Siirry sisältöön

Viestintäyksikkö luovi tyynesti läpi myrskynsilmän

Julkaistu 15.6.2020 11.16

Kun koronamyrsky nousi maaliskuussa, oli Tampereen kaupunkikonsernin viestintäyksikkö valmiina, vaihtoi vaihteen taitavasti kriisinhallintatilaan ja suunnisti päin tuntematonta. Viestintää luotsattiin etäohjauksella vakaasti ja kylmähermoisesti läpi poikkeustilanteen, ja kaupungin linjauksista ja päätöksistä viestittiin laajalla rintamalla.


Virastotalon käytävillä oli poikkeusoloissa aavemaista.

Talvella viestintäyksikössä valmistauduttiin kertomaan kaupungin työntekijöille ja asukkaille kunta-alan työehtosopimusten neuvotteluista ja jopa mahdollisista työtaistelutoimista, mutta samaan aikaan alkoi ilmaantua merkkejä toisenlaisesta kriisistä. Kevättalvella varautumisen suunta muuttui nopeasti, ja viestintäjohtaja Anna-Maria Maunu kiittelee viestintäyksikön kriisinkestävyyttä.

– Viestintäyksikön väki on ajan tasalla, ja koronakriisin alussa viestintä lähti heti oikeille jengoille. Meillä on ollut kyky ja halu ajatella ja toimia tilanteen vaatimalla tavalla, ja tekemisen suunta on ollut koko ajan oikea, Anna-Maria Maunu toteaa.

Maaliskuussa sekä Tampere-fi-sivulle että intranetiin perustettiin koronavirus-sivut, joissa kerrottiin kaupunkilaisille ja henkilöstölle tautitilanteeseen liittyvistä varotoimista ja niiden vaikutuksista kaupungin palveluihin. Varoituksia epidemian kärjistymisestä sateli yksi toisensa jälkeen, kun ensin koulujen ja sitten kaupungin henkilöstön matkat ja vierailut peruttiin ja WHO määritteli koronaviruksen pandemiaksi.

– Perjantaina 13. päivänä maaliskuuta viestinnässä siirryttiin täysin uudelle vaihteelle, kun epidemiatilanne Suomessa vaikeutui ja THL antoi uudet ohjeet varotoimista. Osa viestintäyksikön väestä siirtyi tekemään koronaan liittyvää kriisiviestintää, ja muut tukivat sitä ja varmistivat, että perusviestintä toimii poikkeustilanteessakin, kertoo viestintäpäällikkö Aila Rajamäki.

Yhteiskunta ajettiin nopeasti ja hallitusti poikkeustilaan: kouluissa siirryttiin etäopetukseen ja kulttuuri- ja liikuntapaikat suljettiin. Kaupunki siirtyi häiriötilanteiden ja poikkeusolojen johtamisjärjestelmään ja kaikki kynnelle kykenevät jäivät etätöihin. Hatanpäälle perustettiin pandemiavastaanotto, monessa palveluissa siirryttiin etä- ja puhelinvastaanottoon ja kiireettömiä hoitoja lykättiin. Kaupungin henkilöstöä ohjattiin suljetuista palveluista sosiaali- ja terveyspalveluihin, ja koronatilanteesta kärsiville yrityksille ja yhteisöille perustettiin tilapäinen avustushaku. Noin 8000 etäopetuksessa olevalle lapselle jaettiin kouluruoka-annoksia.

– Viestimme kaikista muuttuneista tilanteista nopealla aikataululla, ja koronaviestintä työllisti todella tiiviisti kahdeksan viikon ajan. Kriisiviestintä edellyttää nopeaa reagointia ja tietojen ajantasaisuutta, joten olimme valmiudessa lähes kellon ympäri. Tilanteet saattoivat muuttua tunti tunnilta, kun tehtiin kiireellisiä päätöksiä, jotka edellyttivät nopeaa viestintää, kertoo Aila Rajamäki.

Koronaviestinnän päätehtävä oli jakaa kuntalaisille tarvittavaa tietoa toimintaohjeista ja muutoksista kaupungin palveluissa.

– Poikkeusolojen viestinnässä korostuu ammattitaitoisen viestintätiimin merkitys ja viestinnän nopeatempoisuus. Tilanteisiin tuli reagoida koko ajan vähän etukenossa eli viestiä heti, kun itsellämme oli tietoa linjauksista. Nopeus ei kuitenkaan saa mennä selkeyden edelle, eli linjaukset ja päätökset pitää viestiä niin, että ne ovat johdonmukaisia ja ihmiset ymmärtävät, mistä on kysymys ja miten pitää toimia.

