa julkisuutta aiheuttava, ei-akuutti erikoistapaus, kannattaa kertoa asiasta mahdollisimman avoimesti ja ilman syyttelyä. Mikäli jokin yksityiskohta yritetään pitää salassa ja se tulee julkisuuteen myöhemmin, imagotappio voi olla merkittävä. Ei-akuuteissa tilanteissa on yleensä parasta, että tilanteesta kertoo johtavassa asemassa oleva henkilö. Tämä antaa sen vaikutelman, että organisaatio kantaa vastuunsa asianmukaisesti. Kriisiviestinnän asiantuntija voi tarvittaessa valmistaa henkilön viestintätilannetta varten.

Kriisi voi olla luonteeltaan myös sisäinen. Tapahtuman taloudellinen menestys voi esimerkiksi jäädä selvästi alle toivotun, mikä saattaa vaikuttaa tapahtuman parissa työskennelleiden työsuhteisiin tai järjestävän organisaation muuhun talouteen. Myös näissä tapauksissa ylimmän johdon on kerrottava tilanteesta ja haettava ratkaisumalleja. Asianmukaisesti hoidetut vakuutukset varmistavat yleensä sen, että palkat ja merkittävät taloudelliset vastuut saadaan hoidetuksi.

Kriisit ja erikoistapaukset, joista viestimiseen pitää valmistautua:

  • turvallisuusuhka (esim. ulkoinen uhka, tulipalo, rakenteiden epävakaus, väen pakkautuminen)
  • tapahtuman ajan tai paikan pikainen muuttuminen
  • esityksen/ohjelmanumeron peruuntuminen
  • koko tapahtuman peruuntuminen
  • taloudellinen tappiosairas-/kuolemantapaus
Päivitetty 2.6.2022