Koukkuniemen toiminnan kehittäminen

Koukkuniemessä luovutaan vähitellen lähes kokonaan nykyisestä vanhainkotihoidosta ja siirrytään tehostettuun palveluasumiseen. Muutoksen läpiviemiseen tarvitaan myös kaupungin oman palvelutuotannon kehittämistä.

Koukkuniemen työntekijät ovat keskeisesti kehittämisessä mukana luoden pelisääntöjä hyvin toimiville työyhteisöille. Samalla panostetaan hyvän johtamisen ja esimiestyön kehittämiseen.

Koukkuniemessä valmistaudutaan tehostettuun palveluasumiseen

Kaupunginhallituksen maaliskuisella päätöksellä (12.3.2012) Tampereen kaupunki alkaa tuottaa tehostettua palveluasumista omana tuotantonaan osassa peruskorjattua Jukolaa ja viereisessä uudisrakennuksessa Impivaarassa.

Koukkuniemi 2020-hankkeen yksi keskeisimpiä tavoitteita on tukea toiminnan muutosta laitoshoidosta tehostettuun palveluasumiseen. Velvoite ja halu muutokseen on lähtöisin kansalliselta tasolta. Tavoitteena on yksiportainen hoidon malli, jossa luovutaan asumisesta sairaaloissa ja terveyskeskusten vuodeosastoilla. Tavoitteena on, että ikäihmiset asuvat kotonaan mahdollisimman pitkään ja kotina pidetään myös asuntoa asumispalveluyksikössä.

Koukkuniemen uudet toimintatavat – osahanke käsittää kaksi tehostetun palveluasumisen pilottia: Havulan muistisairaiden osasto ja Koivulan osasto 29 ovat lähteneet luomaan uutta toimintatapaa ja selvittämään tehostetun palveluasuminen edellyttämiä muutoksia nykyisessä toiminnassa.

Asiakkaan asema ei piloteissa muutu laitoshoidosta asumispalveluun, vaan kyse tuotekehitysprojektista. Kehittämistyön keskiössä on asukas ja tulevaisuuden toimintatapaa kehitetään yhdessä henkilöstön kanssa. Pilotteihin linkittyy myös palveluasumisen tuotteistus, joka toteutetaan yhteistyössä tilaajan, laitoshoidon sekä yksityisten palveluntuottajien kanssa.

Havulassa toteutettavan kehittämistyön tavoitteena on kehittää ryhmäkotimuotoista yhteisöllistä palveluasumista ja määritellä paras toimintatapa asukasryhmälle, jonka fyysinen toimintakyky on hyvä, mutta kognitiivinen toimintakyky on heikko. Kehittämistyötä tehdään kolmesta eri näkökulmasta: 1) toimintakyvyn ylläpitämisen ja edistämisen näkökulma (kuntoutuksen taso, sopivien aktiviteettien löytäminen, yhteisöllisyyden vahvistamisen keinot) 2) johtamisen näkökulma (tulostavoitteiden määrittely ja niistä palkitseminen, rekrytointi ja osaaminen, päivittäisten toimintatapojen kehittäminen 3) tilojen ja laitteiden näkökulma.

Koivulan osastolla kehitystyön tavoitteena on tehostetun palveluasumisen mallintaminen. Kehitystyössä lähdetään yhdessä henkilöstön kanssa määrittämään 1) toimintafilosofian muutosta (mikä muuttuu, miksi ja miten) 2) päivittäisten toimintatapojen muutosta (miten työ päivä- ja vuorotasolla organisoidaan) ja miten palvelu tulevaisuudessa hinnoitellaan (kirjaaminen). Lisäksi tarkastellaan toiminnan muutosten vaikutusta johtamiseen ja henkilöstön palkitsemiseen. Koivulan pilotti on alkanut vierailuilla tamperelaisiin tehostetun palveluasumisen yksiköihin ja henkilöstön työpajoilla.

Molemmilla pilottiosastoilla toteutettiin kysely työyhteisön tilasta ja sosiaalisesta pääomasta. Tulosten mukaan kehittämistyöhön lähdetään avoimin mielin.