– Pyrimme tuomaan esiin myös koronatilanteen aiheuttaman riskinäkökulman ja sen, että yksittäinenkin asukas voi vaikuttaa toiminnallaan viruksen leviämiseen ja torjumiseen, Aila Rajamäki kertoo.


Katukuvassa näkyvät Abribus-mainokset antoivat toimintaohjeita poikkeustilanteessa.

Sosiaali- ja terveyspalveluiden koronaviestintää tehnyt Marika Haapala kertoo huolen ihmisten terveydestä olleen koko ajan päällimmäisenä mielessä.

– Ensimmäiset puolitoista kuukautta tehtiin töitä kelloon katsomatta. Tärkeintä minulle oli se, että tamperelaiset ja orivesiläiset saavat riittävästi oikeaa tietoa, miten koronavirustartuntaa voi välttää ja kuinka toimia, jos epäilee saaneensa sen.

– Tässä on viestinnällisesti onnistuttu Pirkanmaan alueella, sillä asukkaat ovat noudattaneet viranomaisten ohjeita ja tartuntatilanne on saatu pidettyä hyvin aisoissa, pohtii Aila Rajamäki.

Anna-Maria Maunu toteaa yhteistyön eri johtoryhmien ja viranomaisten välillä onnistuneen.

– Viestintä on pyrkinyt tukemaan ja vahvistamaan eri johtoryhmien ja luottamuselinten päätöksentekoa. Valtion ohjeet ovat kaikille samat, ja olemme suurimpien kaupunkien viestintäjohtajien kesken vertailleet viestintäämme ja ottaneet oppia toisiltamme.

Tiedonjano ja uutisnälkä olivat pohjattomia

Aila Rajamäki kertoo koronaan liittyviä kysymyksiä tulleen valtavasti, ja tietoryöpyssä perinteiset tiedotteet koettiin liian hitaiksi viestintävälineiksi.

– Vastasimme osaan kysymyksistä verkossa Usein kysytyt kysymykset -palstalla, jota päivitimme tiuhalla tahdilla. Tilanteet ja käytännöt saattoivat vaihtua tunti tunnilta, ja kriisiviestijät painoivat hommia potenssiin sata, että koronavirus-sivut ja tiedotteet saatiin pidettyä ajan tasalla. Autoimme toisiamme tilanteen mukaan ja viestejä lenteli sähköpostissa, chatissa ja puhelimessa. Kiireisimpinä päivänä tuntui, että luimme etänä jopa toistemme ajatuksia, Aila Rajamäki kiittelee.


Poikkeustila pakotti luoviin ratkaisuihin: Marika Haapalan lapsiperheessä etätyötoimisto avattin saunaan.

Kireimpinä koronapäivinä viestintäyksikkö julkaisi kymmenkunta sisäistä tiedotetta ja toisen mokoman tiedotteita kuntalaisille ja medialle. Kesäkuun alkuun mennessä Tampere.fi-sivulla on julkaistu pelkästään koronaan liittyviä tiedotteita parisen sataa, eikä siihen ole laskettu mukaan koronavirus-sivuja, artikkeleita tai lehti-ilmoituksia. Tiedotteita ja tietoja käännettiin englannin ja viittomakielen lisäksi yhdelletoista eri kielelle, jotta ne tavoittivat myös vieraskieliset tamperelaiset ja Tampereella asuvat ulkomaalaiset.

– Koronavirus-sivua ja sen alasivuja on katsottu kevään aikana reilut 120 000 kertaa, ja kevään luetuin tiedote on koulujen etäopetukseen siirtymisestä kertova tiedote, kertoo verkkoviestintäsuunnittelija Anne Kauhanen.

Vaikka palveluja supistettiin ja osa kulttuuri- ja elinkeinoelämästä hetkellisesti jopa suljettiin, ei kaupungin peruskoneisto pysähtynyt. Viestintäyksikkö pyöritti kriisiviestinnän ohella myös muuta tiedotusta, sillä elämä jatkui kompuroiden ja päätöksenteko ja hankkeet etenivät: lautakunnat ja työryhmät kokoontuivat etänä ja Tampere.fi-sivuston uudistus rullasi kuin ratikka konsaan.

