Siirry sisältöön

Tapahtuman toteutus

Kun on saatu itselle selväksi, mistä tapahtumassa on kysymys, kuka sen yleisö on ja missä ja milloin tapahtuma järjestetään sekä on määritelty, kuka vastaa mistäkin ja mikä on tapahtuman budjetti, voidaan ryhtyä toteuttamaan tapahtumaa.

Viranomaistapaamiset

Tapahtumajärjestäjän on tapahtumaa suunnitellessaan ja järjestäessään tarvittaessa aktiivisesti konsultoitava viranomaisia onnistuakseen turvallisen ja viihtyisän tapahtuman järjestämisessä. Suurista tapahtumista ja muista tapahtumista, joista voi aiheutua yleisölle tai ulkopuolisille haittaa, on järjestettävä hyvissä ajoin ennen tapahtumaa viranomaispalaveri, johon kutsutaan kaikki tarvittavat viranomaistahot.

Palaverissa käydään tapahtuma läpi, ja kukin viranomainen asettaa omat ehtonsa, jotka järjestäjän tulee huomioida. Tilaisuuden luonteesta riippuen tapaamiseen voivat osallistua muun muassa poliisi, pelastusviranomainen, rakennusvalvonnan edustaja, ympäristönsuojelun, terveydensuojelun ja elintarvikevalvonnan edustajat sekä katutilavalvonnan ja kiinteistötoimen edustajat.

Palaverin järjestämiseen voit pyytää apua tapahtumapalveluilta.

Tapahtuman turvallisuus

Tapahtumien turvallisuutta säätelevät erilaiset lait ja säädökset: Esimerkiksi pelastuslaki (toteutumista valvoo Pelastuslaitos), kokoontumislaki (Poliisi), terveydensuojelulaki ja kuluttajaturvallisuuslaki (Tukes) asettavat tapahtuman järjestäjän toiminnalle vaatimuksia, jotka turvaavat niin tapahtumassa kävijää kuin itse tapahtuman järjestäjääkin. Lakien ja niiden perusteella tehtävien ilmoitusten ja lupahakemusten tehtävä on myös herätellä tapahtumajärjestäjää pohtimaan tapahtuman sisältämiä vaaroja ja riskejä.

Ota huomioon, että vaikka jonkin tapahtumaan liittyvän palvelun tai toiminnon (esimerkiksi ilotulituksen) tuottaa jokin ulkopuolinen taho, on tapahtumajärjestäjä vastuussa myös tämän toiminnon turvallisuudesta.

Tapahtumajärjestäjällä on kuluttajaturvallisuuslain mukainen vastuu huolehtia, että tapahtuman asiaakkat ovat tietoisia tapahtuman turvallisuudesta. Tietoa voi välittää esimerkiksi erilaisin ohjekyltein ja kuullutuksin.

Pelastuslaitoksen, poliisin ja ensihoitoviranomaisten ottaminen mukaan tapahtuman suunnitteluun ja esimerkiksi riskien kartoittamiseen auttaa tapahtumajärjestäjää ehkäisemään vaaratilanteet entistä laajemmin.

Mahdollisia riskitekijöitä:

  • tapaturmat
  • ihmisten pakkautuminen (paniikki)
  • rakennelmien sortuminen
  • rajuilmat (ja niiden seurauksena esim. rakenteiden lentäminen)
  • vesialueiden läheisyys
  • pyrotekniikka, ilotulitusnäytökset
  • väkivaltainen isku
  • kuluttajapalvelut (esim. lennätykset, benji-hypyt, ajelut, tatuoinnit)

Huomaa, että nämä riskit koskevat niin pieniä kuin suuriakin tilaisuuksia.

Vaaratilanteet ja onnettomuudet

Jos riskikartoituksesta ja riskienhallinasta huolimatta tapahtumassa sattuu vaaratilanne tai jopa onnettomuus, on tapahtumajärjestäjän velvollisuus tehdä tapauksesta ilmoitus kuluttajaturvallisuutta valvovalle Turvallisuus- ja kemikaalivirastolle (Tukes).

Järjestyksenvalvonta

Tapahtuma-aikaista turvallisuutta valvovat järjestyksenvalvojat, joita on pääsääntöisesti oltava vähintään yksi sataa tapahtumassa kävijää kohden. Vähimmäisrajan järjestyksenvalvojien määrälle asettaa poliisi ja se voi myös tarvittaessa vaatia tapahtumajärjestäjää lisäämään järjestyksenvalvojien määrää.

Turvallisuudesta vastaavien henkilöiden on voitava olla yhteydessä toisiinsa esimerkiksi radiopuhelimilla. Järjestyksenvalvojien on seurattava tapahtuman kävijämäärää, jotta tilan tai alueen suurin sallittu yleisömäärä ei pääse ylittymään.

Riskialttiissa ja suurissa tapahtumissa tulee olla erillinen turvallisuuspäällikkö, joka toimii pelastus- ja ensihoitoviranomaisten yhteyshenkilönä ja laatii heidän kanssaan hälyttämisohjeet ja ensiapusuunnitelman. Ohjeet jaetaan jokaiselle ensiapuun osallistuvalle, tapahtuman toimijoille, järjestysmiehille ja muille tapahtuman järjestämiseen osallistuville. Tärkeintä on, että jokainen tietää, miten toimia ja kehen ottaa yhteyttä hätätilanteessa.

