Siirry sisältöön

Tapahtuman markkinointi

Tapahtumaa on markkinoitava niin kuin mitä tahansa muutakin tuotetta. Suurin osa yleisten markkinointioppaiden tiedoista on sovellettavissa suoraan tapahtumiin.

Markkinointisuunnitelma

Markkinoinnin tekeminen aloitetaan suunnitelman laatimisesta. Aluksi lähdetään aina oman tapahtuman ymmärtämisestä: mikä on tapahtuman konsepti, mikä on sen kohderyhmä, mitä erityistä siinä on ja miten se poikkeaa muista.

Tämän jälkeen analysoidaan markkinoinnin lähtötilanne: mikä tapahtuman tunnettuus ja maine on nyt? Sekä itse tapahtumaa että sen markkinointia voidaan tarkastella myös erilaisten valmiiden mallien, esimerkiksi SWOT-mallin avulla (vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet, uhkat).

Kun alkutilanne on tunnistettu, asetetaan markkinoinnin tavoitteet: Mitä markkinoinnilla halutaan saavuttaa? Mikä on markkinoinnin keskeinen kohderyhmä? Mihin halutaan erityisesti panostaa? Markkinointikanavat ja toteutustavat valitaan ensisijaisesti kohderyhmän perusteella. Valintoihin vaikuttaa lisäksi muun muassa budjetti ja oma osaaminen.

Tavoitteiden asettamisen jälkeen aloitetaan käytännön toteutus, jota seurataan sekä jatkuvasti että markkinoinnin päätyttyä.

Sisäinen tiedotus

Tapahtuman yleensä ja sen markkinoinnin onnistuminen riippuu pitkälti sisäisestä tiedonkulusta. Sisäisellä tiedotuksella varmistetaan, että kaikki tietävät missä mennään, mikä tehtävä on kenenkin hoidossa, mitkä asiat ovat julkisia ja mihin toimenpiteisiin seuraavaksi ryhdytään. Kunkin tapahtumaorganisaation pitää valita itselleen sopivimmat kommunikointikanavat riippuen organisaation koosta ja kulttuurista. Sopivia kanavia ovat esimerkiksi

  • sähköposti
  • pikaviestinpalvelu (esim. WhatsApp)
  • projektinhallintatyökalu
  • kahvipöytäkeskustelu
  • ilmoitustaulu.

Sosiaalinen media

Lähes jokaista tapahtumaa markkinoidaan nykyään sosiaalisessa mediassa eli somessa. Somen etuja ovat edullisuus, sosiaalisuus, mahdollisuus räätälöidä erilaisia viestejä eri vastaanottajille ja nopeus. Tärkein ominaisuus on nimenomaan sosiaalisuus. Vaikka somessa voi julkaista tiedotteita ja ilmoituksia tehokkaasti, sen varsinainen vahvuus on kuitenkin olla yhteydessä tapahtumista kiinnostuneisiin ihmisiin. Yksinkertaisimmillaan yhteydenpito voi olla vastaamista viesteihin ja yksinkertaisia kysymyksiä, mutta se voi myös tarkoittaa äänestyksiä ja kilpailuja ja hankkeita, joissa yleisöllä on suuri rooli.

Jokaisen tapahtuman kannattaa asettaa some-vastaava, jonka vastuulla on olla säännöllisessä yhteydessä yleisöön somen kautta. Säännöllisyys on olennaista. Kannattaa tehdä some-suunnitelma, jossa suunnitellaan realistisesti, kuinka usein eri kanavissa kommunikoidaan.

Kanavasta riippuen voidaan ajatella, että päivityksiä julkaistaan ympäri vuoden esimerkiksi kerran viikossa tiivistäen tahtia noin kertaan päivässä tapahtumaa välittömästi edeltäväksi ajaksi. Kanavissa on tässä merkittäviä eroja: esimerkiksi Twitterissä voi hyvin julkaista monta kerran päivässä myös samasta aiheesta, kun taas Facebookissa se olisi liikaa. On tärkeää varmistaa, että julkaisuissa on riittävästi säännöllisyyttä, sillä perustettu mutta päivittämätön kanava antaa huonon vaikutelman koko tapahtumasta. Jos some-päivittäjä on menossa vaikka lomalle, hän voi ennen lomaansa laatia ajastettuja julkaisuja, jotka tulevat itsellään julki loman aikana. Tässäkin tilanteessa on kuitenkin hyvä, jos joku voi toimia varahenkilönä siltä varalta, että someen tulee kysymyksiä yleisöltä, kommentointi vaatii moderointia tai jotakin odottamatonta tapahtuu (merkittävät turvallisuusuhkat, tapahtuman esiintyjän sairastuminen/kuolema jne).