Koukkuniemen toimintojen tarkastelu osoitti suuria eroja osastojen välillä

Osana Koukkuniemi 2020-hanketta on vanhainkodin toimintaa tarkasteltu osastoittain erilaisten kustannus-, laatu- ja vaikuttavuusmittareiden valossa. Nykytila-analyysi käynnistyi mittariston määrittelyllä syksyllä 2010. Määrittelytyöhön osallistuivat vastaavat osastonhoitajat ja laitoshoidon johtoryhmä. Aineisto kerättiin loppuvuodesta 2010 ja se valmistui maaliskuussa 2011. Nykytila-analyysin toteutti NHG Oy.

Kustannusten tarkastelun tavoitteena oli tuottaa kokonaisvaltainen käsitys siitä, mitä hoidon tuottaminen maksaa. Kustannuksista mukaan laskettiin henkilöstökulut, muut hallinnon kulut, tilakulut, ravinto- ja lääkekulut sekä teknisen yksikön kulut. Vaikuttavuuden arviointiin on käytetty toimintakyvyn mittareiden muutosta asukaskohtaisesti. Vaikuttavuudella tarkoitetaan hoidolla aikaan saatuja tuloksia. Käytettyjä mittareita olivat ADL-h (fyysinen toimintakyky), CPS (kognitiivinen toimintakyky) ja CMI (hoitoisuusluokitus). Mittarina oli myös muiden sairaanhoitopalveluiden käyttö. Mittareiden taustalla on oletus, että hyvällä hoidolla voidaan vaikuttaa toimintakyvyn heikkenemiseen.

Laadun mittareina olivat unilääkkeiden käyttö, aktiviteetteihin osallistuminen, antipsykoottien käyttö ilman diagnoosia ja kontinenssisuunnitelman teko. Yhtenä laadun mittarina toimi myös päivystyksen käyttö.

Koukkuniemen toiminnan data-analyysi toi tietoa siitä, miten osastot eroavat toiminnassaan tuottavuuden, laadun ja vaikuttavuuden suhteen. Tulosten mukaan osastojen välillä oli merkittäviä eroja kustannuksissa, vaikuttavuudessa ja laadussa. Näin ollen useilla osastoilla on jollakin mittariston osa-alueella mahdollisuus kehittää toimintaansa, jopa merkittävästi. Tulosten perusteella ei kuitenkaan kyetty löytämään yksiselitteisiä syitä havaituille eroille. Kehittämiskohteiden tunnistamiseksi on jatkettu laadullisempaa, erilaisille osastoille kohdistuvaa selvitystyötä.

Koukkuniemen vanhainkotiosastojen nykytila-analyysin tulokset tiivistetysti:

- osastojen välillä on merkittäviä eroja kustannuksissa, vaikuttavuudessa ja laadussa
- useilla osastoilla on merkittävää parannuspotentiaalia jollakin mittariston osa-alueella
- kustannuksiin / hoitovuorokausi voidaan vaikuttaa vain rajallisesti johtuen henkilöstömitoituksesta
- merkittävimmät tekijät, joihin voidaan vaikuttaa, ovat sairauspoissaolot ja henkilökunnan koulutusjakauma
- toiminnan vaikuttavuudessa on havaittavissa kokonaisuudessaan parannettavaa
- tällä hetkellä samalla osastolla voi olla hyvinkin erilaisilla toimintakykyprofiileilla olevia asiakkaita
- useissa laatumittareissa on havaittavissa yleistä parantamisen varaa

Prosessikävelyllä selvitettiin arjen toimintoja

Jatkona nykytila-analyysille ja tehostetun palveluasumisen pilotoinnin taustaksi toteutettiin neljällä vanhainkotiosastolla prosessikävelyt. Projektissa selvitettiin valituilta osastoilta niiden arjen toimintaa haastattelujen ja havainnoin keinoin. Tarkoituksena oli löytää selittäviä tekijöitä osastojen välisille eroille kuitenkin melko lailla samanlaisessa asiakasympäristössä. Tavoitteena oli myös löytää niitä toimintatapoja ja malleja, joilla mukana olevat osastot nykytila-analyysin mittariston eri osa-alueilla menestyivät. Löydettyjä ideoita ja hyviä käytäntöjä voisivat soveltuvissa määrin hyödyntää myös muutkin osastot. Prosessikävely toteutettiin vuoden vaihteessa 2011-2012 ja sen toteutti Minutor Oy.