Ensiapuhenkilöstö

Tapahtumajärjestäjän on tarvittaessa järjestettävä tapahtumapaikalle ensiapupiste, jonka ensiapuvalmius, taso ja laajuus riippuvat tapahtuman luonteesta, laajuudesta, yleisömäärästä ja riskitasosta. Ensiapuvalmiuden taso voi tapahtuman luonteesta ja kävijämäärästä riippuen vaihdella yhdestä 2–3 hengen partiosta useisiin partioihin. Ensiapuvalmiuden tason määrittelee tapauskohtaisesti Pirkanmaan sairaanhoitopiirin ensihoitokeskus. Pienissä ja vähäriskisissä tapahtumissa ei erillistä ensiapuryhmää tarvita, mutta tällöinkin tapahtuma-alueelta on löydyttävä välineet ensiavun antamiseen. Tapahtumajärjestäjä vastaa myös ensihoitovalmiudesta ja lisäavun hälyttämisestä.

Suurissa urheilutapahtumissa tapahtumasta informoidaan lisäksi alueen ensiapua tarjoavaa sairaalaa.

Tapahtuman turvallisuuteen liittyvät suunnitelmat ja ilmoitukset

Kaikista sellaisista tapahtumista, joista pitää tehdä poliisille ilmoitus yleisötilaisuudesta, pitää myös toimittaa poliisille turvallisuussuunnitelma. Pääsääntöisesti samoista tapahtumista täytyy tai on syytä toimittaa myös pelastuslaitokselle pelastussuunnitelma. Suunnitelmissa kuvataan tapahtuman riskejä, niihin varautumista, tapahtuman järjestyksenvalvontaa ja muita turvallisuuteen liittyviä toimenpiteitä.

Viranomaistarkastus

Ennen tapahtuman alkua järjestetään viranomaistarkastus, johon viranomaiset osallistuvat intressiensä mukaisesti. Tarkastuksen koollekutsumisesta vastaa tapahtuman järjestäjä. Tarkastus järjestetään tapahtuma-alueella. Viranomaistarkastukselle sovitaan aika etukäteen ja siitä ilmoitetaan kaikille viranomaistahoille. Tarkastuksessa käydään läpi tapahtuman kriittiset elementit, turvallisuusriskit ja muut viranomaisten näkökulmasta olennaiset asiat. Ota tarkastukseen mukaan tarvittavat asiakirjat, mm. turvallisuus- ja pelastussuunnitelma ja kuluttajaturvallisuusasiakirja.

Vakuutukset

Viranomaisille toimitettavat luvat ja ilmoitukset eivät poista tapahtumajärjestäjän vastuuta mahdollisista onnettomuuksista. Tapaturmien ja onnettomuuksien korvausvastuu säilyy aina tapahtuman järjestäjällä. On hyvä muistaa, että yrityksen tai yhdistyksen yleisvakuutus ei aina pidä sisällään yleisötapahtuman vastuuvakuutusta, joka korvaisi yleisölle tapahtumassa sattuneet vahingot. Tapahtumajärjestäjän kannattaakin selvittää jo suunnitteluvaiheessa, millaisia vakuutuksia tapahtumaa varten tarvitaan.

Tapaturmavakuutus

Tapaturmavakuutus kattaa sekä tapahtumajärjestäjälle, tapahtuman henkilöstölle että talkooväelle tapahtuneet tapaturmat. Jos tapahtumajärjestäjällä on palkattua henkilökuntaa, määrää laki hankkimaan jokaiselle työntekijälle tapaturmavakuutuksen.

Tapahtumajärjestäjä on vastuussa vapaaehtoisten turvallisuudesta. Tarkasta oman tapahtumasi osalta, millainen vakuutusturva on riittävä.

Vastuuvakuutus

Vastuuvakuutus kattaa tapahtuman korvausvastuun yleisöä, toimihenkilöitä tai ulkopuolisia kohdanneista henkilö- tai esinevahingoista. Vakuutus ei korvaa tapahtuman järjestäjälle, henkilökunnalle tai talkooväelle tapahtuneita vahinkoja. Poliisi edellyttää tapahtumasta tehtävän yleisötilaisuusilmoituksen hyväksymiseksi vastuuvakuutusta.

Esineiden vakuuttaminen

Mieti, millaisia esineitä tapahtumassasi on, ja kenen vastuulla niiden vakuuttaminen on. Muista sopia kunkin arvoesineen vastuusta erikseen. Esimerkiksi instrumentit ja äänentoistovälineet ovat tavallisia monissa tapahtumissa ja voivat olla arvokkaita. Taideteoksia koskevat omat säännöksensä.

Työsuojelu

Osa tapahtuman turvallisuutta muodostuu työntekijöiden turvallisuudesta. Yleisötapahtumassa tapahtuu onnettomuuksia ja virheitä erityisesti silloin, kun työntekijät ovat väsyneitä ja ylirasittuneita tai henkilöstöä on liian vähän. Muista huolehtia muun muassa seuraavista asioista:

  • Vuorokausi- ja viikkolepo. Työaikalaki säätelee sitä, kuinka pitkään työntekijät voivat olla yhtäjaksoisesti töissä. Alaikäisiä koskevat tiukemmat säännöt.Yötyön erityispiirteiden huomioiminen.
  • Oikeat välineet ja työtavat työssä suoritettaviin nostoihin, siirtoihin ja kantamisiin. Varmista, että käytössä on sopivat apu- ja suojavälineet.
  • Lämpöolosuhteiden huomioiminen ja tarvittaessa pidemmät tauot / tauot eri tiloissa.
  • Henkisesti turvalliset työolosuhteet, esimerkiksi väkivallan uhan ja häirinnän minimoiminen/poistaminen.
  • Kaikkien työntekijöiden ja erityisesti kausityöntekijöiden, harjoittelijoiden ja vapaaehtoisten perehdyttäminen.

Tapahtuma-alue

Aluesuunnitelman ja -kartan laatiminen

Kun tapahtumapaikka on valittu ja varattu, on aika alkaa suunnitella, miten toiminnot sijoitetaan tapahtuma-alueelle. Tapahtumapaikasta piirretään kartta. Kartta voi alkuvaiheessa olla suuntaa antava, mutta loppua kohden yksityiskohtien on tarkennuttava ja lupavaiheessa viranomaisille on toimitettava mahdollisimman yksityiskohtainen kartta. Karttapohjina voi käyttää Tampereen kaupungin avoimia karttoja tai netistä löytyviä karttapalveluita. Joskus ilma-/satelliittikuva voi selventää asian parhaiten.