Onnistuneen some-markkinoinnin kulmakivi ovat:

  • päivitysten säännöllisyys
  • yleisön kutsuminen vuoropuheluun
  • kuvat, videot ja muut eloisat sisällöt
  • nopea reagoiminen
  • sisältöjen soveltaminen eri kanaviin ja eri kohdeyleisöille
  • oikeiden kanavien valinta
  • ajoittaiset erikoishankkeet kuten kilpailut, äänestykset ja tempaukset
  • seuraajille varattu VIP-sisältö (esim. kurkistukset kulissien taakse, making-of-sisällöt).
Some-kanavat muuttuvat niin nopeasti, että tapahtuman some-vastaavan on seurattava muutoksia jatkuvasti. Tällä hetkellä suosittuja kanavia ovat muun muassa Instagram, Facebook, Snapchat, YouTube ja Twitter, mutta tilanne saattaa jo sinun lukiessasi tätä opasta olla toinen.

Tapahtumien some-markkinoinnin erityiset mahdollisuudet

Tapahtumien markkinointitiimeillä on osittain eri haasteet kuin muiden tuotteiden tai palveluiden. Hyödynnä ihmisten luonnollista kiinnostusta tapahtumiin. Tapahtuma on jo itsessään kiinnostava, moni "tylsempi" tuote vaatii enemmän tarinaa ja enemmän lihaa luiden ympärille.

Tapahtuman esiintyjät ovat usein upeita myyntivaltteja. Ota esiintyjistäsi kaikki irti: käytä kuvia, videoita ja haastatteluja. Sopikaa siitä, miten he mainostavat omasta puolestaan tapahtumaa. Tarjoa esiintyjille erinomaisia mahdollisuuksia ottaa kuvia ja videoita backstagella, lavalla ja kentällä. Suunnittele esiintyjän reitille ainakin yksi vau-elementti, josta hän haluaa jakaa kuvan. Muistuta esiintyjää tapahtuman hashtagistä, some-kanavista, nimestä ja Tampereesta.

Kurkistukset tapahtuman kulissien taakse ja making of -pätkät kiinnostavat laajaa yleisöä. Kerro somessa, kuinka tapahtuma rakentuu ja ketkä sitä tekevät.

Ihmiset jakavat tapahtumiin liittyviä julkaisuja runsaasti. Tarjoa loistava selfie-paikka, kannusta jakamaan, palkitse ahkeria jakajia tuotteilla tai lipuilla, pidä tapahtuman hashtagia ja muita nimiä esillä.

Yhteistyö matkailu-, musiikki-, urheilu- ja lifestyle-aiheisiin keskittyvien some-vaikuttajien kanssa on hyvä idea. Monet some-vaikuttajat joutuvat arvioimaan tarkasti, millaisiin yhteistyösopimuksiin lähtevät mukaan, mutta tapahtuma, josta he luonnostaan ovat kiinnostuneita, on korkealla listalla.

Anna yleisölle vaikuttamisen mahdollisuuksia. Kovin tapa sitouttaa some-yleisö on antaa heille mahdollisuus vaikuttaa johonkin tapahtuman piirteeseen. Anna mielikuvituksesi laukata; joskus yleisö voi vaikuttaa jopa valittaviin aiheisiin ja esiintyjiin, toisinaan esiintymisjärjestykseen, ulkopuolisten palveluntuottajien valintaan (esim. pizzaravintola vs. hampurilaisravintola) tai vaikka VIP-pisteen sisustukseen.

Tiedote

Tiedote on perinteinen mutta edelleen pääosin toimiva tapa kertoa tapahtumasta erityisesti medialle. Tiedote laaditaan artikkelin tyyliseksi, jolloin se on mahdollista julkaista sellaisenaan. Tiedotteeseen kannattaa aina liittää kuva tai linkki videoon.

Mieti kirjoittaessasi, kenen haluat lukevan uutisesi. Media pitää saada kiinnostumaan tiedotteesta, mutta sen varsinainen kohderyhmä on median lukijat. Mieti, mikä tavoittelemaasi lukijaa eniten kiinnostaa ja miten voit kertoa asiastasi mahdollisimman yksinkertaisesti.

Alla on esimerkki tiedotteen perusmallista, jonka pohjalta oman tiedotteen voi rakentaa. Pidä tiedotteen pituus aina maksumissaan yhdessä A4:ssä.