Haastattelujen perusteella eniten työntekoa muuttaneeksi asiaksi koettiin asukkaiden kunnon muutos. Hoidettavuuden kasvaessa ja asukkaiden omien kykyjen vähetessä hoidon ja muun toiminnan suhde ja sisältö muuttuu. Tästä johtuu tietynlainen huoli siitä, miten tulevaisuuden haasteisiin pystytään ammatillisesti vastaamaan. Asukkaiden itsenäistä selviämistä tukeva ja virikkeitä elämään antava työ voi helposti jäädä toiseksi ja arki saattaa muuttua pelkäksi hoidoksi. Tulevaisuudessa nykyisille askartelu-, ja virikeohjaajille sekä kuntohoitajien ammattiosaamiselle on yhä enemmän odotuksia. Prosessikävelyn suositusten mukaan heidän osaamistaan voisi hyödyntää enemmän muun hoitohenkilökunnan opastamisessa ja kouluttamisessa uusien metodien käyttöönotossa. Tärkeää on tukea kokonaisvaltaisesti henkilöstön muuttuvaa työtä muuttuvassa ympäristössä ja kehittää uusia toimintatapoja yhteistyössä henkilöstön kanssa.

Tehkäämme yhdessä!

Yhdessä tekeminen ja vaikuttaminen päivittäiseen työhön koettiinkin haastattelujen perusteella erittäin tärkeäksi. Tällä on yhteys myös tuloksiin. Siellä missä ympäristö on avoin keskustelun ja kokeilun kautta uusien asioiden ja tapojen käyttöönottoon, on mittareiden mukaan paremmat tulokset (nykytila-analyysi). Vaikka henkilöstötyytyväisyys kaikkiaan on hyvällä tasolla, niin se on parempi osastoilla, joissa henkilöstö kokee voivansa vaikuttaa ja tehdä asioita yhdessä.

Lähiesimiesten haastava rooli nousi esiin prosessikävelyn haastatteluissa. He ovat vahvoja ammattilaisia sairaanhoitajan roolissaan ja osallistuvat hoitotyöhön. Osaston johtamisessa ja töidenjärjestelyssä heidän täytyy nousta aitoon esimiesrooliin. Lisäksi heillä on hallinto- ja raportointitehtäviä. Tässä tehtäväkentässä vähimmälle on jäänyt esimiesrooli osaston johtamisessa. Tästä johtuen esim. esimiestyön kulmakivi, kehityskeskustelu, ei ole ollut säännöllinen toimintamuoto kaikilla osastoilla.

Autonominen työvuorosuunnittelu on prosessikävelyn tulosten mukaan todettu hyväksi menetelmäksi. Työntekijät kokevat saavansa vaikuttaa omiin työvuoroihinsa ja samalla se myös toimii eräänlaisena ”yhteishenkimittarina”. Osastoilla joilla se toimii hyvin, tuli selkeämmin myös hyvä yhteishenki haastatteluista esille.

Johtamisen ja työyhteisöjen kehittäminen

Syksyllä 2010 laitoshoidossa toteutettiin Esimies 360-arviointi, jonka perusteella yhdeksi kehittämisehdotukseksi nostettiin työyhteisövalmennukset. Työyhteisötilaisuudet toteutettiin Koukkuniemessä sekä vanhainkoti- että sairaalaosastoilla. Lisäksi omat tilaisuutensa saivat Kaupin sairaala ja Hatanpään puistosairaala.

Työyhteisötilaisuuksien tarkoituksena oli koota osaston henkilökunta pohtimaan toiminnan ja työyhteisön vahvuuksia ja kehittämiskohteita. Tilaisuuksiin osallistuttiin hyvin ja niihin saavuttiin rakentavalla mielellä. Tilaisuuksissa oli mukana myös osaston esimies.

Vahvuuksina pidettiin osastojen toiminnan omaehtoista organisoitumista, arjessa töistä sovitaan työntekijöiden kesken keskustellen sekä toisia tukien ja auttaen. Perushoito ja sen sujuminen koetaan pääsääntöisesti hyvänä. Ammattitaito on korkealla ja siihen myös panostetaan. Autonominen työvuorosuunnittelu koetaan monin osin toimivana ja tarvittaessa työvuoroissa löytyy joustavuutta. Lisäksi lähes kaikki työyhteisöt pitivät omaa työporukkaa positiivisena: mukavia ihmisiä, hyvä henki, erilaisuuden hyväksyminen ja kunnioittaminen, avoimuus ja luottamus. Huumoria arjen voimavarana korostettiin monessa työyhteisössä.