Karttaa laatiessa kannattaa huomioida myös meluasiat, esimerkiksi esiintymislavan suuntaaminen. Samalla kannattaa myös kartoittaa lähiympäristön rakennukset, jotta voi tiedottaa niitä mahdollisesta melusta tai liikennejärjestelyistä.

Aluekarttaan merkittävä:

  • Lavat ja katsomot
  • Tapahtuma-alueen rajat ja kulkureitit alueelle
  • Poistumistiet, lastausreitit, mahdollinen paikoitus, suljettavat kadut
  • Erilaiset toiminnot (esim. ruokakojut, myyntipisteet, toimintapisteet)
  • Info/Lipunmyynti
  • Ensiapupiste
  • Löytötavarapiste
  • Alkusammutuskalusto
  • WC-tilat, tarvittaessa jäteastiat
Tämä tarkka aluekartta on tarkoitettu tapahtuman tuotantotiimille, vapaaehtoisille, alihankkijoille ja viranomaisille. Mikäli alueesta halutaan laatia yleisölle/osallistujille kartta, siitä voidaan tehdä yksinkertaisempi.

Tapahtumajärjestäjällä on kuluttajaturvallisuuslaissa määritelty vastuu taata palvelunsa (=tapahtuman) turvallisuus. Järjestäjän tulee varmistua siitä, että turvallisuus toteutuu saapumisessa, osallistumisessa, liikkumisessa sekä poistumisessa. Turvallisuuden vuoksi tapahtumakäytössä oleville tiloille on määritelty uloskäyntien minimileveyksiä:

  • Osallistujamäärän ollessa <240, uloskäynnin minimileveys on 1200 mm.
  • Osallistujamäärän ollessa >240, uloskäynnin leveys on 1200 mm + 400 mm jokaista 60 kävijää kohden

Sähkö

Tapahtuman järjestämiseksi tapahtumapaikalle tarvitaan useimmiten sähköä. Kun varaat tapahtumapaikkaa, varsinkin jos kyseessä on ulkotila, tiedustele paikan vuokraajalta sähkön saatavuutta.

Kaupungin maa-alueilla kuten toreilla ja puistoissa on yleensä sähköpisteitä, joista tapahtumajärjestäjän on mahdollisuus saada sähkö tapahtumalle. Tiedustele sähköpisteiden käytöstä ensisijaisesti tapahtumapaikan vuokraajalta. Mikäli sähköpisteitä ei kuitenkaan ole tai niitä ei ole riittävästi, ota yhteyttä paikallisen verkkoyhtiön Tampereen Sähköverkko Oy:n asiakaspalveluun. Asiakaspalvelussa kartoitetaan toteuttamisvaihtoehdot ja suunnitellaan rakentamisaikataulu tilapäiselle liittymälle. Tilapäisen sähköliittymän asemesta tai ohella erityisen vaikeissa kohteissa voidaan käyttää myös aggregaattia.

Pohdi etukäteen, mihin tapahtumassasi tarvitaan sähköä, ja tee lista sähköä tarvitsevista toiminnoista. Listan avulla ammattilaiset osaavat arvioida sähkönkulutuksesi ja tapahtumallesi osataan varata tarpeeksi sähköä. Tilapäinen sähkö on tilattava vähintään kaksi viikkoa ennen sähkön kytkemistä. Jos tilapäinen sähkö tilataan tämän määräajan jälkeen, siitä peritään lisäkustannuksia.

Ulkotapahtumissa on kiinnitettävä erityistä huomiota sähköturvallisuuteen. Sähkölaitteet on suojattava sateelta ja ilkivallalta. Sähköjohdot on pidettävä poissa kulkuväyliltä ja tarvittaessa suojattava yliajosuojilla. Sähköasennukset saa tehdä vain ammattilainen.

Pohdi ajoissa, mihin sähköä tapahtumassasi tarvitaan, niin ammattilaiset osaavat arvioida sähköntarpeesi oikein. – Markus Joonas, Tampereen kaupunki

Vesi

Jos tapahtumassa on elintarvikkeiden myyntiä tai anniskelua, on tapahtumapaikalle saatava myös vettä. Lisäksi maksullista tai ilmaista vesitarjoilua kannattaa harkita kaikissa liikunta- ja urheilutapahtumissa sekä kuumina päivinä.

Samoin kuin sähkön kohdalla, veden saatavuutta on tiedusteltava tapahtumapaikan vuokraajalta. Esimerkiksi kaikilla kaupungin yleisillä alueilla vettä ei ole saatavilla: useimmilta toreilta kaupungin löytyy vesipiste, mutta puistoissa pisteitä ei aina ole. Vesipisteen käytöstä toreilla on sovittava torivalvojien kanssa. Jos vesipiste puuttuu, on vesi tuotava paikalle esimerkiksi vesisäiliöissä, joita voi tilata esimerkiksi Tampereen Vedeltä.

Jos tapahtumassa syntyy jätevettä, on varmistettava, että se johdetaan jätevesiverkkoon tai muuten käsitellään asianmukaisesti. Hulevesiviemäriin menevä vesi siirtyy sellaisenaan suoraan vesistöön.

Rakenteet

Tapahtumaa varten tarvitaan erilaisia rakenteita, esimerkiksi lavoja, telttoja, katoksia, aitoja, käymälöitä, penkkejä ja pöytiä. Suuremmissa tapahtumissa lava on esiintyjien näkyvyyden takaamiseksi välttämätön, mutta pienemmissäkin tapahtumissa esiintymislava tuo esiintyjät paremmin esille.

