Ideasta tapahtumaksi

Heti tapahtuman suunnittelun alkuvaiheessa kannattaa selventää itselle, mistä tapahtumassa on kysymys ja onko sitä mahdollista järjestää.

• Mitä ovat tapahtuman keskeiset tavoitteet?
• Millainen tapahtuman sisältö on?
• Mikä on tapahtuman kohderyhmä?
• Mitä lisäarvoa tapahtumasi tuo Tampereen tai tapahtumakaupungin nykyiseen tapahtumakenttään?
• Miten tapahtumasi vertautuu muihin vastaaviin tapahtumiin? (hinta, sisältö jne.)
• Mitkä ovat tapahtuman vaikutukset? (taloudelliset vaikutukset, mediavaikutukset, vaikutukset paikalliseen toimintaan, ympäristövaikutukset, vaikutukset hyvinvointiin, tapahtuman yhteisölliset vaikutukset)
• Onko tapahtumalla yhteistyökumppaneita?
• Miten tapahtuman järjestäminen rahoitetaan?
• Miten tapahtuman onnistumista mitataan?
• Miten ja missä tapahtuma tulee näkymään?

Kenelle tapahtuma on suunnattu?

Yleisölle tarkoitetulla tapahtumalla ei ole menestymisen edellytyksiä, jollei sillä ole yleisöä. Tiettyihin kohderyhmiin liittyy erityispiirteitä. Esimerkiksi saavutettavuus pitää ottaa erityisesti huomioon niin lapsiperheille kuin senioreillekin tarkoitetussa tapahtumissa.

• Kenelle tapahtuma on tarkoitettu?
• Mistä päin yleisöä on odotettavissa ja kuinka paljon?
• Voisiko yleisöä tavoittaa myös muualta?
• Miten yleisö liikkuu?
• Missä yleisö asuu? Onko tapahtuman aikana tarvetta majoitukselle?
• Mitä kieltä tai millaista kommunikaatiota yleisö toivoo?

Koska tapahtuma kannattaa järjestää?

Tapahtuman ajankohdan valintaan voi vaikuttaa mm. samantyylisten tapahtumien ajankohdat, loma-ajat, ennakoidut säätilat, kaupungissa samaan aikaan järjestettävät suurtapahtumat ja monet muut asiat.

• Järjestetäänkö kaupungissa muita samankaltaisia tapahtumia? Mikä on niiden ajankohta?
• Mitä etua muista tapahtumista voi saada? (esim. ruokatapahtuma samaan aikaan kansainvälisen taidetapahtuman kanssa, yleisötapahtuma samaan aikaan saman alan kongressin/messun kanssa)
• Mikä on sopiva vuodenaika tapahtumalle? (monille tapahtumille sopii kesä, mutta toisaalta silloin myös kilpailu on suurinta ja tapahtuma-alueet ja hotellit eniten varattu)
• Onko kaupungissa samaan aikaan suurtapahtumia? (esim. kansainväliset urheilukilpailut tai suuret kongressit voivat täyttää kaikki kaupungin hotellit, mikä on otettava suunnittelussa huomioon)
• Miten loma-ajat vaikuttavat tapahtuman ajankohtaan? (esim. koulujen hiihtolomat, juhannus, äitienpäivä)

Tapahtumapaikan valinta

Tapahtumapaikan valinnassa kannattaa ottaa huomioon ainakin tapahtuman luonne, ajankohta ja kohderyhmä sekä paikan sijainti, tavoitettavuus, esteettömyys ja vuokrakustannukset.

Kun varaat tapahtumapaikkaa, muista varmistaa, tarvitaanko suullisen sopimuksen lisäksi vielä esimerkiksi erillinen hakemus.

• Sopiiko tapahtumasi ulos, sisälle vai sekä että?
• Montako osallistujaa/yleisön edustajaa odotat tapahtumaan?
• Miten tapahtumaan saavutaan?
• Millaiset esteettömät puitteet paikka tarjoaa?
• Miten tapahtumapaikka vastaa kestävän kehityksen periaatteita?
• Tarvitaanko tapahtumassa suuria rakenteita ja niiden kuljetusta?
• Tarvitaanko tapahtumassa sähköä tai vettä?
• Tarvitaanko pyöräparkki tai autopaikoitus?
• Paljonko paikka saa maksaa?
• Onko paikassa rajoituksia melun suhteen?
• Tarvitaanko paikassa/paikan läheisyydessä anniskelua tai ravintolapalveluita?
• Millaisen signaalin paikan valinta antaa? (erilaiset imagot, esim. Tampere-talo, Hiedanranta, Eteläpuisto)

Sisätapahtumat

Tampereella on satoja tiloja, joissa voi järjestää sisätapahtumia. Tapahtumajärjestämiseen soveltuvat monitoimitalot, kokoustilat, koulut, teatterit, urheiluhallit, ravintolat, kirjastot, ostoskeskukset ja jopa parkkihallit. Suurille ihmismäärille tarkoitettuja sisätiloja on vähemmän, joten niiden varaaminen kannattaa hoitaa ajoissa. Urheilutilojen vuokraamisessa kannattaa arvioida urheilijoiden, toimitsijoiden, vapaaehtoisten ja yleisön määrä erikseen.

Monissa sisätiloissa on valmiina usein tarvittavia rakenteita kuten tuoleja, pöytiä, sähköt, vesi ja wc-tilat. Tapahtumakäyttöön sopivissa tiloissa voi lisäksi olla tapahtumarakenteita kuten valkokangas, lava, tapahtumavalaistus, kuorokoroke, äänentoisto, narikka, tiski jne. Jos tilassa ei ole näitä tai muita tarvittavia rakenteita, niitä voi vuokrata. Usein tilan omistajalla/vuokraajalla on suosituksia vuokraavista tahoista.

