Siirry sisältöön

Palvelusihteerit palveluksessasi

Julkaistu 19.10.2020 15.35
Palvelusihteerien ja toimistotyöntekijöiden joukko – tuttavallisemmin palkkatiimi – huolehtii henkilökohtaiseen avustamiseen liittyvistä palkka-asioista. Töitämme rytmittävät kaksi suurta kokonaisuutta: kahdesti kuussa maksettavat palkat sekä asiakasneuvonta.
Palvelusihteeri työssään koneen äärellä.
 

Palvelualueena on kaksikymmentäkaksi kuntaa, joten tehtäviin tarvitaan vastuunsa tuntevia ripeitä ja huolellisia käsiä. Kuukausittain matkaan lähtee toista tuhatta tilipussia, joista jokainen on tärkeä.

Excelit, raportit ja palaverit kuuluvat sihteerin arkeen, ja hyvin järjestetty kalenteri on välttämättömyys. Tehtäviimme sisältyy paljon niin sanottuja juoksevia asioista – joskus hyvin konkreettisesti: joidenkin meistä on joskus käytävillä nähty pistävän juoksuksi asti, jotta viime tipassa vastaanotetut asiakirjat ennättäisivät ajoissa. Teemme parhaamme palkanmaksun onnistumiseksi.

Aina kaikki ei kuitenkaan suju mutkattomasti. Palkanmaksuun tarvittavia tietoja puuttuu tai ne vaativat tarkistamista. Tämä on sihteerien ominta aluetta: selvitämme tilanteen ja teemme tarvittavat toimenpiteet. Joskus ratkaisu vaatii laajempaa selvittelyä. Silloin käännymme yhteistyötahojemme puoleen, erityisesti asiakkaiden kotikuntien. Tiiviintä yhteistyötä teemme oman yksikkömme palveluohjaajien kanssa, joiden erityisosaaminen asiakasasioissa on sihteereille korvaamatonta.

Päivittäisten, juoksevien asioiden taustalla pyörivät myös hitaammin liikkuvat tehtäväruudut kuten arkistointi ja tilastointi, ohjaus ja koulutus, erilaiset selvitykset ja kehittely. Perehdytämme säännöllisesti uusia työntekijöitä erilaisiin sihteereille kuuluviin tehtäviin, ja aivan äskettäin tiimissämme kouluttautui taloushallinnon opiskelija tutkintonsa suorittaen. Joukkomme on lämmin, ja hyvä yhteishenki auttaa jaksamaan sateisinakin päivinä.

Kaikkein tyytyväisimpiä olemme kuitenkin silloin, kun asiakkaan pulmat ratkeavat ja hän kokee saaneensa meiltä hyvää palvelua. Olemme täällä asiakkaita varten.

Virkein syys- ja yhteistyöterveisin, palkkatiimi

Tämän tekstin on kirjoittanut
Palvelusihteeri
Outi Sandberg
sähköposti [email protected]

Kirjoittaja Mainiot maakunnalliset -blogin kirjoittajat