Varhaiskasvatuksen eVaka-tietojärjestelmä voitti Open World Hero 2024 -tunnustuksen
Tunnustus luovutettiin 8.10.2024 vuosittain järjestettävän kansainvälisen Mindtrek-teknologiakonferenssin yhteydessä Tampereella. Paikalla tilaisuudessa palkintoa vastaanottamassa olivat Espoon kaupungin digikehittämispäällikkö Harri Luttinen ja Tampereen kaupungin varhaiskasvatusjohtaja Elli Rasimus. Palkinnon myönsi Suomen avoimien tietojärjestelmien keskus COSS ry.
Tampereella eVaka otettiin käyttöön 1.4.2022 varhaiskasvatuksessa ja vuonna 2023 esiopetuksessa. eVakan ensimmäisen version kehitti ja otti käyttöön Espoon kaupungin kasvun ja oppimisen toimialan varhaiskasvatus vuosina 2017–2020.
Palkittu eVaka-tietojärjestelmä on avoimeen lähdekoodiin pohjautuva varhaiskasvatuksen asiakastieto- ja toiminnanohjausjärjestelmä, jota kehittävät yhteistyössä Espoon, Tampereen, Oulun ja Turun kaupungit. Sen on tähän mennessä ottanut käyttöönsä yhteensä 12 kuntaa, joiden väestöpohja kattaa noin 1,2 miljoonaa asukasta. Lasten huoltajien lisäksi järjestelmän käyttäjinä on viikoittain kymmeniä tuhansia kuntien työntekijöitä.
Tietoa nopeasti ja ajantasaisesti
Asiakaspalvelun näkökulmasta eVaka on mahdollistanut sujuvamman ja tietoturvallisemman tavan hoitaa palveluohjausta ja asiakasmaksuja.
- Asiakkaan tiedot tulevat suoraan Digi- ja väestötietovirastosta. eVaka on mahdollistanut nopean ja ajantasaisen tiedonsaannin. Olemme myös saaneet parannuksia ohjelmaan nopeasti, kertoo Tampereen kaupungin varhaiskasvatuksen asiakaspalvelupäällikkö Katri Mantere.
Tampereella asiakkailta (varhaiskasvatuksen työntekijät ja huoltajat) kysellään käyttäjäpalautetta säännöllisesti vuosittain ja kehittämisideoita pyritään mahdollisuuksien mukaan kehittämään ja ottamaan käyttöön.
- Uusia ominaisuuksia määritellessä ja kehittäessä olemme voineet hyödyntää varhaiskasvatuksen asiantuntijoiden ja johdon panosta ja osaamista omalta toimialaltaan. Tämän yhteistyön ansiosta järjestelmästä on saatu mahdollisimman käyttäjäystävällinen. Oman kunnan tarpeet ja toiveet on myös voitu huomioida, ja yhteistyö on ollut sujuvaa, sanoo kehitystyössä mukana ollut ICT-tuoteomistaja Heli Ketola Tampereen kaupungilta.
Tänä vuonna myös kaikki Tampereen kehyskunnat (Lempäälä, Vesilahti, Pirkkala, Ylöjärvi, Nokia, Hämeenkyrö, Kangasala ja Orivesi) ovat ottaneet eVakan käyttöön.
Kunnat jatkavat kehitystyötä
Palkinnon perusteluissa eVakaa luonnehdittiin ainutlaatuiseksi avoimen lähdekoodin projektiksi kuntien tietojärjestelmäkentällä. Palkintoraadin mukaan se on erinomainen esimerkki menestyksekkäästä kuntien yhteiskehittämisestä. eVakassa yhdistyvät kuntien välinen yhteistyö, yhteisten intressien edistäminen sekä avoimuus ja läpinäkyvyys.
Koska järjestelmän kehittäminen on kuntien omissa käsissä, kuntien tarpeita ja asiakkaiden toiveita voidaan huomioida kehitystyössä paremmin. eVakan kehitystyötä jatketaan myös tulevaisuudessa.
- eVaka yhdistää useita eri prosesseja yhteen järjestelmään, mikä helpottaa niiden hallintaa ja tehostaa toimintaa. Sen avulla voidaan myös tuottaa ajantasaista tietoa, joka auttaa ohjaamaan ja suunnittelemaan varhaiskasvatusta entistä paremmin. Varhaiskasvatusyksiköissä voidaan seurata esimerkiksi yksikön käyttö- ja täyttöasteita reaaliaikaisesti ja hyödyntää tietoa vaikkapa henkilöstöresurssin käytön suunnittelussa, kuvailee Tampereen kaupungin varhaiskasvatusjohtaja Elli Rasimus.
Open World Hero on COSS ry:n jakama tunnustus, jonka tavoitteena on edistää tietojärjestelmien avoimuutta. Vuosittain jaettava palkinto myönnetään merkittävää työtä tämän tavoitteen eteen Suomessa tehneelle henkilölle tai organisaatiolle.