Eri medioita varten voidaan laatia erilliset tiedotteet. Kaupunki- ja paikallislehteä tai -radiota kiinnostaa nimenomaan Tampereen tai Pirkanmaan näkökulma, kansallisia medioita laajempi näkökulma ja erikoismedioita niiden alaan liittyvä näkökulma. Jos tapahtumasta saadaan jotain kiinnostavaa, erikoista av-materiaalia, sitä voi tarjota uutisten loppukevennykseen.

[Tapahtuman/organisaation logo]

TIEDOTE

JULKAISUVAPAA xx.xx.20xx


Otsikko, joka houkuttelee lukemaan tiedotteen


Kerro ensimmäisessä kappaleessa / ingressissä tärkein asia.


"Tiedotetta kannattaa elävöittää sitaateilla", sanoo Yritys Oy:n puheenjohtaja Maija Mallinen.


Jos haluat kertoa tapahtumasi historiasta, rahoittajista, yhteistyökumppaneista tai organisaatiosta sen takana, säästä taustoitus vasta tiedotteen loppuun.


Tidotteeseen kannattaa liittää kuva tai videolinkki.


www.tapahtumannettisivu.com, instagram, twitter, facebook tai muut somekanavat.


Lisätietoja

Nimi, titteli, organisaatio, puhelinnumero, sähköposti

Ilmoittaminen lehdessä

Lehtimainonta on suosittu tapa ilmoittaa tapahtumista. Varsinkin sanomalehdet ovat nopea media, jonne ilmoituksen voi parhaimmillaan saada jo seuraavaksi päiväksi. Ilmaisjakelulehdet saavuttavat usein laajan yleisön, joskin niistä saatetaan lukea vain muutamia sivuja. Aikakauslehdet puolestaan luetaan usein tarkemmin, mutta ne ilmestyvät harvemmin – pitää miettiä, miten motivoida ihminen ostamaan lippu tai tekemään päätös tapahtumaan osallistumisesta viikkoja tai kuukausia ennen tapahtumaa.

Joistakin lehdistä on netissä näköisversio, toisilla on suppeammat nettisivut. Nettiversioiden käyttäjäprofiili voi olla eri kuin painetulla lehdellä. Kannattaa selvittää, halutaanko oman ilmoituksen näkyvän jossakin muodossa myös nettiversioissa.

Tampereella ja lähiseudulla suosittuja sanoma- ja ilmaisjakelulehtiä ovat muun muassa Aamulehti, Tamperelainen, Moro, Suur-Tampere, Voima, Hervannan sanomat, Ideapark Uutiset, Kangasalan sanomat, Akaan Seutu, Lempäälän-Vesilahden Sanomat, Sydän-Hämeen lehti ja Ylöjärven Uutiset.

Radio- ja tv-mainonta

Radiossa ja televisiossa mainostaminen tarjoaa mahdollisuuden tuoda äänen ja kuvan avulla oma tapahtuma suuren yleisön tietoisuuteen. Varsinkin radiossa pitää panostaa toistojen määrään. Radio- ja tv-mainosten hinta riippuu ratkaisevasti toistomääristä ja esitysajoista, mutta kustannus on yleensä suurehko.

Tampereella ja Pirkanmaalla majaansa pitäviä radioita ovat muun muassa SUN Radio, FUN Tampere, Radio Moreeni, Radio Musa ja Pispalan Radio. Monet valtakunnalliset radiokanavat kuuluvat myös Tampereella.

Tapahtumakalenterit

Tapahtumista kiinnostunut yleisö seuraa tapahtumakalentereita, joten kannattaa varmistaa, että oma tapahtuma on niissä mahdollisimman kattavasti. Eri näkökulmasta tehtyjä tapahtumakalentereita on Tampereella paljon ja niitä sekä tulee lisää että poistuu, joten tapahtumajärjestäjän kannattaa seurata tilannetta jatkuvasti. Alla oleva lista on vain esimerkinomainen.

Jos tiedät kalentereita, jotka puuttuvat listasta, vinkkaa meille!

Muutamia Tampereen tapahtumakalentereita:

  • tapahtumat.tampere.fi
  • aamulehti.menoinfo.fi
  • visittampere.fi
  • meteli.net (keikkakalenteri)
  • kohokohdat.fi
  • tapahtumatyrityksille.fi
  • lahella.fi

Ulkomainonta

Ulkomainonnan tarkoitus on tavoittaa kaupungissa liikkuvat ihmiset. Sillä saavutetaankin siten laaja joukko erilaisia ihmisiä, muun muassa niitä, jotka eivät seuraa sosiaalista tai muuta mediaa.