– Oma työni liittyi paljon koronaan, mutta samaan aikaan piti hoitaa myös normaaliviestintää. Aluksi tehtiin jättiloikka tuntemattomaan, ja vaikka tilanteen kaoottisuus huolestutti ja töitä kasaantui, oli pakko hyväksyä, että tulevaa ei voi hallita. Voi vain yrittää ratkaista tilannetta ja edetä asia ja päivä kerrallaan, pohtii viestintäsuunnittelija Johanna Toivanen.

Vaikka korona ei täyttänyt jokaista työpöytää, oli sillä kerrannaisvaikutuksia muuhunkin viestintään, ja tautitilanne sävytti väkisinkin ajankohtaisia tiedotteita ja artikkeleita.

– Jonkin verran tilanne toi tehtäviini lisätiedottamista, sillä kaupunki teki päätöksiä tukitoimistaan koronan kurittamille yrityksille ja yhteisöille. Viestimme esimerkiksi kaupungin laskujen eräpäivien siirtämisestä sekä kaupungin tila- ja maanvuokriin tulleista maksuhelpotuksista, kertoo viestintäpäällikkö Raija Lindell.

– Yllättävän paljon on ollut muuta viestintää, jopa stressiksi saakka. Ehkä korona on antanut joillekin tahoille aikaa paneutua viestintään, ja kevät on yleensäkin kiireistä aikaa viher-, katu- ja ympäristöasioissa, viestintäsuunnittelija Tarja Nikupaavo-Oksanen toteaa.

Poikkeusoloissa tiedon kokoaminen, muokkaaminen ja tarkistuttaminen on vaativaa, kun kaikkialla on kiire ja mukana voi olla monta eri osapuolta.

– Kaupungin palveluissa on kriisin aikana tehty paljon poikkeustilanteessa tarvittavaa viestintää. Viestintäyksikössä huomasi, työkavereiden kanssa ideoita pallottelemalla syntyi parasta jälkeä, kun asioita tuli katsottua useammalta kantilta. Eri kohderyhmien lähestyminen on vaatinut miettimistä: esimerkiksi teini-ikäistä ja ikäihmistä ei tavoiteta samoilla sisällöillä eikä kanavilla, kertoo Johanna Toivanen.

Hätä keksii keinot ja löytää uudet mediat

Kriisiviestintään valjastettiin laajasti eri kanavia, niin perinteisiä kuin uusia. Tamperelaisessa julkaistiin viikoittain koronatilanteeseen liittyvä ilmoitus, ja tietoiskutyyppiset kampanjat näkyivät katukuvassa ulkomainospaikoilla ja kaupungin infotauluilla. Tietoa jaettiin sosiaalisessa mediassa, ja kaikille yli 70-vuotiaille lähetettiin kotiin kirje, jossa kerrottiin tarjolla olevasta avusta. Viestintäyksikkö kuvasi myös pormestarin ja sosiaali- ja terveyspalveluiden johtajan videotervehdykset.

– Oli tärkeää viestiä henkisestä huolenpidosta ja siitä, että poikkeustilanteessakin kaupunki pitää huolta asukkaistaan. Esimerkiksi pormestarin videoviesteillä välitettiin henkilöstölle ja kuntalaisille henkistä johtajuutta ja yhteisöllisyyttä, Aila Rajamäki kertoo.


Veli-Matti Lahdenniemi kuvasi muun muassa pormestarin ja sosiaali- ja terveysjohtajan videotervehdykset. Hänen työajastaan koronatiedotus vei aluksi 90 prosenttia.

Ulkomainoskampanjat Abribus-julistepaikoille sekä bussi- ja infonäytöille osoitettiin vuoroin eri kohderyhmille, kuten lapsiperheille, nuorisolle tai kaikille kaupunkilaisille.

– Ulkomainoskampanjat syntyivät muutaman hengen viestintätiimillä, ja aihe valittiin yhdessä tilannekuvatyöryhmän kanssa. Tämän jälkeen aihe pureskeltiin tiimin kanssa viestiksi, konseptiksi ja visuaaliseksi ilmeeksi. Haastavaa tekemisessä oli, että malleja oli vähän saatavilla ja piti turvautua niihin, joita läheltä löytyi, eli itseen ja perheeseen, kertoo viestintäsuunnittelija Hanna Leppänen.

Sosiaalisessa mediassa välitettiin tietoa poikkeustilan ohjeista ja rajoituksista ja tarjottiin kaupunkilaisille kanava kysyä ja kommentoida päivänpolttavia aiheita.