Tapahtuman rakenteet tulee olla pystytetty niin hyvin, että ne kestävät yllättävätkin sääilmiöt kuten ukkosmyrskyn. Lavarakenteiden pystytyksestä huolehtii lavan toimittava palveluntuottaja, mutta tapahtumajärjestäjän vastuulla on varmistua rakenteiden kestävyydestä. Suurten tapahtumien ja muiden tapahtumien, joissa on runsaasti rakenteita, rakenteet hyväksyy rakennusvalvontaviranomainen.

Tampereen kaupungin rakennusjärjestyksen mukaan julkiseen kaupunkitilaan voidaan pystyttää tapahtumiin liittyviä yleisötelttoja ja muita vastaavia siirrettäviä rakennuksia tai rakennelmia ilman rakennusvalvontaviranomaisen lupaa niin, että ne voivat olla pystytettyinä paikallaan ja käytössä enintään 14 vuorokauden ajan. Rakennusvalvontaviranomainen voi kuitenkin perustellusta syystä edellyttää luvan hakemista. Rakennusten ja rakennelmien kantavien rakenteiden lujuudesta ja vakaudesta on annettava tarvittaessa luotettava selvitys.

Telttojen ja muiden rakenteiden kiinnittäminen

Tuuli tarttuu erittäin helposti telttaan ja saa sen lentämään monia metrejä, mikäli telttaa ei ole kiinnitetty kunnolla. Tällaiset onnettomuudet ovat valitettavan yleisiä. Telttojen ja muiden rakenteiden kiinnittämiseen voi tarvittaessa käyttää lähes mitä tahansa painavia esineitä kahvakuulista hiekalla tai vedellä täytettyihin kanistereihin.

Varmista, että sinulla on tiedossa kaikkien rakenteiden tuulirajat. Stage managereilla ja rakenteista vastaavilla on syytä olla tuulimittarit.

Jos tuuli käy voimakkaaksi:

  • tarkista rakenteen kestävyys
  • pura/irrota mahdollisesti vaaralliset rakenteet kuten banderollit ja beach flagit
  • tarvittaessa evakuoi alue tarpeelliselta osin.

Teltat ja muut rakennelmat on kiinnitettävä tukevasti maahan ja niissä on oltava henkilömäärään nähden riittävästi opastettuja poistumisreittejä ja alkusammutuskalustoa. Niiden tulee myös muutoin olla palo- ja henkilöturvallisuuden osalta riittävällä tasolla.

Pelastuslaitos on antanut seuraavat yleisohjeet telttojen kiinnittämisestä:

Noudata teltan/rakenteen valmistajan ohjetta.

Pelastuslaitoksen ilmoittamat minimipainot:

  • 2x2m teltta: vähintään 40 kg painoja per tolppa
  • 4x4m teltta: vähintään 40 kg painoja per tolppa
  • 4x8m teltta: vähintään 40 kg painoja per tolppa

Muita kiinnityksiä:

  • vahvalla narulla telttaan/rakenteeseen kiinnitetyt vesikanisterit/kahvakuulat käyvät painoiksi, jos ne ovat tarpeeksi raskaita
  • tolppiin tai muihin kiinteisiin rakenteisiin sitominen voi vähentää painojen tarvetta
  • vahvat maakiilat käyvät kiinnittämiseen.

Tarkempia tietoja voi pyytää Pirkanmaan pelastuslaitokselta.

HUOM! Luonnonkivet tai muut irtopainot eivät missään tapauksessa käy kiinnittämiseen! Painorajat koskevat tavallista säätä. Rajuilmalla kiinnityksiä pitää tehostaa.

Tapahtuman WC-tilat

Yleisöä varten on tapahtumapaikalle hankittava riittävästi wc-tiloja käsienpesupisteineen. Tapahtumakäyttöön tarkoitetuissa sisätiloissa on usein riittävä määrä wc-tiloja, mutta joskus kapasiteettia voi olla tarpeen täydentää esimerkiksi siirrettävillä wc:illä tai lähikohteiden wc:illä.

Ulkotapahtumissa käytetään usein niin sanottuja bajamajoja, jotka eivät vaadi kytkentää puhtaaseen veteen tai viemäriin vaan toimivat säilön avulla. Saatavilla on myös erityisesti kehitettyjä ekologisia kuivakäymälöitä sekä veteen ja viemäriin kytkettäviä wc-vaunuja tai -kontteja. Huomaa, että hulevesiviemärit eivät missään tapauksessa sovellu wc-viemäreiksi! Tarkista paikan omistajalta viemäröinti- ja vesitilanne hyvissä ajoin. Säiliöllisten wc:iden kanssa muista, että pitemmässä tapahtumassa saattaa tarvita tyhjentää säiliöt välillä. Wc:iden toimittaja osaa neuvoa aiheessa.

Pienissä ulkotapahtumissa, joissa ei ole anniskelua tai ruokatarjoilua, voi tiedustella mahdollisuutta käyttää jonkin läheisen kiinteistön wc-tiloja. Tällöin kannattaa varautua pitämään yksi järjestyksenvalvoja valvomassa kiinteistön käyttöä.

Wc-tilat on sijoiteltava tarkoituksenmukaisesti ja alueelle on pystytettävä opasteita niiden sijainnista. Valviran ohjeiden mukaan kuivakäymälät on sijoitettava tiiviille alustalle siten, ettei käymälästä aiheudu hajun, talousveden tai maaperän likaantumisen vuoksi terveyshaittaa. Lisäksi käymälässä tulee olla riittävä ilmanvaihto, jonka tulee olla järjestetty siten, että hajun leviäminen muihin tiloihin estyy.

