Asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia ja asiakkaat saavat niitä arkiston tutkijahuoneessa käytettäväksi.
Tarkemmat tiedot kokoelmista selviävät arkistoluetteloista. Lisäksi tiedonhakua helpottavat useat muut erilaiset kortistot ja luettelot.
Asiakirjoja lainataan vain viranomaiskäyttöön ja eräin rajoituksin kaukolainaksi Kansallisarkistoon, maakunta-arkistoihin ja joihinkin erikoisarkistoihin.
Vastaavasti tutkija voi tilata näiden arkistojen asiakirjoja kaupunginarkistoon omaan käyttöönsä. Tilaukset tekee kaupunginarkisto. Kaukolainapalvelu on maksullista.
Kirjasto Asiakkaiden käytettävissä on myös arkiston kirjasto. Se koostuu pääosin Tampereen historiaa käsittelevistä teoksista.
Asianhallintapäällikkö Kaupunginarkiston toimintaa johtaa asianhallintapäällikkö Helena Pajari