Käytännön asiat ja kokousmenettely

Käytännön asiat

16. Sähköinen kokouskäytäntö

Tampereen kaupungilla on käytössä Selma-päätöksentekojärjestelmä, jolla hallitaan asioiden vireilletuloa, valmistelutyötä, päätöksentekoa, tiedoksiantoa sekä julkaisemista, asiointia ja arkistointia. Selma-päätöksentekojärjestelmään kuuluu kokoustyötila, jota käytetään toimielinten kokousten läpikäymiseen. Kokoustyötilassa julkaistaan toimielinten esityslistat kokonaisuudessaan eli siellä näkyvät myös mahdolliset salassa pidettävät pykälät ja salassa pidettävät liitteet. Kun kirjaudut sisään kokoustyötilaan, pääset katsomaan linkkien takaa kaikkien kokoustesi tietoja. Luottamushenkilönä näet kokoustyötilassa ainoastaan omien toimielintesi materiaalit. Tutustu esityslistalla oleviin asioihin kokoustyötilassa ennen kokousta. Samalla voit tehdä muistiinpanoja ja valmistella puheenvuoropyyntöjä. Kokouksen aikana kaikki luottamushenkilöt käyttävät kokoustyötilaa. Kokoustyötilassa merkitset itsesi läsnäolevaksi ja voit tehdä, muokata ja poistaa pykäläkohtaisia muistiinpanoja. Kokoustyötilassa pyydät puheenvuoroja, kirjoitat kommentteja, äänestät ja ilmoitat esteellisyydestä.

Toimielinten pöytäkirjat allekirjoitetaan ja arkistoidaan sähköisesti Selma-päätöksentekojärjestelmässä.

17. Sähköinen kokous

Toimielimen kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen ympäristön avulla. Hybridikokouksissa on mahdollista valita, osallistuuko kokoukseen kokouspaikalla vai etänä. Näissä kokouksissa käytetään Selma-päätöksentekojärjestelmää ja Teams-yhteyttä. Suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä.

Jotta kunnallisen päätöksenteon luottamuksellisuus ja arvokkuus säilyvät, huomioithan säädyllisen pukeutumisen myös kotiolosuhteissa.

18. Sähköinen päätöksentekomenettely

Sähköinen päätöksentekomenettely (eli ns. ennakkopäätöksenteko) tarkoittaa ajasta ja paikasta riippumatonta, suljetussa tietojärjestelmässä eli Selmassa tapahtuvaa päätöksentekoa. Sähköinen päätöksenteko soveltuu erityisesti rutiiniluonteisten asioiden käsittelyyn.

Kokouskutsuna lähetettävästä sähköpostiviestistä käy ilmi, mikäli kokous sisältää sähköisesti päätettäviä pykäliä ja mitkä ne ovat. Lisäksi tekstiviestitse toimitettavassa tiedossa lukee, mikäli sähköisesti päätettäviä pykäliä on, mitkä ne ovat ja mikä määräaika niihin on.

Jos yksikin jäsen haluaa käsittelyn kokouksessa tai jättää ilmaisematta kantansa kokonaan, käsitellään pykälä järjestelmässä kokouksen aikana, kuten mikä tahansa kokoukselle valmisteltu asia. Sähköinen päätöksentekomenettely lasketaan yhdeksi kokoukseksi varsinaisen kokouksen kanssa.

19. Sähköinen perustietolomake ja muutokset

Jokaisen Tampereen kaupungin luottamushenkilöksi valitun on täytettävä sähköinen perustietolomake mahdollisimman pian, jotta kokousmateriaalit voidaan jakaa sujuvasti. Lomake löytyy Tampereen kaupungin luottamushenkilöille suunnatulta internetsivulta.

Luottamushenkilö on velvollinen ilmoittamaan perustietojensa esimerkiksi osoitteen muuttumisesta ensi tilassa. Muutoslomake löytyy Tampereen kaupungin luottamushenkilöille suunnatulta internetsivulta.