Wc-tilojen yhteydessä on oltava myös käsienpesumahdollisuus. Jos pesumahdollisuutta ei pystytä järjestämään esimerkiksi vesipisteen puuttumisen takia, voidaan korvaavana keinona käyttää desinfioivia nesteitä tai kosteuspyyhkeitä. Muista sijoittaa wc-tilojen yhteyteen myös roska-astioita.

WC-kapasiteetti

Wc-tiloja on oltava sekä naisille että miehille ja myös liikuntaesteiset on huomioitava. Monissa tapahtumissa kannattaa lisäksi ottaa käyttöön muutama unisex-wc. Miesten käymälöistä voidaan puolet korvata vastaavalla määrällä urinaaleja.

Suunnitellessasi wc-kapasiteetteja mieti yleisösi koostumusta. Yleensä naisten tai unisex-wc-tiloja tarvitaan enemmän kuin miesten wc-tiloja. Mieti myös, tarvitaanko tapahtumassasi pottaa, hoitopöytää, wc-istuimen pienentäjää tai muita lapsille soveltuvia saniteettivarusteita.

Valviralla on suuntaa-antavat ohjeet wc-kapasiteetin mitoitukseen. Myös siirrettäviä wc-tiloja vuokraavat yritykset osaavat neuvoa mitoituksessa. Asiassa voi lisäksi konsultoida Tampereen kaupungin Terveydensuojelua.

Tilaisuuden luonteesta riippuen voidaan wc-tilojen kokonaismäärästä poiketa, jos esimerkiksi tapahtuma-aika on lyhyt tai tapahtuma-alueen läheisyydessä on yleisiä käymälöitä. Käymälöiden määrää tulee vastaavasti lisätä jos tapahtuma kestää yli viisi tuntia tai jos tilaisuudessa on anniskelua. Alla oleva taulukko on hyvin suuntaa-antava.

WC-tilojen määrä
Osallistujamäärä NaisilleMiehilleNäistä liikuntaesteisille
< 50111
51-2502 2 1
251-5003 3 1
501-7505 4 1
751-1000 6 5 1
1000 > jokaista 250 osallistujaa kohden+1 +1 1/1000

Valviran suuntaa-antava taulukko (lähde). Kapasiteettiin vaikuttaa vahvasti tapahtuman luonne.

Ammattilaisen vinkki: Jos huomaat kesken tapahtuman, että miesten vessoissa on koko ajan tilaa ja naisten vessoihin on jonoa, vaihda parin miesten vessan kyltti naistenvessaksi ja näin olet kätevästi korjannut tilanteen.

Anniskelualue

Pääsääntöisesti tapahtuman anniskelualue on eristettävä muusta alueesta selkeästi (esim. aidoilla). Alue voi sijaita niin, että sieltä on mahdollista seurata ohjelmaa, mutta anniskelualuetta ei saa kuitenkaan sijoittaa esiintymislavan edustalle tai poistumisreiteille. Nykyään on kuitenkin tietyin kriteerein mahdollista pitää koko tapahtuma-aluetta anniskelualueena, mikäli koko tapahtuma-alueelle on pääsy kielletty alaikäisiltä.

Asiakaspaikoille tulee varata tilaa yksi neliömetri asiakasta kohden. Anniskelualueen sisäänkäynti tulee sijoittaa niin, että mahdollinen jono ei haittaa muiden kävijöiden liikkumista. Ostavien jono voidaan rajata anniskelupisteestä poistuvien kulkuväylästä esim. aidalla, jolloin mahdollisilta järjestyshäiriöiltä vältytään.

Lisätietoja anniskelun luvista tapahtumajärjestäjän oppaan luvat ja ilmoitukset -osiossa.

Tupakointi

Ulkotapahtumissa tupakointi on kielletty katoksissa, katsomoissa ja muissa tilaisuuden seuraamiseen välittömästi tarkoitetuissa tiloissa, joissa osallistujat oleskelevat paikoillaan, esimerkiksi esiintymislavan edustalla. Sisätiloissa tupakointi on kielletty lukuun ottamatta tupakointiin hyväksyttyjä tiloja. Kielto koskee myös esimerkiksi sähkösavukkeen ja vesipiipun käyttöä.

Tapahtuma-alueelta voidaan rajata erillinen tupakointiin tarkoitettu alue, kunhan tupakansavu ei pääse kulkeutumaan tupakointikielto-alueelle tai sisätiloihin. Tapahtumajärjestäjän on merkittävä tupakointikieltoalue ja tupakointialue sekä valvottava tupakointikiellon noudattamista esimerkiksi ohjeistamalla järjestysmiehet tarkkailemaan tilannetta.

Lisätietoja tupakoinnin luvista tapahtumajärjestäjän oppaan luvat ja ilmoitukset -osiossa.

Eläimet

Tukesin suosituksen mukaan eläimille pitää tapahtumissa laatia omat kulkureitit. Eläinten pitäminen omilla kulkureiteillä sekä tilaisuuden ajan esimerkiksi aitauksissa edistää hygieniaa, vähentää allergioita sekä edistää turvallisuutta.

Tapahtumaan saapuminen

Tampereella järjestettäviin tapahtumiin saapuminen on helppoa, sillä kaupunkiin pääsee niin junalla, lentokoneella kuin bussillakin. Kattavan paikallisliikenneverkoston ansioista kaupungin sisällä liikkuminen onnistuu helposti julkisilla kulkuneuvoilla.

Tapahtumaa suunniteltaessa on hyvä miettiä, miten tapahtuman kävijät pääsevät tapahtumapaikalle ja tulevatko odotetut kävijät kaupungin sisältä, muualta Suomesta vai ulkomailta. Kävijöitä kannattaa tiedottaa erilaisista kulkumahdollisuuksista. Tämä onnistuu esimerkiksi lisäämällä tietoa liikenneyhteyksistä ja aikatauluista tapahtuman nettisivuille. Tapahtumaan kannattaa harkita myös pyörä- ja/tai vaunuparkkeja.