– Hyppäys korona-aikaan tapahtui juuri silloin, kun vastuulleni oli sovittu ryhtyä päivittämään kaupungin Twitter-tiliä. Ensimmäiset viikot olivat tiukkaa työtä, kun Twitteriin tulvi tavallisten kysymysten lisäksi poikkeusajan herättämiä kysymyksiä esimerkiksi etäopetuksesta, kouluruokailusta, joukkoliikenteen muutoksista ja sosiaali- ja terveyspalveluiden järjestämisestä, viestintäsuunnittelija Tuuli Oinonen kertoo.

– Huolehdin myös intranet Taskun etusivusta ja sen Etutasku-osiosta. Korona-aikana tuoretta materiaalia on saanut päivittää sivuille välillä aika tiivistä tahtia ja miettiä, mikä kannattaa laittaa uutisvirtaa näkyvämmille nostopaikoille.

Viestintäsuunnittelija Elina Haapalan mukaan sosiaalisessa mediassa pyrittiin pitämään hyvää henkeä yllä ja aktivoimaan kaupunkilaisia.

– Yritimme kertoa positiivisella otteella, miten arki sujuu poikkeuksellisissa oloissa ja mitä kaikkea voi rajoituksista huolimatta tehdä. Some-kanavien seuraajien määrä on kasvanut koko korona-ajan ja tietoa ja neuvoja on kysytty eri viestintäkanavia pitkin. Aiheet ovat olleet varsin painavia ja sellaisia, että vastauksia on selvitelty kaupungin muista yksiköistä, jolloin niiden saaminen voi kestää. Kaupunkilaisten aktiivisuus näkyy myös kommentoinneissa, eli monia julkaisuja kommentoidaan ja jaetaan paljon.

– Suunnittelutyössäkin on löydetty nopeasti uusia vuorovaikutuskäytäntöjä, kuten esittelyvideot ja yleisötapaamiset verkossa. Sitä työtä on ilo tukea myös viestintäyksikön toimilla, kertoo viestintäpäällikkö Anna-Leea Hyry.

Kahden kuukauden kovaa kuormitusta purettiin yhteistyöllä

Kaikki viestintäsuunnittelijat korostavat yksikön hyvää henkeä ja yhdessä tekemisen meininkiä.

– Viestintäyksikön päivittäiset kokoukset edesauttoivat sitä, että kaikki pysyivät kriisin kanssa samalla sivulla. Kun ongelmia tuli eteen, pystyimme nopeasti pyytämään toistemme apua ja tarjoamaan apukäsiä tukemaan toistemme työtä, viestintäsuunnittelija Veli-Matti Lahdenniemi kertoo.

– Hyvä työyhteisö on kantava voimavara. Jokainen tekee parhaansa ja siitä saadaan aikaan hyvä kokonaisuus. Ei ole itsestään selvää, että poikkeusoloissa jaksetaan painaa täysillä, Elina Haapala toteaa.

Vaikka yhteistyö sujui mallikelpoisesti, kertoo Aila Rajamäki kriisivaiheen olleen erittäin kuormittava.

– Jaksamiseen motivoi ajatus poikkeuksellisesta tilanteesta, joka kuitenkin on tilapäistä sekä tieto siitä, että hyvin hoidettu viestintä on tilanteessa olennaista ja voi auttaa jopa ihmishenkiä.

– Yleensä kriisissä on aluksi hektinen vaihe ja sitten tilanne tasaantuu ja vakiintuu. Nyt uusia linjauksia ja päätöksiä oli tehtävä koko ajan eikä loppua näkynyt. Se kysyy turnauskestävyyttä. Onneksi jokainen otti oman osansa kantaakseen, sillä yksin jatkuva uusien asioiden ratkaiseminen olisi ollut raskasta, Anna-Maria Maunu toteaa.

Kukin viestijä piti omasta turnauskestävyydestään huolta miten parhaiten taisi: yksi jos toinen ampaisi lenkille koiran kanssa, kolmas pakeni puutarhatöihin, neljäs mökille ja viides irtautui työstä itämaisen tanssin avulla.

Erilaiset elämäntilanteet ovat antaneet etätöissä aikaa ja mahdollisuuksia parantaa työtehoa tai harrastaa työmatkoista säästyvällä ajalla liikuntaa tai vaikkapa nukkumista. Toisilla etätyö venytti työpäivien pituutta, pinnaa ja kestokykyä äärimmilleen.

