Maankäyttö- ja rakennuslain myötä kaavoitukseen tullut osallistumismenettely pyrkii takaamaan kansalaisten vaikutusmahdollisuudet ja sitä kautta parantamaan ympäristön laatua. Suomen hallitusmuoto sanoo seuraavasti:
"Vastuu luonnosta ja sen monimuotoisuudesta, ympäristöstä ja kulttuuriperinnöstä kuuluu kaikille. Julkisen vallan on pyrittävä turvaamaan jokaiselle oikeus terveelliseen ympäristöön sekä mahdollisuus vaikuttaa elinympäristöään koskevaan päätöksentekoon."
Tähän perustuu osallistumismenettely. Kaavoituksesta on tiedotettava sillä tavoin, että niillä, joita asia koskee, on mahdollisuus seurata kaavoitusta ja vaikuttaa siihen.
Maankäyttö- ja rakennuslain mukaan kaavoitettavan alueen maanomistajat sekä ne, joiden asumiseen, työntekoon tai muihin oloihin kaava saattaa huomattavasti vaikuttaa, ovat osallisia. Osallisia ovat myös viranomaiset ja yhteisöt, joiden toimialaa suunnitelmassa käsitellään.
Olipa kyseessä siis liikeyritys, yksityinen ihminen, yhdistys tai jokin muu yhteisö, kaikki voivat olla osallisia kaavan laatimiseen. Sanamuoto saattaa huomattavasti vaikuttaa on merkittävä. Se ilmaisee ensinnäkin, että vaikutusta mahdollisen osallisen elämään ei tarvitse todistaa, epäilys riittää. Toisaalta epäillyn tai todetun vaikutuksen tulee olla huomattava, ennenkuin jonkun voidaan katsoa olevan osallinen. Osallisuuteen tuskin riittää, että näkee kaavoitettavan alueen joka päivä työmatkallaan. Osallinen on esimerkiksi silloin, kun kaavoitettava alue on naapurustossa tai käsittää yleisesti merkittävää keskusta- tai virkistysaluetta.
Osallisten luettelo esitetään kaavan osallistumis- ja arviointisuunnitelmassa.
Osallisella tulee maankäyttö- ja rakennuslain mukaan olla mahdollisuus osallistua kaavan valmisteluun, arvioida kaavoituksen vaikutuksia ja ennenkaikkea lausua mielipiteensä asiasta, mielellään jo työn alkuvaiheessa. Lain tarkoituksena ei suinkaan ole, että osalliset päättäisivät kaavan sisällöstä. Päätösvalta säilyy edelleen kaupungin luottamuselimillä, joiden on päätöksissään otettava huomioon kaupungin aiemmat strategiset päätökset ja monia muita seikkoja, muun muassa taloudelliset resurssit.
Päätöksenteon sijasta osallistumismenettelyn tarkoituksena on siis varmistaa, että kaavan suunnittelijoilla on monipuolista tietoa suunnitteluun vaikuttavista asioista. Näin pyritään parempaan lopputulokseen.
Tampereella ei ole laajasti kokeiltu ns. asukkaiden "itsesuunnittelua". Sen sijaan yhdessä osallisten kanssa on pyritty löytämään hyviä ratkaisuja. Tärkeää on, että osalliset omalla paikallistuntemuksellaan lisäävät uutta tietoa kaavoitusprosessiin. Samalla osallisille toivottavasti syntyy selkeä käsitys suunnitteluratkaisujen taustoista ja perusteista. Kaavoitus on hyvin monitahoinen prosessi, jossa tarvitaan ammattitaitoista kaavoittajaa muokkaamaan usein ristiriitaisistakin tavoitteista ehjä ja toimiva kokonaisuus.
Yleiskaavoituksesta tiedotetaan ja vuorovaikutuksen järjestämisestä päätetään jokaisen yleiskaavan merkittävyyden ja laajuuden mukaan. Yleiskaavahankkeista laaditaan osallistumis- ja arviointisuunnitelma (OAS). Osallistumistapana käytetään yleensä tiedotus- ja keskustelutilaisuuksia tai tarvittaessa erityisen osallisryhmän perustamista. Osallisryhmän muodostamisesta kuulutetaan ja siihen valitaan halukkaiksi ilmoittautuneiden alueen asukkaiden, maanomistajien ja alueella toimivien yhteisöjen, yritysten tai yhdistysten edustajia.
Osallisille tiedotetaan tarpeen mukaan suunnittelun etenemisestä ja järjestetään suunnittelukokouksia ja tiedotustilaisuuksia. Osallisryhmässä toimiminen vaatii myös osalliselta vapaa-ajan käyttöä, paneutumista asioihin ja vaivannäköä. Parhaimmillaan osallisryhmät tuovat suunnitteluun arvokkaan tietolisän, joka parantaa lopputulosta.
Kuten yleiskaavoituksessakin, myös jokaisesta asemakaavahankkeesta laaditaan havainnollinen ja mahdollisimman selkeäsanainen osallistumis- ja arviointisuunnitelma (OAS). Se kuulutetaan yleensä nähtäville ja lähetetään kaupungin organisaation ulkopuolisille osallisille. Lisäksi se on nähtävänä kaavoituksen internet-sivuilla. Menettelystä on saatu hyvää palautetta.
Osallistumis- ja arviointisuunnitelmassa kuvataan se menettely, jota kyseisessä kaavahankkeessa aiotaan noudattaa. Siitä voidaan poiketa vain osallisille edullisempaan, entistä tiedottavampaan suuntaan. Yleisötilaisuuksia on järjestetty huomattavasti aikaisempaa enemmän. Asemakaavoituksessa on harvoin niin laajoja hankkeita, että niiden yhteydessä perustettaisiin varsinaista osallisryhmää. Eniten käydään edelleen henkilökohtaisia keskusteluja osallisten kanssa. Kirjeenvaihtomme on myös hyvin laajaa.
Hankesuunnitteluun pohjautuvat tapaukset ovat ongelmallisia osallistumisen kannalta, koska kaavoituksen tavoite ja sisältö on suurelta osin lyöty lukkoon jo ennen kaavoitusprosessin aloittamista. Hankkeen vetäjän kannalta katsottuna on hyvin järkevää, että jo ennen kaavoituksen alkua laaditaan esisuunnitelmia ja tehdään jopa koemarkkinointia. Osalliset taas kokevat, että ennakkosuunnittelu on jo vienyt heidän vaikutusmahdollisuuksiaan.
Myös monien julkisten rakennushankkeiden kohdalla törmätään samoihin ongelmiin. Esimerkiksi päätös uusien koulujen sijoittamisesta tai vanhojen laajentamisesta saatetaan tehdä kokonaan erillään kaavoituksesta jo ennen kaavaprosessin käynnistymistä, mikä voi kuntalaisten kannalta olla hyvinkin turhauttavaa. Itse asiassa osallisuusmenettelyä olisi syytä laajentaa esimerkiksi kunnallisten palvelujen suunnitteluun.
Tiedottamista jatketaan vanhalta pohjalta eli sanomalehtikuulutuksin ja lehdistötiedottein. Erityisesti olemme panostaneet verkkotiedottamisen sisällön kehittämiseen. Kaavoituskatsauksen lisäksi sivuillamme on karttahaun kautta nähtävissä vireillä olevien asemakaavojen osallistumis- ja arviointisuunnitelmat sekä yleisesti nähtävillä olevat asemakaavat selostuksineen. Lisäksi sivuilta löytyy paljon muuta kaavoitukseen liittyvää tietoa ja opastusta.