Erilaisia ulkomainosmuotoja ovat muun muassa banderollit, mainostaulut, tapahtumailmoitustaulut, diginäytöt ja bussit. Tarvittaessa voit käyttää mediatoimistoja tunnistamaan sopivat kanavat. Tutustu myös Mediani-portaaliin, johon on koottu osa Tampereen mediapaikkojen omistajista: Mediani Tampere.

Ammattilaisen neuvo: Panosta ulkomarkkinointiin juuri ennen tapahtumaa. Näin saat tapahtumalle näkyvyyttä katukuvaan, herätät ihmisten mielenkiintoa, nostatat tunnelmaa sekä saat viime hetken spontaanit tapahtumakävijät liikkeelle.

Mainostaulut

Eri toimijat vuokraavat suuria mainostauluja, joita on esimerkiksi katujen varsilla, ostoskeskuksissa, bussipysäkeillä, asemilla, pysäköintihalleissa ja pyörivissä pilareissa. Alan toimijoita ovat Tampereella muun muassa JCDecaux, Mediateko ja ClearChannel.

Tampereen kaupunki välittää tapahtumajärjestäjille maksuttomia mainospaikkoja ympäri kaupunkia olevien JCDecaux’n Abribus-mainostaulujen B-puolelle. Mainostaulupaikkaa voivat hakea tapahtumatoimijat, jotka tuovat tauluissa esiin varsinkin maksutonta, kaikille suunnattua ohjelmallista sisältöä. Kaupallisista tapahtumista ja logojen esittämisestä on tarkat säännöt, jotka pohjautuvat Tampereen kaupungin ja JCDecaux’n väliseen sopimukseen. Kovan kysynnän takia kaikille toimijoille ei voida myöntää mainostaulupaikkaa. Julisteiden suunnittelun ja painatuksen kustannuksista vastaa tapahtumajärjestäjä.

Paikkojen haku kullekin vuodelle tapahtuu tällä hetkellä edellisen vuoden lokakuun alussa. Lue lisää ja seuraa tilannetta maksuttomat mainospaikat -sivulta.

Tapahtumailmoitustaulut

Tampereen keskustan alueella on yhteensä kymmenen tapahtumien mainostamiseen tarkoitettua maksutonta tapahtumailmoitustaulua. Nämä ilmoitustaulut ovat Tampereen kaupungin sijoittamia virallisia ilmoitustauluja. Julisteita tai muita mainoksia ei ole sallittua kiinnittää muualle.

Banderollit

Tampereen kaupungilta voi varata banderollipaikkoja tapahtuman mainostamista varten. Varaaminen tapahtuu vapaamuotoisella hakemuksella, joka osoitetaan Tampereen kaupungin tilaomaisuuden hallinnalle. Banderollien asennuksen ja poistamisen puolestaan hoitaa Tampereen Vera Oy. Paikka ja asennus ovat maksullisia.

Digi- ja medianäytöt

Painetuille julisteille tarkoitettujen paikkojen lisäksi Tampereella on digitaalisia näyttöjä, joille mainosmateriaali toimitetaan digitaalisessa muodossa. Tässä on se etu, että tapahtumajärjestäjän ei tarvitse maksaa aineiston painatuksesta. Lisäksi monet näistä näytöistä mahdollistavat myös liikkuvan kuvan käyttämisen.

Tampereen kaupunki välittää maksutonta mainostilaa tällä hetkellä kolmeen katujen varsilla sijaitsevaan medianäyttöön. Näytöt on tarkoitettu tapahtuman esittelyyn eikä niissä saa näkyä kolmannen osapuolen markkinointia tai lipunhintoja.

Paikkaa medianäyttöön voi hakea ympäri vuoden nettisivujen kautta. Mikäli paikka myönnetään, tapahtumajärjestäjä tekee aineiston tarvittavissa tiedostomuodoissa ja toimittaa sen Tampereen kaupungille.

Lue lisää hae paikkaa maksuttomat mainospaikat -sivulta.

Bussit ja muut liikennevälineet

Ulkomainontaa suunnitellessa ei kannata unohtaa busseja. Busseissa on mahdollista mainostaa bussin ulkoseinissä. Tavallisimmin käytetään bussin seinään tehtävää teippausta, mutta osassa busseja voidaan teipata myös lähes koko perä ja käyttää jopa kolmiulotteisia elementtejä.