– Moni palaveripuhelu ja sähköposti on kirjoitettu puolitoistavuotias tyttö sylissä. Hänen uniaikansa olivat parasta työntekoaikaa, joten päivät venyivät hurjan pitkiksi. Välillä tuntui, että päivät vain luuppaavat ympäri, sillä tekeminen oli niin tiukasti rytmitetty lastenhoidon ja työn välille, Hanna Leppänen kertoo.


Hanna Leppäsen kotitoimistossa pieni vauhtinalle pitää huolta työhyvinvoinnista.

Suurimmaksi puutteeksi etätöissä koettiin työyhteisön puute.

– Kaipaan työyhteisöä, kollegoita, keskusteluja ja muutenkin ihmisten ilmoilla olemista. Yhteiset pohdinnat, naurut ja tapaamiset kasvokkain ovat tärkeitä, Raija Lindell toteaa.

– Teams-kokous ei pysty korvaamaan elävää työyhteisöä, vaikka on tyhjää parempi ja on varmaan tullut palavereihin jäädäkseen. Osa juttelee mikrofoniin yhtä pidäkkeettömästi kuin avokonttorissa ja osa vierastaa tilannetta, jäykistyy ja hiljenee, kun toisen ilmeitä ja reaktioita ei näe välittömästi, viestintäalan harjoittelija Ari Pöntinen toteaa.

Viestintäyksikön kokoonpanossa tapahtui muutoksia juuri koronakurimuksen kynnyksellä, kun mukaan tuli uusia työntekijöitä. Huhtikuussa työt aloittanut verkkoviestintäsuunnittelija Niina Riikka Ylönen kiittelee selkeää tiedonkulkua viestintäyksikön sisällä.

– Näin tiimin tehokkaan ja hyvin yhteen hitsautuneen toiminnan vaativassa erikoistilanteessa. Tiiviit, lähes päivittäiset katsaukset tilanteisiin auttoivat pääsemään nopeasti kartalle.

– Läheisintä työpariani Niina Riikkaa en ole koskaan tavannut, mutta silti meidän pitää tehdä yhteistyössä töitä. Se on uusi ja mielenkiintoinen tilanne, pelastuslaitokselta viestintäyksikköön sijaiseksi siirtynyt Elina Haapala kertoo.

– Yhteistyötä on haastavaa käynnistää näin, mutta on ollut välttämätöntä, että meillä on tarvittava henkilöstö koossa, jotta kasvanut työmäärä on saatu hallittua, Johanna Toivanen täydentää.

Anna-Leea Hyry toteaa viestinnän merkityksen korostuneen julkisella sektorilla.

– Tämä tilanne on osoittanut, kuinka rautaisia ammattilaisia meillä viestintäyksikössä on. Monella on uutistoimittajataustaa, mikä auttaa pitämään hermot kylmänä tilanteessa kuin tilanteessa.


Viestintäyksikössä on vielä hiljaista koronamyrskyn jäljiltä.

– Työpisteemme näyttävät siltä, että olemme lähteneet pakoon jotain nopeasti, mutta jättäneet paikat silti siistiksi. Tietokoneiden näppäimistöjen tasainen naputus, hiljaiset keskustelut ja toisten läsnäolon aistiminen ovat vaihtuneet aavemaiseen tunnelmaan. Siinä on samaan aikaan jotain pelottavaa, mutta paljon toiveikkuutta. Vielä me palaamme ja jatkamme jollain uudella normaalilla tavalla työskentelyä, Elina Haapala kertoo.

Anna-Maria Maunu arvioi kriisiviestinnän kokonaisuutena onnistuneen, kiitos etenkin kaupungin johdon, joka kytki viestinnän saumattomasti mukaan työskentelyyn. Ääritilanteessa opittiin myös uutta.

– Kaupunki pystyi tarjoamaan kuntalaisille ajantasaisen tiedon lisäksi virikkeitä ja viihdykettä, kuten ulkoiluvinkkejä ja etäliikuntaa verkossa. Päätoimisen viestintähenkilöstömme ammattietiikka ja -osaaminen on korkealla tasolla, ja voimme turvallisin mielin katsoa tulevaan, tuli mitä tuli, viestintäjohtaja Anna-Maria Maunu toteaa.


Teksti Marja Kyllönen

Kuvat Viestintäyksikkö