20. Sidonnaisuudet

Velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista koskee kaupunginhallituksen, kaupunginhallituksen konsernijaoston, yhdyskuntalautakunnan, yhdyskuntalautakunnan ympäristö- ja rakennusjaoston, alueellisen ympäristöterveydenhuollon jaoston sekä asunto- ja kiinteistölautakunnan jäseniä ja varajäseniä, valtuuston puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia, pormestaria ja apulaispormestaria, jaostojen puheenjohtajistoa sekä kaupunginhallituksen ja lautakunnan esittelijää.

Ilmoitus tulee tehdä kahden kuukauden kuluessa siitä, kun sinut on valittu luottamustehtävääsi. Mahdolliset muutokset on ilmoitettava viivytyksettä. Lomake löytyy Tampereen kaupungin luottamushenkilöille suunnatulta internetsivulta.

21. Tietoliikenneyhteydet

21.a Tietokoneen hankkiminen ja tietoliikenneyhteys

Luottamushenkilönä toimiminen edellyttää, että sinulla on tietotekninen laite mukanasi kokouksissa. Luottamushenkilölle maksetaan valtuuston toimikauden aikana korvaus oman laitteen ja tietoliikenneyhteyden käytöstä. Korvaus maksetaan hakemuksesta kaupunginhallituksen ja sen jaoston, lautakuntien ja niiden jaostojen, tarkastuslautakunnan sekä johtokuntien jäsenille ja varajäsenille sekä valtuuston varsinaisille jäsenille. Varsinaiselle jäsenelle korvaus on 800 euroa valtuuston toimikaudessa. Varajäsenelle korvaus on 200 euroa valtuuston toimikaudessa.

Seudullisten toimielinten luottamushenkilölle voidaan maksaa kertakorvaus, mikäli henkilö ei ole oman kuntansa hallintosäännön mukaisesti oikeutettu saamaan päätelaitetta käyttöönsä tai korvausta oman laitteen käytöstä luottamustehtävän hoitamista varten. Korvaukset maksetaan kertakorvauksena valtuustokauden alkaessa. Mikäli luottamushenkilö hakee kertakorvausta kesken toimikauden, maksetaan hänelle hakemuksen jättämisen jälkeinen laskennallinen osuus korvauksesta. Jos luottamushenkilö toimii luottamustehtävässään vain osan valtuustokaudesta, hänelle maksetaan laskennallinen osuus korvauksesta. Liikaa maksettu osuus korvauksesta peritään takaisin normaalin laskutuskäytännön mukaisesti.

21.b Sähköpostiosoite

Luottamushenkilönä saat oman toimielimesi sihteerin kautta luottamustehtävien hoitoa varten tampere.fi-päätteisen sähköpostiosoitteen. Sähköpostiosoite on tärkeä, sillä kaikki viestit lähetetään tampere.fi-osoitteisiin. Tampereen kaupungin sähköpostiosoitteiden välillä lähetetyt viestit välitetään suojatun yhteyden sisällä, eikä erillistä salausta tarvita. Pyynnöstäsi Tiedon tukikeskus voi ohjata sähköpostisi johonkin toiseen osoitteeseen, mutta tämä vaatii erityisperustelut. Huomaa kuitenkin, että tällöin Tampereen kaupunki ei voi vastata postipalvelun toimivuudesta ja turvallisuudesta eikä lähettää sinulle salaista sähköpostia. 

22. Kokouksiin kulkeminen

Tampereen kaupungin luottamushenkilön kotipaikan tulee olla Tampereella tai yhteistoiminta-alueen toimielimen jäsenillä seutukunnassa. Johtokunnan tai toimikunnan jäsenen kotikunta voi olla muu. Mikäli sinulla on asunto esimerkiksi Helsingissä, korvataan sinulle matkakulut ainoastaan Tampereen/seutukunnan vakituisesta asunnosta kokouspaikalle.