Varmista aina, mitkä rakenteet ja palvelut kuuluvat vuokraan.

Ulkotapahtumat

Erilaiset kentät, puistot, aukiot ja kadut soveltuvat monenlaisille tapahtumille ja niin pienille kuin todella suurillekin yleisöille. Esimerkiksi Pyynikin ja Ratinan stadionit on suunniteltu urheiluareenoiksi, mutta ne käyvät muuhunkin käyttöön.

Ulkotiloissa järjestettävien tapahtumien paikan valintaan vaikuttaa esim. sähkön ja veden saatavuus ja muu tarvittava infrastruktuuri. Lähes kaikkiin paikkoihin on mahdollista saada nämä asiat, mutta asia on tärkeää huomioida jo paikkaa valitessa. Infrastruktuurista tulee kustannuksia, joihin on syytä varautua.

Tapahtuman luonteesta riippuen on hyvä selvittää, onko lähiympäristössä asuinalueita, hoitolaitoksia, kirkkoja tai muita häiriöille herkkiä kohteita, jotka pitää tapahtuman suunnittelussa ottaa huomioon.

Tapahtuman resurssit

Tapahtuman järjestämiseen ei innostuksesta huolimatta kannata ryhtyä liian vähin resurssein. Suunnitteluvaiheessa on syytä käydä huolellisesti läpi tapahtuman henkilöresurssit ja taloudelliset resurssit.

Henkilöstö ja vapaaehtoiset

Varsinkin suurissa tapahtumissa vastuun jakaminen tapahtumaorganisaation kesken on välttämätöntä tapahtuman onnistumisen takaamiseksi. Ennen kaikkea tapahtumalle on nimettävä projektipäällikkö, joka kantaa vastuun koko projektin etenemisestä.

Tapahtuman järjestämisessä on monia osa-alueita, joten henkilöstöltä tarvitaan monenlaista osaamista. Suurissa tapahtumaorganisaatioissa on erikseen esimerkiksi ohjelmisto-, markkinointi- ja talousvastaavat. Myös teknisistä asioista on hyvä olla tietämystä, vaikka esitystekniikka ja rakenteet hankittaisiinkin organisaation ulkopuolelta. Vaikka tapahtumaa järjestettäisiin pienellä porukalla, pitää olla tiedossa kuka vastaa mistäkin tapahtuman osa-alueesta.

Työnantaja eli tapahtuman järjestäjä vastaa työsopimuksista ja vakuutuksista.

Monet tapahtumat ovat mahdollisia vain vapaaehtoisten toimijoiden panoksen vuoksi. Useimmiten vapaaehtoiset ovat mukana omasta kiinnostuksesta, mutta heitä voi lisäksi houkutella ja innostaa mukaan vaikkapa ilmaisella sisäänpääsyllä, tapahtumaan liittyvillä tuotteilla ja palveluilla tai muilla eduilla. Myös saatava kokemus sekä mahdolliset todistukset ovat monille syy olla mukana.

Talous

Tapahtuman talouden suunnittelu täytyy aloittaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Tapahtuman rahoitus koostuu tapahtumajärjestäjän omasta pääomasta ja ulkopuolisesta rahoituksesta. On tärkeä huomioida, että kulut lankeavat yleensä maksettaviksi ennen tapahtumaa, kun taas tuloja alkaa monesti kertyä vasta tapahtuman ollessa jo käynnissä.

Hyvin suunniteltu budjetti auttaa myös itse tapahtuman suunnittelussa. Budjettiin on listattava, millaisia menoja tapahtumasta syntyy ja millaisia tuloja siitä on mahdollista saada. Menoja syntyy esimerkiksi tapahtumapaikasta, työntekijöiden palkoista, jätehuollosta, järjestyksenvalvonnasta ja turvallisuudesta, alihankkijoiden palveluista, rakenteista (lavat, katsomot, teltat, tuolit, pöydät, valkokankaat, wc-tilat, vesi, sähkö), esiintyjistä, äänentoistosta, lupien ja ilmoitusten käsittelystä ja mainostamisesta.

Tyypillisiä tulomuotoja ovat pääsylipputulot, sponsoritulot, myyntipistevuokrat ja julkinen rahoitus. Jos tapahtumaan myydään pääsylippuja, on arvioitava, mikä on sopiva hinta niille ja mikä on niiden realistinen myyntiodote. Jos tapahtumalle päätetään etsiä sponsoreita, potentiaalisia ehdokkaita ovat tapahtuman luonteeseen toiminnaltaan tai aatemaailmaltaan sopivat tahot. Kannattaa myös pohtia, voisiko tuloja kerryttää oheistoiminnoilla, esimerkiksi vuokraamalla myynti- tai esittelypisteitä tapahtuma-alueelta. Tapahtumille voi lisäksi hakea julkista rahoitusta kaupungilta, valtiota, säätiöiltä ja EU:lta.

Kysymyksiä:

• Mikä on tapahtuman päärahoitusmuoto?
• Millaisen summan organisaatiosi on itse valmis sijoittamaan tapahtumaan?
• Tarvitseeko tapahtumaa varten ottaa lainaa tai hankkia muuta ulkopuolista rahoitusta?
• Onko tapahtumalle mahdollista saada sponsoreita?
• Voidaanko tapahtumalle hakea tukia tai avustuksia?
• Voivatko yhteistyökumppanit rahoittaa tapahtumaa?
• Onko tavoitteena tehdä voittoa vai nollatulos?
• Mitä jos rahat loppuvat kesken?
• Millaisen tappion organisaatiosi on valmis kestämään?
• Millainen on suunnitelmasi tapahtuman peruuntumisen varalle?

Huomioi avustusten hakuajat ja avustuksiin liittyvät raportointivelvollisuudet.