Julkinen ja kevyt liikenne ovat huomattavasti ympäristöystävällisempiä vaihtoehtoja kuin yksityisautoilu, ja sen vuoksi kävijöitä kannattaa kannustaa saapumaan paikalle pyörällä, jalkaisin tai julkisilla liikennevälineillä. Julkisen liikenteen käyttöön voi kannustaa esimerkiksi integroimalla kaupunkiliikennelipun tapahtuman pääsylippuun tai vaikkapa järjestämällä sukkulabusseja tapahtumapaikan ja keskustan välille. Erikoisjärjestelyistä ja niiden kustannuksista voi konsultoida Tampereen kaupungin Joukkoliikennettä.

Mikäli tapahtuman luonteesta johtuen osa ihmisistä saapuu paikalle yksityisautoilla, järjestäjän pitää suunnitella tarkasti autojen kulkureitit ja paikoitusalueet. Varsinkin viikonloppu- ja kesätapahtumia varten kannattaa tiedustella julkisten laitosten ja koulujen parkkipaikkoja tapahtumien käyttöön. Kouluista voi tiedustella niiden rehtoreilta kun taas virallisista parkkipaikoista vastaa Katulupayksikkö tai parkkialueen ollessa tapahtuma-alueen sisällä tapahtuma-alueen vuokraaja. Muista huomioida riittävä määrä hieman suurempia esteettömiä pysäköintipaikkoja mahdollisimman läheltä tapahtuma-aluetta tasaisesta maastosta.

Kaupungin keskustassa olevissa tai erityisen suurissa tapahtumissa yksityisautolla saapuminen on yleensä mahdotonta, mutta tapahtumajärjestäjä tarvitsee luultavasti paikoitusta järjestämiseen liittyville autoille.

Työmaita ja remontteja voidaan usein sovittaa suurtapahtumien mukaan, mikäli tapahtumajärjestäjä on ajoissa liikkeellä.

Tilapäismajoitus

Monissa tapahtumissa osallistujille tai yleisölle tarjotaan niin sanottua tilapäismajoitusta eli majoitusta tilassa, jota ei ole tarkoitettu majoitustilaksi. Tyypillisiä tilapäismajoitustiloja ovat esimerkiksi koulut, salit ja (liikunta)hallit.

  • Tilapäismajoitus vaatii aina turvallisuuden ja pelastustoimenpiteiden suunnittelua. Tärkeimpiä periaatteita ovat:
  • Tilapäisistä majoitustiloista pitää laatia Pelastussuunnitelma
  • Tilapäisistä majoitustiloista pitää ilmoittaa alueen pelastuslaitokselle. Majoittumista ei saa aloittaa ennen kuin pelastusviranomainen on tarkastanut tilan.
  • Majoitustilassa on oltava palovaroitin (max. 50 makuupaikkaa) tai automaattinen hätäkeskukseen liitetty paloilmoitin (yli 50 makuupaikkaa). Uloskäytävillä ja porraskäytävissä pitää myös olla palovaroittimet.
  • Yhdelle ihmiselle pitää varata vähintään 3 m2 tilaa.
  • Pääsääntöisesti ihmiset pitää majoittaa rakennuksen kahteen alimpaan kerrokseen. Lapset ja henkilöt, joiden toimintakyky on alentunut pitää majoittaa alimpaan kerrokseen.
  • Tilaan pitää merkitä suurin sallittu ihmismäärä, pohjakartta ja toimintaohje hätätilanteessa.
  • Tilassa on oltava vähintään kaksi toisistaan riippumatonta, merkittyä poistumisreittiä.
  • Majoitustilalla on oltava pääsääntöisesti päivällä yksi ja yöllä kaksi valvojaa. Valvojien on tunnettava pelastussuunnitelma, pohjapiirros ja poistumisreitit sekä osattava kommunikoida nämä myös ei-suomenkielisille osallistujille.

Lisätietoa tilapäismajoituksesta Pirkanmaan Pelastuslaitokselta.

Saavutettavat tapahtumat

Esteettömyys parantaa tapahtuman laatua ja houkuttelevuutta merkittävästi. Se on välttämätön edellytys monien osallistumiselle, mutta samalla se näkyy kaikille viihtyisämpänä, sujuvampana ja turvallisempana tapahtumana.

Esteettömyys toteutuu parhaiten, kun se otetaan huomioon kaikissa tapahtuman suunnittelun, toteutuksen ja jälkiarvioinnin vaiheissa. Esteettömyyssuunnittelussa kannattaa käyttää asiantuntija-apua, jota tarjoavat muun muassa Tampereen kaupungin yhdenvertaisuuskoordinaattori Eveliina Kiema-Majanen, Invalidiliiton Esteettömyyskeskus ESKE ja vammaisjärjestöt. Kaikki esteettömyysratkaisut on hyvä testauttaa käyttäjillä ennen tapahtuman alkua.

Lisätietoja saavutettavien tapahtumien järjestämisestä tapahtumajärjestäjän oppaan saavutettavat tapahtumat -osiossa.

Tapahtuman jätehuolto

Tapahtumaa suunniteltaessa on otettava huomioon, millaiset mahdollisuudet tapahtumapaikka itsessään tarjoaa roskien keräämiselle. Onko paikalla ennestään jäteastioita? Jos on, voidaanko niitä käyttää tapahtumassa? Tähän on saatava lupa tapahtumapaikan vuokraajalta.

Jos tapahtumaan pitää erikseen tilata roska-astioita, niitä tulee sijoittaa ympäri aluetta sinne missä niitä eniten tarvitaan, esimerkiksi uloskäynneille, kulkureittien varrelle ja ruokakojujen läheisyyteen. Elintarvikemyynti, anniskelupisteet ja muut runsaasti jätettä tuottava toiminnot tarvitsevat omat, yleisöroskiksia suuremmat jäteastiat. Jos tapahtuman jätteet lajitellaan, on tästä tiedotettava toimijoita etukäteen ja lajitteluastiat on merkittävä selkeästi.