22.a Kokouspaikka

Valtuuston kokoukset ja valtuuston kokouspäivinä pidettävät kaupunginhallituksen kokoukset ovat Tampere-talolla. Kaupunginhallituksen, lautakuntien ja jaostojen kokoukset pidetään pääsääntöisesti Frenckellin kokoustiloissa (Auditorio ja Valvomo). Toimielimet voivat omalla päätöksellään pitää myös sähköisiä kokouksia.

22.b Linja-autolla

Luottamushenkilön on mahdollista hakea korvausta joukkoliikenteen käyttämisestä toimielinten kokouksiin osallistuessaan.

22.c Omalla autolla

Pormestari ja apulaispormestarit voivat hakea henkilökohtaista omakustanteista pysäköintilupaa ja se voidaan myöntää heille hakemuksesta samalla kuukausihinnalla kuin kaupungin henkilöstölle. Pormestarilla ja apulaispormestareilla on käytössä edustusajoja varten myös kaupungin auto ja kuljettaja.

Kaupunginvaltuuston puheenjohtajalle ja konsernijaoston puheenjohtajalle voidaan osoittaa maksuton pysäköintipaikka silloin kun luottamustehtävän hoitaminen tätä edellyttää. Tätä haetaan virastopalveluista.

Valtuuston kokousten ajaksi on mahdollista pysäköidä Sairaalakadulle kaupungin myöntämällä O-luvalla. Tätä varten ilmoitetaan rekisterinumero valtuuston hallintosihteerille.

Toimielinten kokoustilanteiden osalta noudatetaan hallintosäännön palkkioliitettä.

Jos et erityisestä syystä voi käyttää omaa autoa tai julkista kulkuneuvoa, maksetaan sinulle kulukorvaus taksin käytöstä. Asiasta on neuvoteltava etukäteen.

23. Lastenhoito

Jos et saa kokouksen ajaksi lastenhoitoa muutoin järjestettyä, sinulla on mahdollisuus hakea korvausta lastenhoitajan palkkaamisesta. Lastenhoitajan korvaus maksetaan kokouksen ajalta ja on enintään 30 euroa tunnilta enintään kahdeksalta tunnilta vuorokaudessa. Ansiotulojen ja kustannusten korvaushakemus löytyy Tampereen kaupungin luottamushenkilöille suunnatulta internetsivulta.

Lastenhoitajan laskuttama summa jaetaan luottamushenkilön tarvitsemille tunneille (kokous sekä matka kokoukseen ja takaisin).

24. Valokuvan toimittaminen

Voit toimittaa valokuvasi kaupungin internetsivuja varten osoitteeseen [email protected]. Kuvan tulisi olla laadukas ja vaaleaa taustaa vasten otettu puolikuva tai puolilähikuva. Halutessasi virastomestarit ottavat myös valokuvan erikseen ilmoitettavana aikana.

25. Kahvi- ja ruokatarjoilut

Lounas tarjoillaan päivällä alkavissa kokouksissa kaupunginhallitukselle ja konsernijaostolle. Muiden lautakuntien ja jaostojen kokouksissa on kahvitarjoilu.

Kaupunginvaltuustolle tarjotaan lämmin ateria, joka on tarjolla Tampere-talon lämpiössä. Myöhemmin on mahdollista saada kahvia ja pikkupurtavaa. Ilmoita oman toimielimesi sihteerille erikoisruokavaliostasi.

Kokousmenettely

Seuraavissa kappaleissa kerrotaan tarkemmin toimielinten kokousmenettelystä.

26. Ennen kokousta

Kokoukset pidetään toimielinten etukäteen päättäminä aikoina. Lautakuntien kokouspäivät päätetään pääsääntöisesti puolivuosittain. Kokousportaalin kautta pääset lukemaan kokousmateriaalin. Sieltä löydät myös muun materiaalin, johon sinulla on käyttöoikeus. Portaalissa voit lisäksi selata edellisten kokousten tietoja ja lukea ajankohtaisista asioista. Portaalista löydät myös kokouskalenterin, lomakkeet omien tietojen ja niissä tapahtuneiden muutosten ilmoittamiseen ja erilaisten kulukorvausten hakemiseen.

