Tilapäismajoitus tapahtumissa

Tilapäismajoituksen varausehdot

1. Asiakas sopii koulujen rehtorien/kampusvastaavien/vahtimestareiden kanssa tarkemman aikataulun koulujen tiloihin tutustumista, ennakkotarkastusta sekä avainten luovuttamista ja palautusta varten.
2. Asiakas vahvistaa lopullisen majoittujamäärän vähintään kaksi viikkoa ennen tapahtuman alkua liikuntapalveluihin. Vahvistettu majoittujamäärä toimii laskutusperusteena. Liikuntapalvelut lähettää majoituksesta laskun asiakkaalle tapahtuman päättymisen jälkeen.
3. Asiakkaan hakemus käsitellään liikuntapalveluiden asiakaspalvelussa. Hyväksytystä varauksesta lähetetään varausvahvistus, josta ilmenee majoituskoulut, majoituksen ajankohta, majoituksen hinta, majoittujien alustava henkilömäärä, asiakkaan yhteyshenkilö ja yhteystiedot sekä laskutusosoite. Varausvahvistus jaetaan asiakkaalle, rehtorille/ kampusvastaavalle/vahtimestarille, tilapalveluille ja Pirkanmaan Voimia Oy:lle sähköpostiosoitteeseen [email protected]. Varausvahvistus on samalla toimeksianto Voimialle siivousvaunujen varustamisesta majoittujien käyttöön ja majoituksen jälkeisen loppusiivouksen suorittamisesta.
4. Koulu luovuttaa asiakkaan käyttöön vain tilan. Asiakkaan tulee olla yhteydessä majoituskohteen puhtauspalvelutuottajan henkilökuntaan ennen varauksen alkamista. Asiakas vastaa luokkatilojen järjestämisestä majoituskuntoon, kalusteiden palauttamisesta takaisin alkuperäisille paikoilleen majoituksen päättyessä (ota kuva ennen kalusteiden siirtämistä) sekä tilojen perussiivouksesta. Kalusteita ei saa siirtää luokkatiloista pois. Majoitusvaraukseen sisältyy majoituksen laajuuden mukaan 1 - 2 siivousvaunua siivousohjeineen. Siivousvaunu sisältää tarvittavat välineet perussiivoukseen (lattiapintojen lakaisu ja moppaus sekä roskien tyhjennys). Loppusiivous tehdään puhtauspalveluiden tuottajan toimesta ennen normaalin käytön alkamista.
5. Asiakkaan on itse huolehdittava tarvittavien patjojen ja peitteiden yms. toimittamisesta koululle.
6. Majoituksiin liittyvät peruutukset on tehtävä viimeistään 7 päivää ennen varauksen alkua. Muussa tapauksessa koko summa laskutetaan alkuperäisen varauksen mukaisesti.
7. Myönnettyjen vuorojen peruminen tai muutos voidaan tehdä ainoastaan kirjallisesti tai sähköpostitse liikuntapalvelujen asiakaspalveluun.
8. Asiakas saa koululta tilapäismajoituskohtaisen pelastussuunnitelman liitteen, jota on täydennettävä majoittumista koskevilla tiedoilla. Asiakkaan tulee toimittaa pelastussuunnitelman liite ja omavalvontasopimus Pirkanmaan pelastuslaitokselle sähköisellä lomakkeella tai postitse vähintään kahta viikkoa ennen tilapäismajoituksen alkamista. Lisätiedot: [email protected]
9. Asiakkaalla on ensisijainen vastuu tilojen käytöstä ja valvonnasta. Asiakkaan on nimettävä koulukohtainen vastuuhenkilö ja hänelle varahenkilö. Vastuu- ja varahenkilöt on ilmoitettava kirjallisesti yhteystietoineen ennen tapahtumaa kunkin koulun rehtorille/ kampusvastaavalle ja vahtimestarille.
10. Sisäänpääsy kouluille on vain kyseisen koulun majoittujilla, joilla on osallistujapassi sekä siihen merkitty majoituskoulun nimi. Koululla vieraileminen ei ole mahdollista.
11. Asiakas huolehtii ja vastaa tarvittavasta valvonnasta koulurakennuksessa. Yöaikaan valveilla olevia valvojia on oltava vähintään kaksi, jolloin toinen valvojista voi suorittaa kiertävää valvontaa rakennuksessa. Valvojien on tunnettava pelastussuunnitelma, pohjapiirros ja poistumisreitit sekä osattava kommunikoida nämä myös ei-suomenkielisille osallistujille. Lisäksi on huomioitava seuraavat turvallisuuteen vaikuttavat tekijät: rakennusten palo-ovet on pidettävä kiinni, rakennusten seinustoilla ei saa säilyttää syttyvää tavaraa ja pelastustiet on pidettävä vapaana. Alkusammutuskaluston sijoitus ja merkinnät oltava kunnossa.
12. Tupakointi, päihteiden hallussapito tai niiden vaikutuksen alaisena oleminen on kielletty koulutiloissa ja koulun alueella. Majoittujat vastaavat itse omaisuudestaan koululla. Juhliminen ja ruoanlaitto luokkahuoneissa ei ole mahdollista.
13. Majoituksen aikaisista ateria- ja puhtauspalveluista asiakas voi olla yhteydessä Pirkanmaan Voimiaan [email protected]. Tiedustelut palveluista tehtävä kuluvan vuoden maaliskuun loppuun  mennessä.
14. Mikäli majoituksen aikana vahingoitetaan koulun kiinteistöä, kalustoa tai muuta omaisuutta, järjestäjän on viipymättä ilmoitettava vahingosta koulun rehtorille/kampusvastaavalle korvausmenettelyn selvittämistä varten. Asiakas on velvollinen korvaamaan aiheutuneen vahingon. Asiakkaalla on vahingonkorvausvelvollisuus myös muista aiheuttamistaan vahingoista (esim. avainten katoaminen). Asiakkaalla tulee olla vastuuvakuutus.
15. Asiakas jättää tilat käytön jälkeen siistiin kuntoon ja noudattaa siivousvaunun yhteydessä saamaansa siivousohjetta. Asiakasta laskutetaan siivoamatta jätetyistä tiloista, mahdollisista lattioille jääneistä nesteistä ja muusta poikkeuksellisen lian siivouksesta sekä rikkoutuneista siivousvälineistä.
16. Majoituksen hintaan sisältyy normaalin kulutuksen mukainen määrä pehmopapereita, käsienpuhdistus- ja käsiendesinfiointiaineita.