Tampereen kaupungin liikennelaitoksen (TKL) bussien mainospaikkoja voi tiedustella Neonmedialta.

Harvinaisempia liikennevälineitä ulkomainoskäyttöön ovat taksit, kaupunkijunat, polkupyörät ja promoautot. Tampereen uuden raitiotien mainospaikkamahdollisuuksista ei tätä kirjoittaessa ole vielä vahvistettuja tietoja.

Julisteet ja flyerit

Julisteet ja flyerit ovat suosittuja mainoskanavia. Julisteita ja flyereita voi laittaa muun muassa Tampereen kaupungin virallisille ilmoitustauluille (kartta ilmoitustauluista) ja luvan pyytämällä kirjastoihin, kauppoihin, ravintoloihin, kahviloihin sekä urheilu- ja harrastustiloihin. Paikkojen kanssa voi olla hyvinkin luova, mutta kannattaa muistaa, että julisteita ei yleensä saa kiinnittää ilman lupaa ja maassa pyörivät ei-kiinnostuneille jaetut flyerit vain roskaavat ja menevät hukkaan.

Esi- ja sivutapahtumat, flashmobit ja tempaukset

Tapahtuman mainostamisen ei tarvitse rajoittua tuttuihin kanaviin. Elämykselliset tempaukset jäävät mieleen ja herättävät tunteita. Kesäistä tapahtumaa voidaan esimerkiksi mainostaa järjestämällä alkukeväällä pieni esitapahtuma. Kauempana keskustasta (esim. Teisko, TESC) järjestettävää tapahtumaa voidaan mainostaa järjestämällä samaan aikaan pienimuotoinen tapahtuma ydinkeskustassa. Hyvin suunniteltu flashmob puolestaan herättää aina kiinnostuksen, kunhan flashmob-paikka on sellainen, jossa haluttua kohderyhmää liikkuu. Kauppakeskuksissa ja kadulla toteutettaviin tempauksiin tarvitaan pääsääntöisesti lupa.

Kriisi- ja erikoistapausviestintä

Yksikään tapahtuma ei ole riskitön, joten tapahtumajärjestäjän pitää aina varautua paitsi riskeihin myös niistä viestimiseen. Kriisin hetkellä viestiminen voi joissain olosuhteissa pelastaa jopa ihmishenkiä. Vähintään se antaa tapahtumajärjestäjästä ammattimaisen ja uskottavan kuvan sekä vähentää mahdollista huonoa julkisuutta.

Tapahtuman turvallisuuspäällikön, päävastaavan ja markkinointi-/viestintävastaavan pitää siis käydä läpi mahdolliset kriisitilanteet sekä se, mitä niistä kerrotaan ja mitä kanavia käyttäen. Mikäli kyseessä on hätätilanne, pitää keskittyä viestinnän tehokkuuteen ja nopeuteen. Jos taas kyseessä on huonoa julkisuutta aiheuttava, ei-akuutti erikoistapaus, kannattaa kertoa asiasta mahdollisimman avoimesti ja ilman syyttelyä. Mikäli jokin yksityiskohta yritetään pitää salassa ja se tulee julkisuuteen myöhemmin, imagotappio voi olla merkittävä. Ei-akuuteissa tilanteissa on yleensä parasta, että tilanteesta kertoo johtavassa asemassa oleva henkilö. Tämä antaa sen vaikutelman, että organisaatio kantaa vastuunsa asianmukaisesti. Kriisiviestinnän asiantuntija voi tarvittaessa valmistaa henkilön viestintätilannetta varten.

Kriisi voi olla luonteeltaan myös sisäinen. Tapahtuman taloudellinen menestys voi esimerkiksi jäädä selvästi alle toivotun, mikä saattaa vaikuttaa tapahtuman parissa työskennelleiden työsuhteisiin tai järjestävän organisaation muuhun talouteen. Myös näissä tapauksissa ylimmän johdon on kerrottava tilanteesta ja haettava ratkaisumalleja. Asianmukaisesti hoidetut vakuutukset varmistavat yleensä sen, että palkat ja merkittävät taloudelliset vastuut saadaan hoidetuksi.

Kriisit ja erikoistapaukset, joista viestimiseen pitää valmistautua:

  • turvallisuusuhka (esim. ulkoinen uhka, tulipalo, rakenteiden epävakaus, väen pakkautuminen)
  • tapahtuman ajan tai paikan pikainen muuttuminen
  • esityksen/ohjelmanumeron peruuntuminen
  • koko tapahtuman peruuntuminen
  • taloudellinen tappio
  • sairas-/kuolemantapaus.