Toimielinten kokouskutsu lähetetään pääsääntöisesti kokousta edeltävän viikon torstaina tekstiviestillä ja sähköpostilla. Kun saat kokouskutsun, pääset heti tutustumaan kokouksen esityslistaan, liitteisiin ja oheismateriaaliin.

Valtuuston esityslista liitteineen tallennetaan Selma-tietojärjestelmään valtuutettujen saataville vähintään 11 päivää ennen kokousta. Esityslistan julkaisemisesta ilmoitetaan tekstiviestillä. Kokouskutsu ja esityslista julkaistaan lisäksi kaupungin verkkosivulla.

Kokouksen esityslistasta näet päätettäväksi tulevat asiat. Päätettävät asiat esitetään omina pykälinään. Jokaisen kokouksen esityslistalla on kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen ja pöytäkirjantarkastajien valinta. Jos jonkin esityslistalta puuttuvan asian käsitteleminen on kokouksessa välttämätöntä, asia voidaan toimielimen päätöksellä ottaa lisäesityslistalle. Toimielin päättää esityslistalle ottamisesta kokouksen alussa.

27. Asian käsittely kokouksessa

Saavu kokoukseen ajoissa ja kirjaudu heti kokoustyötilaan läsnä olevaksi. Näin järjestelmä rekisteröi sinut mukaan kokouksen alusta alkaen.

Kaupunginhallituksen puheenjohtaja on pormestari. Lisäksi kaupunginhallituksella on kolme varapuheenjohtajaa, jotka valtuusto valitsee. Lautakuntien puheenjohtajana toimii apulaispormestari tai varapuheenjohtaja. Lautakunta valitsee keskuudestaan jaostojensa puheenjohtajiston. Kokouksessa päätökset tehdään esittelijän päätösesityksen pohjalta. Päätösten on oltava lainmukaisia. Esittelijöinä toimivat viranhaltijat. Esittelyn jälkeen puheenjohtaja avaa yleiskeskustelun ja päättää sen, kun puheenvuoroja ei enää pyydetä. Yleiskeskustelua ei kirjata pöytäkirjaan. Kokouksessa puheenvuorot pyydetään kokousohjelmaa käyttäen. Puheenvuorojen on pysyttävä käsiteltävässä asiassa ja oltava sisällöltään asiallisia. Kaupunginhallituksen, lautakuntien ja jaostojen keskustelut ovat luottamuksellisia.

Keskustelun aikana jäsenet voivat tehdä asiaan muutos-, pöydällepano-, palautus-, toivomusponsi- ja hylkäysehdotuksia. Jos ehdotuksia ei kannateta, ne raukeavat. Toivomusponnen voi tehdä vain valtuuston kokouksessa. Asian pöydällepano tarkoittaa sitä, että asia siirretään seuraavan kokouksen päätettäväksi. Asia voidaan myös palauttaa uudelleen valmisteluun. Muutosehdotukset lähetetään kokoukselle kirjallisesti. Voit kirjata muutosehdotuksesi jo etukäteen kokousjärjestelmään ja lähettää ehdotukset kokouksen aikana järjestelmällä kaikkien nähtäväksi.

Jos toimielin ei ole yksimielinen päätösehdotuksen hyväksymisestä, asiasta äänestetään. Äänestykset suoritetaan sähköistä kokousjärjestelmää käyttäen. Äänestyksessä asetetaan vastakkain jäsenen tekemä muutosehdotus ja esittelijän pohjaehdotus. Jos muutosehdotuksia on useita, asetetaan ensin vastakkain kaksi pohjaesityksestä eniten poikkeavaa ehdotusta. Näin jatketaan, kunnes jäljellä on yksi muutosehdotus ja esittelijän pohjaesitys. Jos kokouksessa on ehdotettu esityksen hylkäämistä, lopuksi äänestyksessä ovat vastakkain aiemmat äänestykset voittanut esitys ja hylkäysehdotus. Äänestyksessä vaihtoehtoina on JAA ja EI sekä tyhjän äänestäminen. Äänten mennessä tasan puheenjohtajan ääni ratkaisee.