Tapahtuman järjestäjän on huolehdittava myös jäteastioiden tyhjennyksestä. Varsinkin jos tapahtumassa on runsaasti kävijöitä tai jos tapahtumassa on elintarvikkeiden myyntiä, jäteastioita voi joutua tyhjentämään useampia kertoja päivässä.

Jos tapahtumapaikalla on kiinteitä roska-astioita ja niidenkin voi olettaa täyttyvän tapahtuman aikana, on tapahtumajärjestäjän huolehdittava myös niiden tyhjentämisestä. Lisätietoja tästä antaa tapahtumapaikan vuokraaja.

“Keskustorilta löytyy jätepuristin, johon saat meiltä avaimen. Jätepuristin on hyödyllinen tapahtumissa, jotka tuottavat runsaasti jätettä. Esimerkiksi tapahtumissa, joissa on ruoan myyntiä." - Tampereen kaupungin torivalvoja

Roska-astioiden vuokraaja osaa neuvoa roska-astioiden määrän arvioimisessa. Hyviä neuvoja saa esimerkiksi Pirkanmaan Jätehuollolta.

Roska-astioiden paikat on hyvä merkitä myös tapahtuma-alueen karttaan, jotta niitä ei vahingossa sijoiteta poistumis- tai pelastusreiteille.

Ammattilaisen neuvo: Jos tapahtumassasi on juomatölkkejä, kannattaa nähdä vaivaa niiden keräämiseen erikseen: paitsi että ne pystytään kierrättämään erittäin hyvin jos ne saadaan erotelluksi jätteestä, niistä saa myös pantin muodossa hyvin rahaa takaisin. Meillä ovat toimineet läpinäkyvät jätesäkit, joihin laitetaan muutama tyhjä tölkki malliksi. Tapahtuma-alueella voi myös kiertää tölkkipartio, joka nappaa tölkit pöydältä tai maasta ja jolle voi ojentaa tyhjentyneen tölkin.

Roska-astioiden sijoittelu:

  • näkyvästi
  • keskeisille kulkuväylille ja poistumisteiden reunoille
  • elintarvike- ja ruoanmyyntikojujen läheisyyteen

Helppoja keinoja vähentää roskan määrää ja roskaamista:

  • hanki riittävä määrä selvästi merkittyjä roska-astioita, sijoittele ne kulkureittien ja varrelle ja ruoanmyyntipaikkojen lähelle ja huolehdi astioiden riittävästä tyhjennyksestä.
  • vältä turhia pakkauksia
  • suunnittele ruokatarjoilu niin, että siitä syntyy mahdollisimman vähän jätettä
  • peri kestoastioista (esim. tuopeista) pantti
  • vältä flaijereiden ja erillispakattujen mainostuotteiden jakelua alueella.

Erillinen jätehuoltosuunnitelma vaaditaan suuremmilta yleisötilaisuuksilta, etenkin jos niissä on tarjolla ruokaa tai juomaa. Yleisötilaisuuden järjestäjän tulee toimittaa jätehuoltosuunnitelma ympäristönsuojeluyksikköön viimeistään kuukautta ennen tapahtuman alkua.

Lue lisää jätehuoltosuunnitelmasta tapahtumajärjestäjän oppaan luvat ja ilmoitukset -osiossa.

Tapahtumapaikan siivoaminen

Siisteys on ensiarvoisen tärkeää tapahtuman viihtyvyyden kannalta. Jos tapahtuma-alue on roskainen, ei tapahtuma välttämättä houkuttele tulemaan enää toista kertaa. Roskaisuus saa aikaan roskaisuutta, joten mitä siistimpänä tapahtuma-alue säilyy, sitä vähemmän roskia sinne jätetään. Taustalla on konkreettisen jätehuollon onnistumisen rinnalla myös psykologinen vaikutus: siistiä ei haluta sotkea.

Jos tapahtumapaikka on roskainen ennen tapahtumaa, ota yhteys tapahtumapaikan vuokraajaan. Tapahtumapaikkaa on siivottava myös tapahtuman aikana, jotta alue säilyy viihtyisänä. Siivouksen sujuvuuden takia on päätettävä etukäteen, milloin tapahtumaa siivotaan ja ketkä sen tekevät. Siivousta varten voidaan perustaa myös ns. roskapartioita, joihin voidaan ottaa vapaaehtoista talkooväkeä.

Tapahtumapaikka on siivottava tapahtuman jälkeen. Jos roskia ei pystytä keräämään paikalta käsin, on tapahtumajärjestäjän huolehdittava koneellisesta siivouksesta. Siivouksen suorittamisesta koneellisesti kannattaa tiedustella tapahtumapaikan vuokraajalta.

Ammattilaisen neuvo: Kerro siisteys- ja ympäristöteoistasi tapahtumasi nettisivuilla. Samalla kannustat tapahtumassa kävijöitä toimimaan arvojesi mukaisesti.

Vastuulliset tapahtumat

Ympäristöasioiden huomioiminen osoittaa vastuullisuutta ja välittämistä, ja ympäristöystävällisyys on yhä merkittävämpi imagotekijä ja kilpailuvaltti myös tapahtuma-alalla. Tampereen kaupunki on sitoutunut edistämään alueellaan kestävää kehitystä ja siksi myös tapahtumajärjestäjien halutaan ottavan ympäristöasiat huomioon.

Vinkkejä vastuullisen tapahtuman järjestämiseen tapahtumajärjestäjän oppaan vastuulliset tapahtumat -osiossa.