Kehittämiskohteita työnkuvissa ja työnjaossa

Kehittämiskohteita löydettiin sekä omasta että laitoshoidon toiminnasta laajemminkin. Työnjaon osalta keskusteltua herättivät laitoshoitajien työnkuvat sekä sairaanhoitajien ja lähihoitajien välinen työnjako. Niihin toivottiin täsmennystä. Tietojärjestelmien hitautta ja toimimattomuutta moitittiin. Niiden hitaus vaikeuttaa esim. hiljaista raportoinnin toteutumista. Henkilöstön sitoutuminen osaston omiin pelisääntöihin ja niiden noudattaminen ei aina ole parhaalla mahdollisella tasolla. Kehittämiskohteina nähtiin myös omahoitajuus ja työkierto. Lisäksi lähes jokaisessa työpajassa nostettiin esiin resurssien niukkuus ja työn kuormittavuus.

Työpajojen perusteella esimiesten toimenkuvissa ja toiminnassa on työntekijöiden näkökulmasta kehittämisen varaa. Lähiesimiesten työmäärää pidettiin liian suurena ja hallinnollisten tehtävien todettiin vievän liikaa aikaa hoitotyöltä. Lisäksi eri esimiestasojen päätäntävalta näyttäytyy henkilöstön näkökulmasta epäselvänä.

Kehittämiskohteita viedään eteenpäin osastojen omissa toimintasuunnitelmissa, keväällä 2012 alkaneessa Koukkuniemen vanhainkodin tulevaisuustyössä sekä syksyllä 2012 alkavassa esimiesvalmennuksessa.

Esimiesten rooli muuttuu tulevaisuuden Koukkuniemessä

Alkuvuodesta 2012 käynnistyi laitoshoidon johdon tasolla pohdinta siitä, minkälaista johtamista tulevaisuuden Koukkuniemessä tarvitaan. Keskeisiksi teemoiksi nousivat työntekijän ja työyhteisön itseohjautuvuus ja sille vastaparina valmentava johtajuus. Esimiesten roolin nähtiin muuttuvan.

Yleisen pohdinnan jälkeen Koukkuniemen vanhainkoti käynnisti oman vuorovaikutteisen kehittämisprosessin, jossa mietitään toiminnan arvopohjaa ja hoitofilosofiaa. Prosessin aikana uudistetaan myös esimies- ja organisaatiorakennetta sekä esimiesten toimenkuvia. Työyhteisötyöpajoista nousseet haasteet ja alkuvuodesta 2012 toteutetun prosessikävelyn tulokset sekä yhdessä henkilöstön kanssa työstetyt teemat linjaavat kehittämistyötä.

Kevään ja kesän aikana on pidetty useita työpajoja. Lähiesimiesten kanssa on pohdittu tulevaisuuden vanhainkotia ja pyritty löytämään ydinasiat hoitofilosofian ja -arvojen sisällöksi – miten mahdollistetaan asukkaalle hyvä ja turvallinen elämä vanhainkodissa. Keskustelu arvoista vietiin osastoille saakka. Lähiesimiesten kanssa on myös työstetty osastonhoitajan työnkuvaa vastaamaan tulevaisuuden tarpeita. Vastaavat osastonhoitajat ovat puolestaan pohtineet uutta rakennetta toiminnan tueksi – minkälaisia asiantuntija- ja tukipalveluita tarvitaan asukaslähtöisen toiminnan turvaamiseksi tulevaisuudessa.

Prosessin aikana on päätetty, että vanhainkodin esimiesrakenne muuttuu seuraavan vuoden aikana siten, että kahden osaston esimiestehtäviä hoitaa päätoiminen osastonhoitaja ja vastaavien sairaanhoitajien työpanos kohdistuu sataprosenttisesti hoitotyöhön. Uudet osastonhoitajat valitaan syksyn aikana ja he osallistuvat Koukkuniemi 2020-hankkeen puitteissa toteutettavaan esimiesvalmennukseen. Valmennuksella tuetaan esimiehiä uuden tehtävän haltuunotossa ja luodaan samalla toimintatapa esimiesten vertaistuelle Koukkuniemessä. Esimiesvalmennus käynnistyy syyskuussa ja kestää vuoden 2013 toukokuuhun. Valmennuksen rinnalla työstetään lopulliset esimiesten tehtäväkuvat ja vanhainkotihoidon tuleva organisaatio. Uudet esimiehet ottavat tehtävänsä vastaan vuoden 2013 syksyllä ja uusi organisaatio aloittaa toimintansa vuoden 2014 alussa.