Voit jättää pöytäkirjaan eriävän mielipiteen, jos olet äänestänyt voittanutta päätösehdotusta vastaan. Luottamushenkilö vapautuu päätöksen tuottamasta oikeudellisesta vastuusta jo siten, että on äänestänyt voittanutta kantaa vastaan tai tehnyt ehdotuksen, joka on kannatuksen puuttuessa rauennut. Ilmoita eriävästä mielipiteestä heti äänestyksen jälkeen ennen seuraavan asian käsittelyä. Suullinen ilmoitus riittää. Lisäksi voit jättää eriävän mielipiteen kirjallisena toimielimesi sihteerille pöytäkirjan tarkastamiseen saakka.

Otto-oikeus tarkoittaa sitä, että toimielin voi ottaa käsiteltäväkseen alemman viranomaisen päättämän asian. Tampereen kaupungin hallintosäännössä toimielimen otto-oikeus on myönnetty kaupunginhallitukselle, lautakunnille ja johtokunnille. Otto-oikeudesta säädetään tarkemmin kuntalain 92 §:ssa ja hallintosäännössä. Toimielin voi otto-oikeuden nojalla tehdä asiasta uuden päätöksen tai kumota, muuttaa tai pysyttää aiemmin tehdyn päätöksen tai palauttaa asian päätöksen tehneen viranomaisen uudelleen käsiteltäväksi. Otto-oikeus koskee vain kuntalain nojalla eteenpäin delegoitua päätösvaltaa. Lautakunta ei kuitenkaan voi käyttää otto-oikeutta, jos kaupunginhallitus on ilmoittanut käyttävänsä asiassa omaa otto-oikeuttaan.

Keskustelu valtuustossa

Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei valtuusto toisin päätä.

Puheenvuoroa pyydetään Selma-järjestelmässä. Puheenvuoron suosituspituus on enintään kolme minuuttia. Pormestarille ja konsernijohtajalle annetaan puheenvuoro ennen muita puhujia. Muut puheenvuorot annetaan pääsääntöisesti pyydetyssä järjestyksessä. Tästä poiketen puheenjohtaja voi antaa

• asian käsittelyn alussa ryhmäpuheenvuoron kunkin valtuustoryhmän edustajalle ryhmien suuruuden mukaisessa järjestyksessä
• puheenvuoron apulaispormestarille
• puheenvuoron tarkastuslautakunnan tai tilapäisen valiokunnan puheenjohtajalle

Puheenjohtajalla on oikeus yksittäisessä asiassa rajoittaa puheenvuorojen pituutta niin, että ryhmäpuheenvuoro voi kestää enintään 10 minuuttia ja muu puheenvuoro enintään 3 minuuttia. Tarvittaessa puheenjohtaja voi määritellä puheenvuorojen pituuden toisin.

Ryhmäpuheenvuorot pidetään puhujakorokkeelta ja muut puheenvuorot omalta paikalta.

Ylimääräistä keskustelua tulee välttää istuntosalissa, jotta kokouksen kulku ei häiriintyisi.

28. Pöytäkirja ja sen tarkastaminen

Kaikista kokouksista pidetään pöytäkirjaa. Pöytäkirja on tärkeä dokumentti, sillä asioiden katsotaan olevan niin kuin ne on kirjattu pöytäkirjaan. Pöytäkirjaan kirjataan kokouksessa tehdyt päätökset, päätösehdotukset ja äänestysten sekä vaalien tulokset. Pöytäkirjasta selviää, mikäli asia on palautettu valmisteluun, jätetty pöydälle tai poistettu esityslistalta. Myös tieto esteellisyydestä ja eriävä mielipide kirjataan pöytäkirjaan.