Tapahtumapäivän muistilista

  • Päävastuuhenkilö, joka saa tarvittaessa tehdä kaikki päätökset
  • Muiden osa-alueiden vastuuhenkilöt
  • Kaikille työtekijöille/vapaaehtoisille olennaiset yhteystiedot, erityisesti puhelinnumerot, joista saa tapahtumapäivänä kiinni
  • esim. stage managerille kaikkien esiintyjien/esiintyjien edustajien puhelinnumerot; järjestyksenvalvojien johtajan yhteystiedot; ensiavun yhteystiedot; kaikkien mahdollisesti lukossa olevien tilojen yhteystiedot
  • Sometus: kuka somettaa tapahtumapäivänä?
  • Valo-/videokuvaus
  • Esiintyjien/osallistujien/työntekijöiden ja vapaaehtoisten/vieraiden ottaminen vastaan
  • Backstage, katsomopaikat, odotustilat, pressitilat -> näiden valmiuden varmistaminen, siisteyden tarkistaminen, näihin ohjaaminen
  • Passien/rannekkeiden jako työntekijöille/järjestyksenvalvojille/tekniikalle/esiintyjille/jne. Tarvittaessa erivärisiä tai kuvallisia passeja/rannekkeita.
  • Rakenteiden tarkistus
  • Soundcheckit (klo 7 – 20 välillä, mieluiten päivällä)
  • Tekniikan testaaminen (esim. valot, videotykit, tietokoneet)
  • Pelastusviranomaisten vastaanotto ja tarkastukseen osallistuminen
  • Työntekijöiden työvuorot, lounastauot, vessatauot
  • Työntekijöiden vaatetus sääolosuhteet huomioon ottaen
  • Infopisteen rakentaminen ja varustelu; infopisteen henkilökunta
  • Löytötavarat: pitää säilyttää lukkojen takana.
  • Ensiapu- ja ensisammutusvälineet
  • Järjestyksenvalvojien briiffaus
  • Puhelimet/radiopuhelimet
  • Kuka laittaa päälle sähköt tai avaa sähkökaapit? Pitääkö vesi/lämmitys/ilmastointi laittaa päälle erikseen?

Ammattilaisen neuvo: Infopisteen tavallisimmat kysymykset koskevat usein wc-tiloja, tupakointitiloja, ensiapupistettä ja ruokailu- tai kahvipisteitä. Nämä alueet kannattaa merkitä erittäin näkyvästi ja varmistaa, että koko henkilökunta (ml. järjestyksenvalvojat) osaavat ohjata näille pisteille.


Ammattilaisen neuvo: Jos joudut olemaan tapahtumassa kauan ulkona kylmässä ilmassa, kannattaa ottaa mukaan kokonainen toinen vaatekerta alusvaatteineen ja säilyttää sitä lämpimässä. Sen vaihtaminen päälle lämmittää yllättävän hyvin.

Kullakin tapahtumalla on erilaista välineistöä, mutta tässä on pieni lista yleisjuttuja, jotka kokemuksen mukaan kannattaa olla mukana.

Mitä mukaan?

  • Tapahtuman luvat tarkastusta varten
  • Tapahtuma-alueen kartta
  • Kaikki tarvittavat avaimet (sähkökaappi, backstage, infopiste...)
  • Nippusiteitä, eristysteippiä, niittipyssy ja niittejä
  • Tusseja, kyniä, paperia, pahvia
  • Jätesäkkejä, pyyhkeitä, talouspyyhkeitä
  • Sadeviitta, aurinkolasit, vesipullo, eväät (tuotantotiimi ei aina ehdi poistumaan ruokailua varten)

Tapahtuman jälkeen

Purku ja siivous

Tapahtumajärjestäjän työ ei ole ohi tapahtuman päätyttyä. Tapahtuman järjestäjän vastuulla on huolehtia tapahtumapaikan siivouksesta, tapahtuman rakenteiden purkamisesta sekä vuokratun ja lainatun välineistön palauttamisesta. Hyvissä ajoin ennen tapahtumaa on sovittava siitä, kuka vastaa purkamisesta ja millä aikataululla se tehdään.

Dokumentointi

Varsinkin toistuvissa tapahtumissa on tärkeää laittaa muistiin tapahtuman aikana ja jälkeen, mitä tehtiin, mikä meni hyvin ja mitä voitaisiin parantaa seuraavana vuonna. Tämä vähentää huomattavasti vaivaa seuraavana vuonna etenkin jos osa henkilöstöstä vaihtuu välissä.

Arviointi ja palaute

Tapahtuman jälkeen on arvioinnin aika. On käytävä läpi, missä asioissa onnistuttiin ja missä voitaisiin petrata. Arviointi voidaan toteuttaa palautekyselyllä ja arviointitilaisuudella. Tapahtumaa suunniteltaessa on hyvä päättää myös arvioinnin aikataulusta ja siitä, keneltä palautetta kerätään ja miten se kootaan. Saatu palaute analysoidaan ja käydään läpi arviointitilaisuudessa. Tilaisuuteen osallistuvat kaikki tapahtuman järjestelytöihin osallistuneet tahot, yhteistyökumppanit ja tarvittaessa viranomaiset.

Jälkimarkkinointi ja kiitokset

Tapahtumajärjestäjän on huolehdittava myös jälkimarkkinoinnista. Yhteistyökumppaneita ja vapaaehtoisia on kiitettävä esimerkiksi sähköpostitse ja tapahtuman osallistujia sosiaalisen median ja nettisivujen kautta. Samalla voi jo markkinoida seuraavaa tapahtumaa.

Raportointi

Mikäli tapahtuma on saanut esimerkiksi apurahoja tai julkista tukea, sillä on velvollisuus raportoida tapahtuman kulusta ja taloudesta jälkikäteen.

Mikäli tapahtuman aikana ilmenee turvallisuuteen liittyviä puutteita, olisi niistä hyvä ilmoittaa tapahtumapaikasta vastaavalle taholle.