Lisäksi pöytäkirjaan merkitään kokouksen alkamis- ja päättymisaika ja kokouksen keskeytykset, kokouspaikka, läsnä olleet ja saapuvillaoloajat, poissaolleet, myönnetyt läsnäolo- ja puheoikeudet, kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus, pöytäkirjantarkastajat sekä pöytäkirjanpitäjän todistus pöytäkirjan nähtävillä pitämisestä.

Salassa pidettävien asioiden kohdalle pöytäkirjaan kirjataan salassapitomerkinnät. Pöytäkirjaan liitetään muutoksenhakuohje ja tieto siitä, minne päätöksen oikaisuvaatimus tai valitus toimitetaan.

Jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä kokouksen kulusta, pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mukaan. Puheenjohtaja, pöytäkirjanpitäjä ja pöytäkirjantarkastajat allekirjoittavat pöytäkirjan. Toimielimen sihteeri julkaisee pöytäkirjat internetiin.

Pöytäkirja julkaistaan aluksi tarkastamattomana, mutta pöytäkirja syntyy virallisesti vasta, kun se on tarkastettu. Kokouksessa valitut pöytäkirjantarkastajat tarkastavat pöytäkirjan kokouksen jälkeen sovittuun ajankohtaan mennessä. Pöytäkirja allekirjoitetaan Selma-päätöksentekojärjestelmässä. Jos pöytäkirjantarkastaja on eri mieltä pöytäkirjasta, se tarkastetaan toimielimen seuraavassa kokouksessa ja tarvittaessa äänestetään pöytäkirjan paikkansapitävyydestä.

29. Esteellisyys

Esteellisyys eli jääviys tarkoittaa henkilön sellaista suhdetta asiaan tai asianosaisiin, että se vaarantaa hänen puolueettomuutensa yksittäisen asian käsittelyssä. Esteellinen luottamushenkilö ei saa osallistua asian käsittelyyn. Esteellisyys koskee kaikkia asian käsittelyvaiheita. Mikäli esteellinen henkilö ottaa osaa asian käsittelyyn, päätös syntyy virheellisessä järjestyksessä ja se voidaan kumota valituksen perusteella. Valtuutetun esteellisyysperusteet määritellään kuntalaissa, muiden luottamushenkilöiden esteellisyysperusteet hallintolaissa. Hallintolaissa määritetyt esteellisyysperusteet ovat osallisuusjäävi, edustusjäävi, intressijäävi, palvelus- tai toimeksiantosuhdejäävi, yhteisöjäävi ja yleislausekejäävi. Esteellisyys voi syntyä myös silloin, kun asia koskee henkilön läheistä. Läheisiksi katsotaan hallintolain 28 §:ssa määritellyt henkilöt.

Luottamushenkilö vastaa itse esteellisyytensä arvioinnista. Mikäli olet esteellinen, merkitse itsesi esteelliseksi kokousjärjestelmään ja ilmoita kokoukselle ääneen esteellisyyden syy. Sinun on poistuttava kokoussalista koko pykälän käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. Jos esteellisyytesi on epäselvää tai tulkinnanvaraista, toimielin äänestää esteellisyydestä. Et itse saa osallistua äänestykseen esteellisyydestäsi. Jos olet esteellinen käsittelemään yksittäistä asiaa, voit kutsua varajäsenen sijaasi. Jos olet epävarma esteellisyydestäsi, ole yhteydessä oman toimielimesi sihteeriin jo ennen kokousta.

Valtuutettu on esteellinen käsittelemään asiaa, jos asia koskee henkilökohtaisesti häntä tai hänen hallintolain 28 §:n 2 tai 3 momentissa tarkoitettua läheistään. Jos valtuutettu on epävarma esteellisyydestään, asiasta pitää tulla keskustelemaan sihteeristön kanssa ennen kokousta.

Luottamushenkilöitä valittaessa valtuutetut eivät ole esteellisiä.